Trouvez les réponses à vos questions
Avant, pendant, après : vos questions trouvent ici leurs réponses. Explorez cet aperçu complet de notre plateforme, découvrez ses fonctionnalités clés, et laissez-nous vous guider pour bien démarrer et exploiter tout son potentiel, au service de votre entreprise.
1. Pourquoi utiliser une plateforme de gestion des équipes et des projets ?
Utiliser une plateforme de gestion permet d’avoir un espace de travail commun entre les collaborateurs et une source unique de données. Les avantages sont :
- La centralisation des informations : tous les informations et indicateurs clefs de performance (KPI) sont accessibles en un seul endroit hautement sécurisé, réduisant ainsi la perte de données.
- L’amélioration de la collaboration : Les équipes peuvent mieux travailler ensemble grâce à des fonctionnalités comme les commentaires, les reportings automatiques et les mises à jour de données en temps réel.
- Une gestion efficace des projets : suivi précis des livrables, priorisation des projets et répartition du travail avec un plan de charge optimisé.
- Des gain de temps : automatisation des tâches répétitives de collecte des données, ce qui permet de se concentrer sur les aspects d’analyse des projets.
- Le suivi des performances : Tableaux de bord et rapports analytiques permettent une prise de décision efficace et l’optimisation de la gouvernance.
- La flexibilité et l’accessibilité : Les accès aux projets depuis n’importe quel endroit, ce qui est essentiel pour le télétravail ou les équipes distribuées sur plusieurs sites.
2. Quelles équipes peuvent utiliser CESAR.TEAM et comment la plateforme s’adapte-t-elle aux différents métiers ?
CESAR.TEAM peut être utilisée par une grande variété d’équipes, notamment :
- Équipes de gestion de projet : Planification des projets, suivi des délais et gestion des ressources avec leur disponibilité et leurs compétences.
- Equipes de management : gestion des imputations et des plans des charges par projets et par directions
- Équipes de développement informatique : Gestion des livrables et des sprints
- Equipes de contrôle de gestion : contrôles croisés des dépenses et des imputations ; vérification des données brutes pour la facturation dans un cycle de gestion mensuel
- Équipes de Direction : Pilotage des projets et des KPI, alignement stratégique des projets
Adaptabilité aux différents métiers
- Personnalisation des workflows : Chaque équipe peut adapter la plateforme selon ses processus spécifiques.
- Tableaux de bord spécifiques : Suivi des KPI et reporting en fonction des objectifs de chaque métier.
- Collaboration transversale : Facilite les échanges entre différents services pour une meilleure coordination.
- Intégrations avec d’autres outils : Connexion avec des logiciels tiers pour optimiser les flux de travail (CRM, ERP, BI, …)
CESAR.TEAM est donc une solution flexible qui s’adapte aux besoins variés des entreprises et des équipes.
3. Comment se déroule l’implémentation de la plateforme dans mon entreprise ?
L’implémentation de la plateforme CESAR.TEAM dans votre entreprise suit généralement plusieurs étapes clés pour assurer une adoption réussie et une intégration efficace avec vos processus existants.
1. Analyse des besoins
- Identification des objectifs et des défis spécifiques à votre entreprise.
- Définition des fonctionnalités nécessaires selon les équipes concernées.
- Mise en place d’un plan de déploiement
2. Paramétrage et personnalisation
- Configuration de l’espace de travail, des rôles et des droits d’accès.
- Personnalisation des workflows et des tableaux de bord selon votre activité.
- Intégration avec d’autres outils utilisés par votre entreprise (CRM, ERP, messageries, etc.).
3. Formation et accompagnement
- Sessions de formation pour les équipes afin de faciliter la prise en main.
- Mise en place de guides et tutoriels adaptés aux différents profils d’utilisateurs.
- Support technique disponible pour répondre aux questions et résoudre d’éventuels problèmes.
4. Déploiement progressif
- Lancement d’un projet pilote avec une équipe restreinte pour tester la solution.
- Ajustements en fonction des retours d’expérience.
- Déploiement à l’ensemble des équipes avec suivi de l’adoption.
5. Suivi et amélioration continue
- Analyse des performances et des usages via des rapports et des feedbacks.
- Optimisation des processus et ajustements si nécessaire.
- Mise à jour régulière pour bénéficier des nouvelles fonctionnalités et améliorer l’expérience utilisateur.
Avec cette approche, l’implémentation de CESAR.TEAM est fluide et s’adapte aux besoins spécifiques de votre entreprise.
4. Quel accompagnement et support sont proposés pour les utilisateurs ?
L’accompagnement et le support proposés aux utilisateurs de CESAR.TEAM couvrent plusieurs aspects pour garantir une adoption fluide et une utilisation efficace de la plateforme.
1. Formation et onboarding
- Sessions de formation : Ateliers en ligne ou en présentiel pour aider les équipes à prendre en main la plateforme.
- Guides et tutoriels : Documentation détaillée et vidéos explicatives pour accompagner les utilisateurs pas à pas.
- Webinaires réguliers : Présentation des meilleures pratiques et des nouvelles fonctionnalités.
2. Support technique
- Assistance en ligne : Chat en direct ou email pour poser des questions et résoudre les problèmes rapidement.
- FAQ et base de connaissances : Articles et solutions aux problèmes les plus courants. Mise en place d’un guide de bonnes pratiques opérationnelles (BPO)
- Service client dédié : Possibilité d’avoir un interlocuteur unique pour un suivi personnalisé.
3. Accompagnement sur mesure
- Audit et optimisation : Analyse de l’utilisation de la plateforme et recommandations pour améliorer l’efficacité.
- Support VIP pour les grandes entreprises : Assistance prioritaire et accompagnement stratégique.
- Communauté d’utilisateurs : Forum ou groupe dédié pour échanger des conseils et bonnes pratiques.
4. Mises à jour et évolutions
- Mises à jour régulières : Améliorations basées sur les retours des utilisateurs.
- Accès aux nouvelles fonctionnalités : Explication des nouveautés et accompagnement à leur adoption.
Cet accompagnement garantit que chaque utilisateur peut tirer pleinement parti de CESAR.TEAM selon ses besoins.
Support Utilisateurs
5. Quelle est la bonne pratique pour saisir ses imputations ?
- Saisir les temps régulièrement : Faites vos imputations quotidiennement ou au moins en fin de semaine pour éviter les oublis. En général, la feuille de temps et sa validation sont mensuelles
- Être précis et dans le réel : Assurez-vous que les temps passés correspondent au réel de votre activité et aux projets concernés.
- Respecter les catégories et codes de projet : Utilisez les bons codes d’imputation pour garantir une bonne allocation des ressources. CESAR.TEAM vous proposera une feuille de temps pré-remplie avec les bons codes.
- Vérifier et valider les imputations : Vérifier bien la saisie afin de garantir la cohérence avec votre travail réel.
- Respecter les délais de saisie : CESAR.TEAM impose une clôture mensuelle, respectez cette échéance.
- Documenter les écarts : Si vous dépassez le budget temps prévu sur une tâche, ajoutez un commentaire pour expliquer la raison.
- Se conformer aux règles internes : Suivez les procédures et directives de votre entreprise pour l’imputation des temps.
6. Comment valider sa feuille de temps ?
Le processus de validation est le suivant ;
Saisie complète des imputations
- Assurez-vous que tous vos temps passés sont bien enregistrées et correspondent aux projets, activités hors projet ou absences.
- Vérifiez que les temps sont bien répartis avec des ratios (par exemple 80% sur les projets).
Vérification des données
- Relisez vos saisies pour éviter les erreurs.
- Comparez avec votre planning pour vous assurer que les heures imputées sont correctes.
Ajout de commentaires (si nécessaire)
- Si des écarts existent par rapport aux prévisions, expliquez-les dans les commentaires.
- Indiquez toute difficulté rencontrée ou justification des temps passés supplémentaires.
Soumission de la feuille de temps
- Cliquez sur le bouton de validation collaborateur
- Cette validation permettra de soumettre la validation hiérarchique.
Validation par le manager
- Après validation collaborateur, votre feuille de temps pourra être validée par votre manager (responsable de vos temps passés)
- Suivez les retours éventuels et corrigez si nécessaire.
Respect des délais
- Soumettez votre feuille de temps avant la date limite imposée par l’entreprise pour éviter tout blocage.
7. Comment déléguer la saisie des imputations pendant mes congés ?
Identifier un remplaçant
- Choisissez une personne de confiance (collègue, chef de projet, assistant) qui pourra saisir vos imputations en votre absence.
Configurer la délégation dans CESAR.TEAM
- Accédez aux paramètres de votre compte.
- Recherchez l’option « Délégation » ou « Autorisation ».
- Ajoutez le nom de votre remplaçant et définissez la période de délégation.
- Enregistrez les modifications.
Informer votre remplaçant
- Expliquez-lui :
- Les projets et tâches à imputer.
- La fréquence de saisie requise.
- Les règles internes à respecter.
Planifier les imputations à l’avance (si possible)
- Si votre charge de travail est prévisible, saisissez vos heures avant votre départ. CESAR.TEAM permet de renseigner le mois M+1
Vérifier à votre retour
- À votre retour, contrôlez les imputations effectuées et ajustez si nécessaire.
8. Quelle est la bonne pratique pour construire le budget d’un projet ?
1. Définir les objectifs et le périmètre du projet
- Clarifier les livrables et la durée du projet.
- Identifier les parties prenantes et les ressources nécessaires.
2. Réaliser un plan de charge en compétences
- Définir les compétences et les charges pour réaliser chaque livrable
- Planifier les compétences avec CESAR.TEAM
3. Réaliser un budget initial
- Valider les charges en compétences
- Valider les charges en ressources réelles
- CESAR.TEAM effectuera autoamtiquement la valorisation avec le coût journalier moyen (CJM)
9. Est-il possible de planifier des ressources génériques ou compétences ?
CESAR.TEAM permet de définir des compétences sur les ressources réelles et de faire des recherches de compétences disponibles.
Le système va vous permettre de :
- Planifier une compétence
- Remplacer une ressource générique par une ressource réelle et vice versa
10. Permet-il le travail en équipe à distance ?
CESAR.TEAM est un logiciel de gestion de portefeuille de projets (PPM) conçu pour faciliter le travail en équipe, y compris à distance. Il offre des fonctionnalités collaboratives permettant aux équipes de planifier, gérer et suivre leurs projets efficacement, indépendamment de leur localisation.
Le logiciel propose notamment :
- Planification en ligne et partagée : Les membres de l’équipe peuvent accéder et mettre à jour les plannings en temps réel, ce qui assure une coordination optimale même en télétravail. Le planning est accessible sur internet
- Gestion du temps et des absences : CESAR.TEAM permet la saisie et la validation des temps passés sur les projets, ainsi que la gestion des absences, offrant une visibilité complète sur la disponibilité des collaborateurs.
- Suivi budgétaire et contrôle de gestion : La plateforme intègre des outils pour élaborer des budgets, maîtriser les dépenses et analyser les écarts, essentiels pour une gestion financière rigoureuse des projets. Les contrôleurs de gestion peuvent travailler à distance en toute sécurité.
Ces fonctionnalités font de CESAR.TEAM une solution adaptée pour les équipes travaillant à distance, en assurant une communication fluide et une gestion efficace des projets.
11. Le logiciel permet-il la planification des jalons de facturation ?
CESAR.TEAM permet la planification des jalons de facturation et la construction d’un plan de facturation aligné sur un contrat.
En tant que logiciel de gestion de portefeuille de projets (PPM), il offre des fonctionnalités pour gérer efficacement les aspects financiers de vos projets.
Vous pouvez planifier les jalons clés de production des livrables et suivre l’avancement des projets, ce qui facilite la gestion des échéances de facturation. De plus, CESAR.TEAM intègre des modules de facturation permettant de générer et de suivre les factures clients, assurant ainsi une cohérence entre la planification des jalons et les processus de facturation. Vous pouvez facturer en disposant des informations à date sur :
- Budget
- Consommé
- Reste à faire
- Production
- Facturation prévisionnelle
- Facturé
- Reste à facturer
12. Le logiciel permet-il d’arbitrer la facturation en fonction des dépenses et de la production ?
CESAR.TEAM offre des fonctionnalités permettant d’arbitrer la facturation en fonction des dépenses et de la production. En tant que logiciel de gestion de portefeuille de projets (PPM), il facilite le suivi budgétaire des livrables en assurant un contrôle des dépenses mensuelles grâce à un processus de validation et de gel des données. Le contrôle des dépenses peut se faire par services avec une approche verticale ou par projets avec une approche transversale. CESAR.TEAM permet également de gérer la refacturation interne entre services et les prêts de services.
13. Quels sont les atouts du logiciel CESAR TEAM ?
Le logiciel CESAR TEAM est une solution de gestion de portefeuille de projets (PPM) qui offre plusieurs atouts majeurs pour les entreprises de toutes tailles et de tous secteurs. Parmi ses principaux avantages :
- Complétude fonctionnelle : CESAR TEAM couvre l’ensemble du cycle de vie des projets, depuis la gestion des demandes et des idées jusqu’à la mise en production. Il permet de gérer les feuilles de temps, planifier les projets, allouer les ressources, élaborer les budgets, contrôler les coûts et générer des reportings détaillés.
- Simplicité et ergonomie : L’interface intuitive de CESAR TEAM facilite son adoption rapide par les utilisateurs, réduisant ainsi les coûts de formation et de support. Les fonctionnalités sont accessibles en quelques clics, ce qui optimise le temps de travail des équipes.
- Flexibilité et adaptabilité : Le logiciel s’aligne sur les métiers, processus et méthodes de travail spécifiques de chaque entreprise, qu’elles soient agiles, hybrides ou traditionnelles. Il offre une planification flexible, permettant d’adapter les plannings en temps réel, de planifier à moyen ou court terme, et de gérer les phases ou les ressources selon les besoins.
- Planification collaborative : Grâce à des mises à jour en temps réel, tous les utilisateurs partagent un planning commun et fiable, éliminant ainsi la nécessité de gérer des versions multiples de fichiers, comme c’est souvent le cas avec des outils tels qu’Excel.
- Gestion réaliste des ressources : CESAR TEAM prend en compte la disponibilité réelle des ressources, offrant au chef de projet une visibilité complète sur la capacité des équipes et le planning des absences, ce qui facilite une planification plus précise et réaliste.
- Intégration au système d’information : Le logiciel peut être connecté au système d’information de l’entreprise via des API, facilitant ainsi l’intégration avec des outils tels que la comptabilité ou le CRM.
- Technologie robuste et performante : Développé en partenariat avec Salesforce, CESAR TEAM bénéficie d’une technologie éprouvée, offrant une interface intuitive et des performances élevées, même avec de grands volumes de données.
En résumé, CESAR TEAM se distingue par sa capacité à offrir une solution complète, intuitive et adaptable, favorisant une gestion efficace et collaborative des projets au sein des organisations.
14. Quels sont les gains quantitiatifs et qualitatifs du logiciel CESAR TEAM pour une entreprise ? Quel délai de ROI faut-il prévoir ?
Le logiciel CESAR TEAM offre aux entreprises des bénéfices tant quantitatifs que qualitatifs, contribuant à optimiser la gestion de leurs projets et ressources.
Gains quantitatifs :
- Augmentation de la productivité : En centralisant les informations et en automatisant les processus, CESAR TEAM réduit les délais de décision et d’exécution. Par exemple, une entreprise a constaté une augmentation de plus de 10 % de la productivité sur un effectif de 100 collaborateurs. Elle a gagné 10 ETP sur l’année suivante en optimisant ainsi son recrutement.
- Optimisation du taux de staffing : Grâce à une meilleure visibilité sur les compétences disponibles et les ressources réelles, le logiciel permet de réduire les périodes d’inter-contrats et d’améliorer le taux d’occupation des équipes. Cette optimisation est d’autant plus forte que l’entreprise conduit des projets au forfait. Le module de plan de charge permet d’anticiper les pics de charges ou les périodes de sous-charge sur les projets pour favoriser la capitalisation ou la formation.
Gains qualitatifs :
- Amélioration de la coordination : CESAR TEAM facilite la coordination des projets à l’échelle globale, assurant une meilleure synchronisation entre les équipes et les départements.
- Intégration fluide au système d’information : Le logiciel s’intègre aisément aux systèmes existants via des API, favorisant une circulation harmonieuse des données entre les différentes applications de l’entreprise.
- Simplicité et ergonomie : Conçu pour être intuitif, CESAR TEAM facilite son adoption par les utilisateurs, réduisant ainsi le besoin en formation et en support.
Délai de retour sur investissement (ROI) :
Le délai de retour sur investissement pour CESAR TEAM varie selon plusieurs facteurs, notamment la taille de l’entreprise, la complexité des projets et l’engagement des équipes. Bien que des exemples spécifiques ne soient pas disponibles, les gains de productivité et l’optimisation des ressources suggèrent un ROI potentiellement rapide (moins d’une année). Pour évaluer précisément ce délai, il est recommandé de réaliser une analyse détaillée des coûts et des bénéfices attendus, en tenant compte des spécificités de votre organisation.
15. Le logiciel CESAR TEAM peut-il être un outil décisionnel pour la Direction d'une entreprise ?
Le logiciel CESAR TEAM intègre une série d’indicateurs clés de performance (KPI) et d’outils d’aide à la décision destinés à optimiser la gestion de projets et à soutenir les décisions stratégiques. Voici un aperçu détaillé de ces fonctionnalités :
Indicateurs clés de performance (KPI) dans CESAR TEAM :
- Taux d’avancement (%) : Cet indicateur mesure la proportion de projets achevés par rapport au total planifié, offrant une vision claire de la progression globale d’un portefeuille de projets.
- Indice de Performance de Coût (IPC) : L’IPC évalue la conformité des dépenses réelles avec le budget prévu, calculé en divisant les coûts réels par les coûts prévus. Un IPC inférieur à 1 signale des dépassements budgétaires.
- Indice de Performance de Délai (IPD) : L’IPD mesure le respect des délais en comparant la durée réelle à la durée planifiée. Un IPD inférieur à 1 indique un retard potentiel.
- Suivi mensuel des dépenses : CESAR TEAM permet un suivi détaillé des dépenses mensuelles de tous vos projets , aidant à contrôler les coûts et à assurer la rentabilité des projets.
- Suivi des risques CQFD : CESAR TEAM permet d’identifier, analyser et déclencher des plans d’actions pour maîtriser ou réduire les risques en Coûts, Qualité, Fonctions (périmètre) et délais. Cette analyse est disponible par projet et sur un portefeuille de projets
Outils d’aide à la décision intégrés dans CESAR TEAM :
- Priorisation des projets : Le logiciel assiste les utilisateurs dans la hiérarchisation des projets en fonction de critères prédéfinis, alignant les initiatives de projets avec les objectifs stratégiques de l’entreprise. Il permet de piloter par la création de valeur et les priorités de vos clients.
- Chiffrage assisté par l’IA : CESAR TEAM utilise un moteur interne d’intelligence artificielle pour détecter les incohérences dans les données de chiffrage, en s’appuyant sur des analyses croisées et des comparaisons avec des projets de référence. Cette fonctionnalité améliore la précision des estimations budgétaires et des plans de charge. Elle permet d’éviter les incohérences et les grosses erreurs de chiffrage pour le budget.
- Tableaux de bord personnalisés : Le logiciel offre de nombreux tableaux de bord configurables, présentant les KPI pertinents pour chaque utilisateur ou département. Ces tableaux facilitent le suivi en temps réel des performances, l’identification des écarts et la prise de décisions.
Exemple de reporting décisionnel sur un groupe de 3 projets
En résumé, CESAR TEAM fournit des outils analytiques avancés et des fonctionnalités d’aide à la décision, permettant aux entreprises de surveiller efficacement la performance de leurs projets et de prendre des décisions stratégiques basées sur des données fiables.
16. Quels sont les standards du marché de mesure de la capacité à faire (CAF) des collaborateurs sur les projets ?
1/ Calcul de la capacité à faire (CAF) d’un collaborateur
Elle est généralement exprimée en JH disponibles par période (semaine, mois, année).
Formule générale :
CAF = Temps de travail – absences – activités hors projet non productives
Exemple pour un consultant IT (base 5 jours/semaine) :
- Temps de travail mensuel brut = 20 jours
- Temps non productif (réunions internes, formations, congés, etc.) = 4 jours
- Absences prévisionnelles : 2 jours
- CAF = 14 jours
Un manager ou un directeur qui ne produit pas sur des projets : CAF = 0
2/ Les standards du marché
Consulting & IT
- Capacité projet attendue : 75-85 % du temps total
- Facteurs limitants : Inter-contrats, formation, veille, forfait/régie
Industrie & Ingénierie
- Capacité projet attendue : 70-80 %
- Facteurs limitants : Tests, prototypes, R&D
Secteur Public / Services
- Capacité projet attendue : 60-70 %
- Facteurs limitants : Procédures, réunions, management interne
3/ Outils pour optimiser la capacité à faire dans le logiciel CESAR TEAM
- Feuille de temps
- Suivi des imputations
- Plannings des ressources
- Plan de charge des ressources
- Tableaux de bord des KPI sur la capacité à faire
4/ Exemple de tableau de suivi
Bob M. est proche de la surcharge (94%) 👉 Possible besoin de délégation.
Charlie K. a une marge de 3 jours (82%) 👉 Peut être affecté à un autre projet.
David P. et Alice D. sont bien équilibrés (~87-89%) 👉 Charge stable.
Lecture et analyse
- Capacité brute (CAF) = Nombre de jours travaillables après déduction des absences et des activités hors projet.
- Charge allouée = Nombre de jours déjà planifiés sur des projets.
- Capacité restante = Jours encore disponibles pour d’autres tâches/projets.
- Taux d’occupation = (Charge allouée / Capacité brute) × 100
- Si < 70 % : Risque de sous-utilisation
- Si > 90 % : Risque de surcharge
Analyse et ajustements possibles (exemple secteur des Télécommunications)
- Formation et procédures internes impactent la disponibilité
- Ingénieurs et techniciens doivent suivre des formations régulières (5G, sécurité, fibre optique).
- Ajuster la planification pour éviter que les formations bloquent des périodes critiques sur les projets.
- Astreintes et urgences affectent les experts
- Un technicien télécom peut perdre 3 à 5 jours/mois en imprévus.
- Prévoir un buffer de disponibilité pour éviter la surcharge
- Charge projet bien répartie, mais risque de surcharge (>85%)
- Bob M. et Alice D. sont proches de 90% : Risque de fatigue, possible nécessité d’un renfort temporaire.
- Surveiller l’évolution de la charge pour éviter le surmenage.
Conclusion : La capacité à faire est souvent surestimée. CESAR permet de l’optimiser avec finesse et d’anticiper les risques de surcharge ou de sous-charge.
Une interface intuitive pensée pour tous : de l’opérationnel au comité de direction
CESAR.TEAM est une plateforme cloud et collaborative de gestion des équipes et des projets.