- L'encours (livré non facturé) et les créances clients (facturé non encaissé) sont deux postes distincts ; seul le second est réellement suivi.
- Il tombe dans l'angle mort entre les directions de projet, qui suivent la marge, et la direction financière, qui suit le cash.
- Calculé en continu, il rend les FAE et PCA déductibles au lieu d'être reconstituées à la main en fin de période.
Un projet livré en mars. Facturé en juin. Encaissé en septembre. Entre les deux, c'est vous qui l'avez financé.
La marge est réelle. Elle apparaît au comité, tout le monde est satisfait. Mais le cash arrive six mois plus tard — et pendant ces six mois, l'argent dort dans un poste que presque personne ne pilote.
Deux postes, pas un seul
On parle souvent d'« encours » pour désigner tout ce qui n'est pas encore payé. C'est deux choses distinctes, qui n'ont ni les mêmes causes ni les mêmes remèdes.
| Poste | Ce que c'est | Qui peut agir |
|---|---|---|
| L'encours | Production livrée, valorisée, non encore facturée | Les opérations et l'administration des ventes : c'est un sujet de rythme de facturation |
| Les créances clients | Facture émise, non encore encaissée | Le recouvrement : c'est un sujet de délai de paiement et de relance |
La deuxième moitié est bien suivie dans toutes les entreprises : elle a un responsable, un tableau, des relances. La première moitié, presque jamais — parce qu'elle n'apparaît dans aucun système : ni dans la comptabilité, qui ne connaît que les factures émises, ni dans les outils de gestion de projet, qui ne connaissent que l'avancement.
Pourquoi ça passe inaperçu
La marge est suivie par les directions de projet. Le cash est suivi par la direction financière. Personne ne tient les deux bouts en même temps.
L'encours est exactement ce point de jonction : il se calcule avec des données de projet — l'avancement, la production valorisée — et il se lit avec des yeux de financier. Il tombe donc dans l'angle mort des deux.
Dans la plupart des organisations que nous rencontrons, il est estimé une fois par trimestre, à la main, dans un fichier que son auteur est le seul à comprendre. Ce n'est pas un défaut de rigueur : c'est la conséquence du fait que la donnée nécessaire vit dans deux systèmes différents.
Ce que ça pèse
Prenez un projet de service : deux mois entre la livraison et l'émission de la facture, quatre mois de délai de paiement. Sur une affaire à 200 000 €, ce sont environ 100 000 € immobilisés en permanence.
Multipliez par quarante projets simultanés. Vous obtenez des centaines de milliers d'euros, souvent des millions, immobilisés dans votre production non facturée. C'est du financement que vous accordez à vos clients, sans l'avoir décidé et sans le facturer.
Et c'est là que se joue la différence entre une entreprise rentable et une entreprise solvable : une société de projets ne fait pas défaut sur sa marge, elle fait défaut sur sa trésorerie.
FAE et PCA : la traduction comptable
À chaque clôture, ce décalage doit être traduit en écritures. Deux cas symétriques :
- La facture à établir (FAE) — vous avez produit, vous n'avez pas encore facturé. Le produit est acquis à l'exercice : il faut le constater, sinon le résultat de la période est sous-évalué.
- Le produit constaté d'avance (PCA) — vous avez facturé, vous n'avez pas encore produit. Le produit n'est pas acquis : il faut le neutraliser, sinon le résultat est surévalué.
Ces deux écritures sont, dans beaucoup d'entreprises, reconstituées à la main en fin de période, sous pression de calendrier, à partir d'un tableur alimenté par des courriels. Elles portent pourtant sur le poste qui fait basculer un résultat d'un exercice à l'autre.
Elles ne sont pas difficiles à produire. Elles sont difficiles à produire vite, parce qu'elles supposent de connaître, projet par projet, ce qui a été réellement produit à la date de clôture.
Ce qu'il faut pour le calculer en continu
Calculer l'encours en permanence, plutôt qu'une fois par trimestre, ne demande pas un outil de plus. Ça demande que quatre données vivent au même endroit :
- les jours imputés et validés, valorisés au coût ou au tarif en vigueur ;
- l'avancement des livrables, pour savoir ce qui est acquis et ce qui ne l'est pas ;
- le mode d'engagement — forfait, régie, TMA, abonnement — qui détermine la règle de valorisation ;
- le plan de facturation et les factures déjà émises.
Réunissez ces quatre-là et l'encours cesse d'être une estimation : il devient le résultat d'un calcul, disponible tous les jours, projet par projet et consolidé sur le portefeuille. Les FAE et PCA s'en déduisent, au lieu d'être reconstituées.
L'encours est un module à part entière du domaine Production & facturation : rapprochement permanent entre production réalisée et montants facturés, effet de chaque affaire sur le besoin en fonds de roulement, et génération des écritures au format attendu par votre comptabilité.
La suite
C'est le premier d'une série sur le contrôle de gestion projet : encours, BFR projet, FAE et PCA, clôture mensuelle. Le vocabulaire du contrôle de gestion, sans le jargon.
D'ici là, une question utile à poser en interne : combien de temps s'écoule chez vous entre la livraison d'un projet et l'émission de sa facture ? Si personne ne connaît le chiffre, c'est déjà une réponse.