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Piloter un portefeuille de projets

Comment prioriser, planifier, gérer un ensemble de projets ?

Pour illustrer ce sujet, nous allons prendre le cas du développement d’une PME ou d’une filiale de Grand Groupe qui se traduit par des projets à prioriser et à réussir. Par exemple :

  • Modernisation de la chaîne de production
  • Achat d’une société dans le plan de croissance externe
  • Restructuration interne
  • Modernisation de l’informatique de gestion

Cas d’une usine de BTP

  • 300 personnes
  • 10 sites de production
  • 100 M€ de CA
  • Marge nette de 5%
  • 50 projets par an pour un budget global de 5 M€ (5% du CA)
  • 7 chefs de projets
  • 60 collaborateurs contributeurs sur les projets (20% de l’effectif)

L’investissement sous forme de projets dans une PME est un sujet stratégique, opérationnel et toujours à risques élevés. Une PME possède la complexité d’une grande structure mais dispose de moyens plus limités et d’une organisation davantage centrée sur les résultats au quotidien. Les ressources humaines pour conduire les projets sont rares et souvent en surcharge.

Dans ce contexte tendu, un logiciel simple et adapté pour gérer l’ensemble des projets avec cohérence et pragmatisme peut être la solution pour réduire les coûts de gestion et les dérapages en délai.

Les écueils à éviter pour une PME :

  • Lancer trop de projets en parallèle et diluer l’investissement sur une masse de petits projets à faible valeur ajoutée
  • Ne pas remettre en cause les choix historiques et ne pas changer en profondeur les pratique de travail
  • Ne pas saisir de nouvelles opportunités de marché ou de nouveaux métiers
  • Sous-estimer les budgets et subir des dérives de dépenses récurrentes

Face à ces risques, la Direction Générale doit se doter d’une gouvernance d’entreprise ou d’un comité de pilotage des projets afin de :

  • Prioriser et planifier les projets avec des objectifs stratégiques clairs
  • Analyser un reporting des résultats et des dépenses associés
  • Renforcer ses capacités d’arbitrage en déployant des Go / No Go sur les jalons principaux
  • Développer sa capacité à anticiper les risques et réviser les projets au plus tôt

La solution CESAR TEAM est un logiciel collaboratif qui permet de mettre en place ou améliorer la coordination des différents services sur les projets pour :

  • La planification: planning d’un projet, planning des ressources, planning d’un groupe de projet
  • La gestion de projet: livrables, tâches, planning, jalons, reporting
  • Le contrôle de gestion: suivi des dépenses et analyse des écarts budget/ dépense
  • La gestion du temps: feuilles de temps ou d’imputation, planning des absences
  • La facturation : facturation des services sur les projets en mode régie / forfait / TMA

En synthèse, le pilotage d’un portefeuille de projets est un processus de pilotage de l’entreprise qui doit être partagé avec un fort volume d’acteurs :

  • Comité de pilotage mensuel impliquant les membres de la Direction
  • Implication quotidienne des contributeurs
  • Implication forte des chefs de projets pour faire remonter les risques, alerter et suivre planning et budget
  • Partage des données au quotidien avec un logiciel unique
  • Implication du contrôle de gestion sur les projets

Il est fortement recommandé de centraliser l’information au sein d’une cellule de pilotage directement rattachée à la Direction Générale (cellule PMO de pilotage des projets) afin de veiller à la cohérence des données et au bon fonctionnement du processus (chacun joue son rôle).

Le logiciel CESAR TEAM va vous apporter des indicateurs de pilotage (KPI) communs à des projets très différents les uns avec les autres et un langage commun avec les différents responsables. Il permet de faire monter en compétences vos collaborateurs sur le management de projet : respect des délais, engagement sur les résultats, remontée des alertes, travail en équipe transversale aux services, …

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