Planifier un projet

Le planning d’un projet permet de comprendre le projet et constitue également un outil de communication et de coordination. 

Que le projet soit en mode « traditionnel » ou en mode agile, le planning projet constitue le principal support de communication au sein de l’équipe.

CESAR est un logiciel collaboratif innovant qui vous permet de partager dans le Cloud toutes les données des projet de votre entreprise. Il permet de rendre plus fiables et accessibles les données des plannings en mode télétravail.

Chacun des collaborateurs peut mettre à jour son planning d’activité, le planning de son projet ou le planning de son équipe avec des habilitations sur-mesure.

Vos données de planification sont fiables et faciles à exploiter tant pour les équipes, que pour les managers et les décideurs.

Vous souhaitez davantage travailler en mode projet et en télétravail : CESAR est la solution sur-mesure qui va s’adapter à vos besoins.

Il vous offre toutes les fonctions de planification pour construire :

• Le planning des projets
• Le planning des ressources (capacity planing)

Avec CESAR, vos équipe sont en mode projet et en télétravail avec toutes les fonctions de communication et de partager des données en temps réel. 

Le chef de projet peut suivre l’avancement des livrables et donner de la fluidité à ses équipes. Les contrôleurs de gestion disposent des KPI en temps réel et n’ont plus besoin d’attendre des tableaux de bord ou des grilles Excel à J+2 ou J+10.

La synchronisation et la coordination se réalisent grâce au partage des données et au fonctionnement efficace du télétravail.

✅ Pourquoi planifier ?

Un projet peut être comparé à un puzzle à construire à plusieurs. La coordination des acteurs et la coordination des tâches vont être les principales difficultés. Le planning va vous permettre d’anticiper le qui fait quoi et quand.

Le planning d’un projet est commun à tous les acteurs du projet tant au niveau manager que contributeur. Chacun pourra disposer de son planning personnel et éventuellement le retrouver dans son agenda.

Le planning du projet va permettre de maîtriser le délai du projet, de visualiser les livrables et les jalons clefs :

• Jalons de livraison
• Jalons des points de décision
• Jalons de validation
• …

Au sein des sociétés de conseil et de services, le chef de projet pourra communiquer un macro-planning à son client qui représente la synthèse de son projet. 

✅  Sans planning, on est en mode aventure.

On découvre en temps réel les choses et on ne communique pas. On prend en général des risques sur toutes les composantes de la gestion de projet :

• Travaux incohérents
• Acteurs non coordonnés
• Échéances irréalistes
• Pertes de temps
• Duplication de tâches

✅  Trop de plannings, tue le planning.

On constate également une duplication de plannings sur certains projets qui ne sont pas identiques entre eux. Chacune des équipes avancent avec son planning qui en final est faux.

✅ Comment planifier en mode traditionnel ?

Planifier suppose des pré-requis :

• Cadrer le projet
• Lister les livrables et les tâches
• Connaître les ressources

Ces pré-requis sont souvent mentionnés dans un document « organigramme des tâches » qui va préciser le qui fait quoi sans le quand. Le planning va vous permettre de fixer des dates.

La durée pour réaliser un livrable ou une tâche peut être fixe ou variable mais en général cette durée sera fortement dépendante des ressources sous l’angle de la disponibilité et de la compétence. Les principaux critères seront :

• Complexité
• Charge (JH)
• Niveau de compétence requis
• Disponibilité des ressources

Attention, les durées sont incompressibles. L’exemple donné en formation ;« faire un bébé est un délai de 9 mois, vous ne pourrez pas le faire en 3 mois ».

Par analogie, réaliser un cahier des charges en mode collaboratif peut prendre 1 à 3 mois minimum mais surement pas 1 semaine.

Attention à ne pas oublier les délais nécessaires pour la validation et la prise de décision qui peuvent être beaucoup plus long que prévu.

Une bonne pratique de planification consiste à « Segmenter large et jalonner court ». Dans une solution PPM comme CESAR vous pouvez affecter des jalons sur une journée et donc visualiser par semaine ou par mois vos jalons clefs.

✅ Comment « Planifier en mode agile » ?

Le mode agile se traduit par des jalons courts avec des sprints de 3 à 5 semaines. L’idée principale est de construire la maison par appartement avec des objets simples afin d’éviter les effets tunnels de plusieurs mois en mode traditionnels. En mode agile, le client dispose d’un résultat visible au bout de quelques semaines.

La spécification du sprint (maquette utilisateur) pourra se réaliser en 2 à 3 semaines et le développement sur le même délai. Il faudra ensuite planifier une recette métier sur 1 à 2 semaines.

En global, nous conseillons un délai de 7 semaines par sprint. Il faudra donc adapter le périmètre pour respecter ce délai et éventuellement générer un autre sprint pour respecter cette règle d’or.

• Etape 1 : Cas d’usage, vision, formalisation, maquette : 1 à 2 semaines
• Etape 2 : Développement, tests unitaires, tests d’intégration : 3 semaines
• Etape 3 : Recette métier, formation : 1 à 2 semaines

Le planning du projet agile dans CESAR est le visual-gantt qui va vous permettre de visualiser les différents sprints d’un projet.

✅  Piloter l’avancement du projet avec le planning

Le planning va vous permettre de visualiser les dérives en délai et également de piloter les dérives sur les éléments financiers : budget, dépenses, facturation.