Optimiser le capacity planning

On découvre en COMEX que nous avons 200 collaborateurs et une charge de projets chiffrée pour 500 ! »

Avons-nous une solution pour optimiser la gestion des ressources et connaître notre capacité à faire ?

Le Capacity Planning permet de visualiser la capacité à faire ou disponibilité de plusieurs ressources sur un ensemble de projets et activités récurrentes en tenant compte des absences prévisionnelles. C’est un plan de charge intelligent qui vous permet de rechercher la disponibilité d’une compétence et de vérifier la capacité à faire des ressources.

Le Capacity Planning est un terme générique utiliser au sein des DSI pour désigner le planning des ressources. Ce planning multi-ressources permet de visualiser les affectations prévisionnelles des ressources sur les activités. C’est le plan de charge au niveau d’un service, d’un projet ou d’une direction.

Il permet d’anticiper les surcharges de travail, les déficits de compétences et les ressources en sous-charge. In fine, il permet de lisser la charge ou mieux répartir les affectations de ressources en fonction des enjeux de coûts ou de performance.

C’est un outil indispensable pour les DSI qui ont besoin de suivre jour par jour la capacité à faire des équipes avec des projets agiles qui demandent beaucoup de flexibilité sur les affectations de ressources.

Le Capacity Planning de CESAR ou Planning des Ressources de votre Business Unit va vous permettre de visualiser les projets par ressource sur la partie haute et les taux d’occupation sur la partie basse. Cet écran va vous permettre de :

• De visualiser la capacité à faire d’une équipe ou d’un département
• D’allouer la bonne ressource et donc la bonne compétence au projet
• Anticiper la charge de travail
• Identifier les sous-charges et évitez le gaspillage de ressources
• Valoriser les affectations en euros, maîtriser les dépenses prévisionnelles et les écarts de coûts avec le budget
• Gérer le planning des absences (congés, formation, ..)

Pour une DSI, le capacity planning est un véritable cockpit de pilotage qui est mis à jour tous les jours. C’est également un outil d’aide à la décision :

• Avons nous un chef de projet disponible si on lance ce projet ?
• Devons nous sous-traiter cette activité si on n’a pas la CAF (Capacité à faire) ?
• Doit on décaler dans le temps ce projet pour ne pas mettre sous tension nos équipes qui sont déjà en surcharge ?

Quelles sont les principales difficultés rencontrées ?

• La planification trop fine des ressources qui peut être perçue comme trop contraignante ou déconnectée d’une réalité remplie d’imprévus
• Un usage non régulier ou sans routine qui ne donne pas de prises de décisions pertinentes pour lisser la charge d’une équipe
• Un frein culturel lié à au management participatif et au partage de l’information sur la capacité à faire de chacun
• Un déficit de logiciel adapté à la planification et la gestion des ressources