Comment mesurer la performances des projets ?
Dans le monde complexe de la gestion de projet, mesurer la performance des projets est bien plus qu’une simple formalité. C’est une démarche cruciale pour s’assurer que les objectifs sont atteints, les ressources sont utilisées de manière optimale et les délais sont respectés. Un tableau de bord de gestion de projet bien conçu se révèle être le compas qui guide l’équipe à travers le projet, en fournissant des informations essentielles pour la prise de décisions stratégiques. Dans cet article, nous verrons comment mesurer la performance des projets à travers la création d’un tableau de bord efficace. En découvrant les principes fondamentaux et les meilleures pratiques, vous serez en mesure de mener avec assurance et de conduire vos projets vers le succès.
Les indicateurs clés de performance (KPI)
Un tableau de bord bien conçu doit être une source d’informations exploitables.
Nous listerons également les meilleures pratiques pour communiquer les insights aux parties prenantes.
- Utilisez des visualisations claires : Privilégiez les graphiques, les diagrammes et les tableaux pour illustrer les données de manière visuelle et compréhensible.
- Adaptez votre message : Personnalisez vos communications en fonction du public pour qu’elles soient pertinentes et intéressantes pour chaque groupe de parties prenantes.
- Fournissez des contextes : Expliquez le contexte des données, les méthodes utilisées et les conclusions tirées pour que les parties prenantes puissent interpréter les insights correctement.
- Priorisez les informations clés : Mettez en avant les points cruciaux pour éviter la surcharge d’informations et assurer que les parties prenantes retiennent l’essentiel.
- Utilisez des histoires : Racontez des histoires engageantes autour des données pour captiver l’attention des parties prenantes et rendre les insights plus mémorables.
- Utilisez un langage simple : Évitez le jargon technique et privilégiez un langage simple et clair pour faciliter la compréhension.
- Utilisez des résumés : Fournissez des résumés succincts au début pour donner un aperçu rapide des insights avant d’entrer dans les détails.
- Encouragez les questions : Invitez les parties prenantes à poser des questions pour clarifier les points qui pourraient ne pas être évidents.
- Utilisez des supports variés : Complétez les présentations avec des documents écrits, des vidéos explicatives ou des sessions de questions-réponses pour s’adapter aux différents styles de communication des parties prenantes.
- Suivez l’impact : Après avoir communiqué les insights, suivez l’impact et sollicitez des retours pour améliorer la communication à l’avenir.
La conception d'un tableau de bord
La création d’un tableau de bord efficace requiert une conception réfléchie. Vous trouverez ci-dessous les éléments visuels à inclure pour une compréhension rapide. De plus, vous découvrirez les outils de création de tableaux de bord disponibles.
- Graphiques à barres ou à colonnes : Utilisez ces graphiques pour comparer les performances actuelles par rapport aux objectifs.
- Graphiques en courbes : Ces graphiques illustrent les tendances au fil du temps. Vous pourriez tracer l’évolution du budget ou du nombre de tâches terminées au fil des semaines.
- Diagrammes de Gantt : Ces diagrammes sont excellents pour visualiser les dépendances entre les tâches et les délais prévus.
- Tableaux de comparaison : Utilisez ces tableaux pour comparer les coûts réels avec les coûts budgétisés, les délais actuels avec les délais prévus, etc.
- Heatmaps : Ces cartes de chaleur peuvent montrer les périodes de charge de travail les plus intenses pour chaque membre de l’équipe.
- Camemberts ou diagrammes circulaires : Utilisez-les pour montrer la répartition des ressources, des coûts ou du temps entre différentes catégories.
- Cartes géographiques : Si votre projet implique des emplacements géographiques, utilisez des cartes pour indiquer où les activités se déroulent.
- Indicateurs visuels : Utilisez des icônes, des symboles colorés ou des codes visuels pour indiquer rapidement les états (terminé, en cours, en retard, etc.) des tâches.
- Nuages de mots-clés : Utilisez des nuages de mots-clés pour mettre en évidence les termes clés du projet ou les domaines à surveiller.
- Images ou illustrations : Utilisez des images ou des illustrations pour rendre le tableau de bord plus attrayant et compréhensible.
Choix et implémentation d'un logiciel PPM
CESAR TEAM est un logiciel PPM adapté aux besoins spécifiques de l’entreprise qui permet de maximiser les bénéfices du contrôle de gestion des imputations. Les bénéfices sont les suivants :
- Un formulaire feuille de temps accessible via son navigateur (plus besoin de chercher un fichier excel sur son serveur)
- Une fonction de Workflow qui permet de valider la feuille de temps à différents niveau hiérarchique
- La gestion des activités hors projet (management, formation, …)
- La gestion des absences (congés, formation, …
- Des capacités de reporting pour la Direction
L’intégration d’un logiciel PPM dans les pratiques de contrôle de gestion des imputations ouvre de nouvelles perspectives pour les entreprises en quête d’efficacité et de précision financière dans la gestion de leurs projets.
Cette pratique apporte une valeur ajoutée significative, en renforçant la visibilité sur les coûts, en optimisant les allocations de ressources en fonction de leur capacité à faire, et en améliorant la réactivité face aux anomalies financières.
L’analyse fine des données d’imputation permise par CESAR TEAM constitue une base solide pour des décisions stratégiques éclairées, orientant l’entreprise vers une gestion financière des projets plus rigoureuse, réactive et alignée sur ses objectifs stratégiques.
Ainsi, CESAR TEAM se révèle être un allié indispensable la gestion des ressources tant au niveau planification que suivi des dépenses.
Standardisation et tableaux de bord natifs dans CESAR TEAM
CESAR TEAM propose en standard des tableaux de bord prêts à l’emploi qui permettent de répondre à la majorité des besoins de reporting tant au niveau d’un projet qu’au niveau des portefeuille de projets.
Les reportings natifs permettent d’afficher en temps réel l’actualisation des indicateurs avec des données issues de plusieurs acteurs :
- Feuilles de temps des contributeurs
- Avancement sur les livrables
- Points budgétaires et sur les écarts budgets/dépenses
- …
Les données de tous les reportings peuvent faire l’objet d’extraction au format EXCEL ou sous forme d’API. (CESAR TEAM propose plus de 20 API en standard).
CESAR TEAM embarque des règles de gestion spécifiques par client afin de garantir l’intégrité des données et la cohérence des tableaux entre les différents métiers de l’entreprise.
Le reporting CESAR TEAM s’appuie sur les standards internationaux de gestion. Il est aligné sur la règle des 3D à tous les niveaux :
- DECISIF : le reporting permet de décider et de visualiser de alertes / clignotants (vert, orange, rouge).
- DURABBLE : l’indicateur est standard, pérenne et compréhensible par tous
- DEFENDABLE : l’indicateur permet d’agir pour déclencher des mesures correctives
Le reporting de CESAR TEAM s’adresse autant aux professionnels de la gestion de projet qu’aux contrôleurs de gestion. Il permet ainsi de partager un langage commun entre les différents métiers de l’entreprise : chef de projet, manager, finance, juriste, achat, …
Collecte & Analyse des données
Les données sont le fondement de tout tableau de bord. Apprenez comment collecter, consolider et analyser les données de manière cohérente. Les outils d’automatisation et les intégrations avec d’autres logiciels de gestion joueront un rôle clé dans ce processus
Un outil d'automatisation et d'intégration dans l'analyse de données
Un excellent exemple d’automatisation et d’intégration dans l’analyse de données est CESAR TEAM.
Prenons un exemple concret : une entreprise utilise Trello pour la gestion de projet et Google Sheets pour suivre les heures de travail de ses employés. Avec CESAR TEAM, vous pouvez gérer les feuilles de temps et les dépenses des projets en temps réel. Les données des feuilles de temps sont automatiquement intégrées dans les différents projets.
CESAR TEAM peut également être intégré dans votre système d’information RH ou comptable.
En résumé, CESAR TEAM est un excellent exemple d’outil d’automatisation et d’intégration des données de différents processus qui facilite la collecte, le transfert et l’analyse de données, améliorant ainsi l’efficacité et la précision des processus opérationnels.
Evolution & amélioration continue
Un tableau de bord de gestion de projet doit évoluer avec le projet. Nous verrons comment mettre à jour le tableau de bord en fonction des changements dans le projet et des retours d’expérience. L’amélioration continue est la clé pour maintenir la pertinence du tableau de bord. Voici comment mettre à jour le tableau de bord :
- Événements inattendus : Les situations imprévues peuvent entraîner des changements dans les ressources, les délais et les coûts du projet.
- Changements de priorités : Les objectifs et les priorités de l’entreprise peuvent évoluer, entraînant des ajustements dans le projet.
- Retours des parties prenantes : Les retours des clients ou des parties prenantes peuvent nécessiter des modifications dans le projet.
- Changements de personnel : Les membres de l’équipe peuvent changer, influençant les compétences disponibles et les dynamiques de travail.
- Évolution des technologies : Les avancées technologiques peuvent influencer les méthodes de travail et nécessiter des ajustements.
- Contraintes budgétaires : Les restrictions financières peuvent imposer des modifications dans la portée ou les ressources du projet.
- Changements réglementaires : Les modifications dans les lois ou les réglementations peuvent influencer la conformité du projet.
- Risques identifiés : Les risques prévus peuvent se concrétiser et exiger des ajustements dans le projet.
- Évolutions du marché : Les changements dans le marché ou la concurrence peuvent nécessiter des adaptations dans le projet.
- Demandes des parties prenantes : Les demandes ou les besoins des parties prenantes peuvent conduire à des changements.
