Un projet doit permettre d’atteindre un objectif dit SMART (Simple Mesurable Atteignable Réaliste et Temporel) avec des contraintes de Qualité-Coût-Délai. Le résultat d’un projet peut être une maison, un nouveau moteur chez un constructeur automobile, la fusion de deux entreprises, la mise en place d’un logiciel ou la formation de collaborateurs au management.
L’expérience montre que très souvent le coût final d’un projet peut être supérieur à son budget ou son estimation initiale. Les causes des dérives sont multiples :
- Sous-estimation du budget
- Mauvais suivi des dépenses lié aux multiples sources de données et logiciels
- Coûts non prévus (frais de déplacement, formation, …)
- Mauvaise affectations de données sur les dépenses fournisseurs
- Erreurs dans les imputations
- Erreurs dans les régularisations
Le lancement d’un projet s’appuie sur un budget et une prévision des dépenses qui sera planifiée dans le temps. Le principe du suivi budgétaire sur un projet est de collecter toutes les dépenses du projet et de vérifier que celles-ci sont conformes aux prévisions. En général, le cycle de gestion est mensuel et permet de garantir la fiabilité du processus de facturation et de comptabilité analytique.
Cet exercice va se traduire par la collecte des données concernant :
- Les imputations des ressources internes et externes
- Les factures fournisseurs
- Les achats-reventes de matériels/services
- Les dépenses connexes (frais de déplacement, formation, …)
Plusieurs acteurs vont être concernés par le processus de collecte et de validation des données de dépenses :
- Les collaborateurs pour renseigner les feuilles de temps passés
- Les managers pour valider les feuilles de temps
- Les assistantes de facturation pour affecter les factures fournisseurs aux bons projets
- …
Le contrôle de gestion va également effectuer plusieurs contrôles :
- Les temps passés des ressources sont-ils corrects, exhaustifs et validés ?
- Les temps passés sont-ils valorisés avec les bons taux ?
- Toutes les factures fournisseurs sont-elles affectées sur les projets ?
Le suivi budgétaire va s’effectuer avec une double vision :
- Une vision hiérarchique ou verticale par service et direction
- Une vision projet ou transversale par projet ou programme
Un logiciel permettra de vérifier plus rapidement la conformité des dépenses au budget annuel d’une direction et également au budget pluri-annuel d’un projet qui est transverse à plusieurs Directions.
Le suivi des dépenses d’un Portefeuille de Projets devra faire l’objet de contrôles croisés afin que les responsables valident des écarts et que le contrôle de gestion effectue éventuellement des régularisations. La finalité de l’exercice est de disposer d’une facturation fiable pour les clients et de données justes pour les interfaces avec le système comptable.
Le suivi des dépenses d’un portefeuille de projets est un processus mensuel qui implique de nombreux collaborateurs et la majorité des responsables de l’entreprise. L’usage d’un logiciel collaboratif et sécurisé sera donc fortement recommandé.
Quels sont les atouts de CESAR TEAM pour le suivi des dépenses ?
Le tableau ci-dessus permet de Contrôler et Valider les Dépenses de plusieurs projets et de faire des analyses détaillées sur des lots, livrables ou ressources. Les feuilles de temps sont directement accessibles sur cet écran.
CESAR TEAM va aider les responsables à maîtriser le budget d’un projet, d’un portefeuille de projets ou d’un service en les aidant à collecter et analyser les dépenses avec rapidité et fiabilité.
Le logiciel CESAR TEAM permet de consolider avec exhaustivité toutes les dépenses et les valider par les différents responsables sur différents sites ou différents services.
C’est une véritable Tour de Contrôle pour suivre les dépenses d’un projet ou d’un portefeuille de projets. Par analogie avec un aéroport, on visualise en temps réel les consommations de ressources, les atterrissages de projets à organiser, les décollages de nouveaux projets et les ressources disponibles à mobiliser pour gérer l’ensemble. Le logiciel calcule tout les données clefs (KPI) et offre des tableaux de bord en temps réel pour que chacun puisse effectuer ses contrôles à son niveau.
CESAR TEAM va permettre de :
- Collecter et valider les données de temps passés
- Affecter les dépenses fournisseurs sur des livrables de projet
- Consolider les dépenses de toutes les ressources « consommées » sur les projets
- Analyser les écarts de budget avec de vues détaillées et des vues de synthèse.
- Doter les contrôleurs de gestion de plusieurs outils de contrôles croisées qui analysent les données en temps réel
Les bénéfices constatés :
Le logiciel CESAR permet de renseigner sa feuille de temps avec souplesse et rapidité. En 3 ou 4 clics, il est possible de valider sa feuille de temps et les données sont disponibles en temps réel pour mon manager.
En tant que chefs de projet, nous avons un tableau de bord de toutes les dépenses mensuelles du projet. Nous avons fortement amélioré notre réactivité et notre capacité à alerter.
La planification des ressources peut être valorisée en euros afin de visualiser les courbes prévisionnelles de dépenses. Les données du reporting des dépenses sont disponibles en temps réel. Nous ne sommes plus en attente des reportings.
Le logiciel CESAR est devenu le référentiel des données pour la comptabilité analytique. On a divisé par trois le temps pour réaliser les analyses d’écarts budgétaires. Le contrôle de gestion a réalisé des gains de temps et de cohérence sur les analyses d’écarts.
- Nous collectons les feuilles de temps renseignées dans CESAR de plus 1500 collaborateurs tous les mois.
- Plus de 500 factures fournisseurs sont affectées sur les projets tous les mois
- CESAR TEAM est le logiciel de référence pour le suivi budgétaire de tous les projets en France
- Nous avons divisé par trois les temps de synchronisation des données
- Nous avons gagné en fiabilité avec les contrôles automatisés dans le logiciel CESAR TEAM
- Nous avons diminué de plus de 50% les régularisations
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