Le pilotage économique des projets dans le cadre d’un plan annuel est un processus largement déployé au sein des grandes organisations et qui commence à se mettre en place au sein des PME ou ETI (Entreprises de Taille Intermédiaire).
Qu’est-ce que le pilotage économique des projets ?
On constate que « Faire le choix des bons projets » dans un contexte de changement permanent est une activité difficile. Le pilotage économique consiste à allouer les budgets aux projets prioritaires et à maîtriser les dépenses. Il s’appuie sur une feuille de route qui valide les projets de l’année avec leurs budgets.
Quelle est la principale difficulté ?
La Direction doit allouer des enveloppes budgétaires sur des grands domaines. En général, le portefeuille de projets se divise en trois domaines :
- les projets stratégiques (choix de la Direction)
- les projets réglementaires
- les projets de maintenance et de maintien en bon fonctionnement
A l’intérieur d’un domaine, il convient de fixer des priorités du type TOP 3 ou TOP 10.
La principale difficulté est de ne pas respecter la priorisation suite à des problèmes de ressources disponibles. Par exemple, par manque de capacité à faire pour un projet stratégique, on va lancer des projets non prioritaires avec les ressources disponibles.
On est dans un effet pervers : « Premier arrivé, premier servi ».
La feuille de route ne s'aligne plus avec la stratégie ?
La feuille de route est le choix des projets à faire sur l’année ou sur plusieurs années. En revanche, malgré l’affection des budgets et des décisions au niveau stratégie, on constate que le déficit de capacité à faire des ressources va générer des décalages de plannings. C’est la première cause de dérive des feuilles de route.
De surcroît, on constate parfois une allocation de ressources sur des projets non priorisés qui vont également mobiliser des ressources et les consommer sans créer la valeur attendue.
Afin d’éviter ces dérives, il est essentiel de disposer d’un logiciel PPM qui va communiquer les indicateurs clefs de pilotage et permettre de faire remonter les alertes. On constate trop souvent un décalage entre le plan stratégique et la réalité du terrain.
Le choix des indicateurs (KPI) pour effectuer le pilotage économique de la feuille de route est essentiel :
- Priorité
- Budget
- Dépenses
- Valeur (gains)
Quels sont les apports d'une solution PPM pour le pilotage de la feuille de route ?
Une solution PPM va permettre de planifier le plan stratégique ou la feuille de route avec des ressources génériques ou compétences. CESAR TEAM propose également des modèles de projets qui vont accélérer la définition et le cadrage. C’est une forme de modélisation de la feuille de route. La solution PPM permet ensuite de visualiser les ressources réelles disponibles et de valider la faisabilité du projet avec la capacité à faire des ressources disponibles.
La solution PPM est en interface / API avec d’autres outils. Par exemple, l’interface avec le CRM Salesforce donne quotidiennement le pipeline d’affaires à traiter. L’interface avec la comptabilité fournisseur donne le stock de factures fournisseurs à affecter aux projets.
Quelle est la difficulté d'utiliser EXCEL ?
La collecte des données avec EXCEL auprès des différents acteurs est en général assez longue et fastidieuse (on gère des fichiers et non des données). On perd beaucoup de temps pour la collecte de l’information et l’analyse se fait très souvent avec des données erronées. En conséquence, les responsables n’ont pas les bons indicateurs et ne peuvent pas prendre les bonnes décisions.
La solution PPM permet de donner des accès sécurisé à chacun des acteurs pour renseigner les données. La solution PPM en mode cloud est un système d’information de pilotage et non un gestionnaire de fichiers non sécurisés. Les données sont sécurisés et accessibles par profil utilisateur.
CESAR TEAM est une solution PPM qui offre des fonctions de traçabilité et de stockage sur des volumes importants. Les utilisateurs dispose des historiques de données.
Pour le suivi des dépenses, CESAR TEAM permet de collecter les temps passés sur les projets et les factures fournisseurs avec exhaustivité. On dispose dans l’outil de fonctions de contrôle de gestion qui facilite la vie des financiers.
Pour quelle type d’organisation, le logiciel PPM est il adapté ?
On constate que les PME ou ETI ont besoin de ce type de logiciel qui apporte des fonctions issues de grandes entreprises à des organisations de taille plus modeste.
CESAR TEAM est une solution SMART et agile qui s’adapte à des organisations complexes ou de taille intermédiaire.
La solution est flexible et apporte en standard toutes les fonctions essentielles. Elle peut également apporter des fonctions spécifiques au métier d’une organisation.
En synthèse, le pilotage économique d’un portefeuille de projets repose essentiellement sur la capacité à faire des ressources.
Prioriser et allouer les budgets ne suffisent pas à garantir l’alignement stratégique. C’est la capacité à faire des ressources sur le terrain qui peut générer des décalages.
La solution PPM va vous permettre de planifier à un niveau stratégique et de constater les résultats au quotidien sur le terrain. Vous pourrez ainsi gérer les ressources avec différentes politiques et disposer de « réserves de puissance » pour les projets stratégiques.
Certaines organisations disposent de « soldats de réserve » pour les projets dits en priorité 0.
La solution CESAR TEAM va vous permettre de suivre toutes dépenses. Temps passés des collaborateurs et factures fournisseurs permettent d’avoir le coût complet final prévisionnel du projet. Vous pouvez ainsi anticiper les atterrissages budgétaires au plus tôt.
Ajouter un commentaire