What are the best practices for completing your monthly timesheet in PPM-type project management software?
The Essentials of Monthly Timesheet in Project Management
L’essentiel de la feuille de temps mensuelle dans la gestion de projet
La gestion efficace des temps passés est cruciale pour le succès d’une entreprise de service. Elle permet une visibilité accrue sur le qui fait quoi et quand à la fin du mois. On constate que les collaborateurs sont souvent sur de multiples projets et activités hors projet. Ils ont également des congés à prendre. Certains sont en surcharge et ce constat se confirme à fin de mois avec un peu de prise de recul.
Dans ce contexte, l’adoption d’une feuille de temps mensuelle dans les logiciels de gestion de projet, tels que les systèmes de gestion de portefeuille de projets (PPM), est non seulement stratégique mais essentielle afin de donner la bonne information sur les affectations et la disponibilité des ressources.
Cette pratique d’analyse du passé permet de développer ses compétences sur le prévisionnel et la planification.
La feuille de temps permet un suivi précis du travail effectué par chaque membre de l’équipe, assurant ainsi un constat objectif sur le qui fait quoi et les dépenses consommées ou engagées sur le budget de ressources humaines.
L’analyse des temps passé joue un rôle fondamental dans l’analyse de la performance individuelle et collective ainsi que dans l’identification des surcharge. Elle permet une prise de décision éclairée sur les affectations par compétences et la mise en place de stratégies d’amélioration continue.
Ainsi, la feuille de temps mensuelle devient un outil central dans la quête d’efficience et d’effectivité organisationnelle.
Bonnes pratiques pour le remplissage des feuilles de temps
Pour maximiser l’utilité des feuilles de temps mensuelles, plusieurs pratiques sont préconisées. Tout d’abord, la clarté et la précision doivent être au cœur du processus de saisie des informations. Il est conseillé de procéder à cette tâche de manière régulière et détaillée, en évitant de cumuler les données pour les saisir en fin de mois. Cela inclut une méthode de structuration des projets en phases et livrables, ainsi qu’un standard d’entreprise pour la liste des activités hors projet (management, réunion, formation, …). La mesure des temps passés est à grosse maille (heure ou quart de journée) et doit correspondre au réel des temps passés du collaborateur. Le collaborateur pourra ainsi mieux analyser les écarts en réel et prévisionnel. Dans ce cadre, nous préconisons une saisie au jour le jour à un rythme hebdomadaire. Cette pratique permet de faire un lien avec l’agenda du collaborateur et une saisie à grosse maille des temps passés. Nous préconisons une maille minimale à l’heure ou au quart de journée. La feuille de temps est un outil de gestion et non un outil de pointage à la minute qui doit permettre de mieux gérer son temps :
- Eviter de se disperser
- Gérer les priorités en termes d’urgence et d’importance
- Communiquer à sa hiérarchie
- Prendre conscience de sa productivité
Par exemple, la feuille de temps peut permettre de constater du temps passé en réunion. Par exemple, dans certaines entreprises, les managers passent plus de 70% de leur temps en réunion. Une feuille de temps inexacte peut générer différents types de problèmes dans l’organisation
- Impossibilité d’évaluer la dépense réelle en ressources humaines d’un projet
- Incapacité de facturer les clients
- Déficit de retour d’expérience pour mieux estimer les projets futurs
- Incapacité à mesurer les dérapages en budget
Cohérence et communication pour un suivi efficace
La cohérence dans le suivi du temps et la communication proactive avec le chef de projet sont fondamentales pour le bon fonctionnement de la feuille de temps mensuelle. Cela permet de garantir une bonne compréhension du qui fait quoi dans l’équipe et d’éviter à un collaborateur d’être hors sujet.
Fixer et respecter des deadlines précises pour la saisie des feuilles de temps garantit une collecte de données régulière et évite les accumulations qui pourraient mener à des imprécisions. Dans le cas de difficultés ou de questions, une communication ouverte avec le chef de projet est essentielle pour clarifier les attentes et résoudre les problèmes rapidement.
Astuces supplémentaires pour optimiser le suivi du temps
Au-delà des bonnes pratiques de base, plusieurs astuces peuvent être mises en œuvre pour enrichir et optimiser le processus de suivi du temps :
- L’utilisation de codes couleur pour différencier les catégories de tâches facilite la lecture et l’analyse des feuilles de temps, permettant une visualisation immédiate des différents types d’activités.
- L’ajout de commentaires explicatifs offre un contexte supplémentaire sur les tâches effectuées, enrichissant ainsi la qualité des données recueillies. De plus, l’exportation des feuilles de temps permet un partage facile des informations avec les clients ou les parties prenantes, augmentant la transparence et la confiance.
- L’utilisation de rappels automatiques peut également jouer un rôle crucial en aidant les membres de l’équipe à respecter les échéances de saisie, assurant ainsi une collecte de données cohérente et en temps réel.
Ces astuces, combinées à une utilisation judicieuse des technologies disponibles, transforment la feuille de temps mensuelle en un levier puissant pour l’amélioration continue de la gestion de projet.
L'impact transformateur de la feuille de temps mensuelle
L’intégration rigoureuse d’une feuille de temps mensuelle dans les processus de gestion de projet représente un investissement stratégique pour toute entreprise soucieuse d’améliorer sa gestion du temps, sa productivité et sa performance projet. Cette pratique, enrichie par des bonnes pratiques et astuces supplémentaires, facilite une approche méthodique et précise du suivi du travail, favorisant ainsi une culture d’efficacité et de transparence.
Les bénéfices se traduisent par une meilleure allocation des ressources, une gestion de projet optimisée, et une capacité accrue à répondre de manière agile aux défis opérationnels. Ainsi, la feuille de temps mensuelle devient un outil essentiel dans l’arsenal stratégique des organisations tournées vers l’excellence opérationnelle et le succès à long terme.
Exemple concret
Imaginons une entreprise de SEERVICES, NEWCO, qui travaille sur plusieurs projets en parallèle, chacun ayant des équipes dédiées, des délais et des budgets spécifiques. Pour gérer cette complexité, NEWCO utilise le logiciel de gestion de projet CESAR TEAM qui centralise toutes les informations relatives à leurs projets.
NEWCO a récemment adopté CESAR TEAM pour améliorer sa gestion de portefeuille de projets. Le logiciel permet à chaque membre de l’équipe de saisir le temps passé sur les tâches assignées, facilitant ainsi le suivi précis des heures de travail et l’allocation des ressources.
La mise en pratique
Une saisie régulière
Les membres de l’équipe de projet sont encouragés à saisir quotidiennement leur temps de travail directement dans le logiciel PPM. Cette pratique permet de capturer les efforts avec précision, évitant ainsi les estimations approximatives en fin de mois. Par exemple, un collaborateur travaillant sur le projet « InnovApp » saisit chaque jour le temps passé sur différentes tâches ou livrables telles que l’étude, la réalisation, la recette.
Une catégorisation détaillée
Le logiciel CESAR TEAM est configuré pour permettre une catégorisation détaillée des livrables de chaque projet. Les membres de l’équipe assignent leur temps à des livrables tels que note de cadrage, cahier des charges, budget, Plan de communication. Cela permet à la direction d’obtenir une vue d’ensemble claire de la répartition des temps passés et des efforts sur les divers volets du projet.
La révision et l'approbation
À la fin de chaque semaine, les chefs de projet peuvent revoir les feuilles de temps soumises par leur équipe pour s’assurer de leur exactitude. Ils peuvent demander des clarifications ou des ajustements si nécessaire. Une fois approuvées en fin de mois, ces feuilles de temps sont compilées pour le rapport mensuel. CESAR TEAM génère alors automatiquement les reportings ce qui permet aux manager d’arbitrer et de décider avec une plus grande réactivité.
Analyse et optimisation
Utilisant les données recueillies sur le mois passé, les managers et les PMO (Project Management Office) analysent les temps passés sur différents axes (taux de facturation, taux d’affectation sur les projets, taux d’absence, …).
Par exemple, si le projet « InnovApp » montre une allocation disproportionnée de temps en réunions par rapport au développement, des ajustements peuvent être envisagés pour optimiser l’efficacité de l’équipe.
Reporting et décision
En fin de mois, le logiciel CESAR TEAM génère automatiquement des rapports détaillés sur le temps passé par projet, permettant à la direction d’évaluer la performance des projets, de prendre des décisions éclairées sur l’allocation future des ressources et de planifier les étapes à venir avec une meilleure précision. Le plan de charge du projet est optimisé au fil de l’eau.
Le résultat
L’utilisation précise et régulière de la feuille de temps mensuelle dans le logiciel CESAR TEAM a permis à l’entreprise NEWCO de transformer sa gestion de projet.
L’entreprise bénéficie désormais d’une visibilité accrue sur la performance de ses projets, d’une allocation des ressources plus stratégique et d’une capacité améliorée à respecter les délais et les budgets. Cette approche disciplinée a également renforcé la culture de responsabilité et de transparence au sein des équipes, contribuant à davantage de rigueur et de précisions dans les estimations. Les bilans de projet et l’analyse des temps passés permettent ainsi de mieux rebondir sur les nouveaux projets avec des budgets et des plans de charge plus précis.
L’entreprise NEWCO peut capitaliser et booster son amélioration continue.
Remplissez avec efficacité votre feuille de temps mensuelle grâce à cesar.team
La feuille de temps de CESAR TEAM est un outil simple pour les collaborateurs. Elle est intégrée comme une routine utile qui donne du sens et non perçue comme une tâche administrative.
Elle repose sur des principes simples :
- Une feuille de temps mensuelle
- Une saisie dans le mois au fil de l’eau
- Chacun son rythme (journalier, hebdo, mensuel)
- Une validation collaborateur et hiérarchique
- Une délégation possible de la saisie
- Un affichage automatique du planifié dans le consommé
- De nombreuses aides à la saisie
- Des analyses multi-critères en temps réel
- Un process intégré dans le cycle de facturation
- Un process d’amélioration continue sur le plan de charge
