Le contrôle de gestion des imputations représente un enjeu crucial pour toute entreprise souhaitant maîtriser ses dépenses en personnel et optimiser l’utilisation de ses ressources dans le cadre de la réalisation de ses projets.
Dans ce contexte, l’adoption d’un logiciel de gestion de portefeuille de projets (PPM) émerge comme une solution stratégique, en offrant la possibilité d’une gestion précise et efficiente des différentes catégories de coûts associées aux ressources des projets. Le logiciel PPM va permettre non seulement de faciliter la définition des budgets par catégorie de ressources mais permettra également une saisie uniformisée des dépenses externes (bureaux d’études, consultants, …) par les managers.
Cette approche structurée est le fondement d’une gestion financière rigoureuse, indispensable pour assurer la pérennité et le succès des initiatives de l’entreprise.
Établissement et suivi des budgets avec un logiciel PPM
La gestion budgétaire occupe une place centrale dans le contrôle de gestion des imputations. L’utilisation d’un logiciel PPM permet d’attribuer des coûts journaliers moyens (CJM) par catégories de ressources (junior, senior, expert, directeur). Ce CJM par ressource permet de consolider les coûts directs de salaires et les coûts indirects (locaux, …). CESAR TEAM va vous permettre de gérer un coût réel par individu ou un coût standard par catégorie. Le logiciel gère un historique et des dates d’effet sur les CJM.
La démarche budgétaire sur les ressources s’articule principalement sur deux étapes :
- Une planification initiale des ressources sous forme de compétences qui va permettre de définir un plan de charge par compétences et un macro-budget. Cette action est réalisé par le chef de projet qui réalise le chiffrage des livrables.
- Une planification définitive des ressources réelles qui va permettre d’affiner la planification initiale et d’obtenir une prévision de dépenses avec les ressources planifiées. Cette action est réalisé par les managers qui affectent les ressources sur les projets.
Suite à ces deux actions ou en parallèle, un budget en JH ou en euros est validé. Il est en général difficile de faire un budget projet sans avoir planifié. Le logiciel va vous permettre de gérer plusieurs notions :
- Budget en euros (manager)
- Planifié en JH (chef de projet)
- Consommé en JH (issu de la feuille de temps et des imputations du collaborateur au réel)
Le logiciel PPM va apporter en parallèle des capacités analytiques à 360° et contribuer à une allocation optimale des ressources, essentielle pour la maîtrise des coûts et l’amélioration de la performance financière des projets. En particulier, CESAR TEAM permet de visualiser le taux d’occupation des ressources et le capacity planning.
Un logiciel PPM s’avère donc être un outil précieux pour les responsables financiers, leur permettant d’une part, de mettre en place une gestion budgétaire proactive et réactive face aux aléas de disponibilité des ressources sur les projets, et d’autre part de suivre les dépenses du projet à différentes horizons afin de maîtriser le coût complet (TCO).
Centralisation et analyse des données d'imputation
CESAR TEAM est logiciel PPM qui révolutionne le suivi et l’analyse des feuilles de temps ou des imputations en centralisant toutes les données relatives aux dépenses de ressources humaines des projets.
Cette centralisation facilite une surveillance en temps réel des coûts des ressources, permettant ainsi aux gestionnaires de projet de générer des rapports et tableaux de bord personnalisés pour une analyse approfondie des dépenses tant sur le volet interne que sur le volet externe (fournisseurs, sous-traitants, …).
Chaque responsable de service ou de département va pouvoir « en toute transparence » constater les imputations de son équipe sur les différents projets ou activités. Il disposera également d’un planning des congés de ses collaborateurs.
Cette visibilité accrue à 360 ° sur les coûts engagés et la possibilité de comparer en continu les dépenses réelles aux budgets prévisionnels (planifié des ressources) sont indispensables pour identifier rapidement toute anomalie ou dépassement budgétaire, et d’initier les actions correctives nécessaires. CESAR TEAM apporte en standard des tableaux de bord pour le contrôle et la validation des dépenses mensuelles et cumulées sur l’exercice fiscal.
L’analyse des données d’imputation devient un levier majeur pour l’amélioration continue de la gestion financière des projets, en offrant des insights précieux pour l’ajustement des stratégies et la planification future.
Détection et correction des anomalies financières
L’efficacité du contrôle de gestion des imputations via un logiciel PPM se manifeste particulièrement dans la capacité à détecter et à corriger les anomalies financières au plus tôt.
Le suivi en temps réel des dépenses, sur le mois et en cumulé, ainsi que la centralisation des données permettent de repérer rapidement les écarts significatifs entre les budgets alloués et les dépenses réelles.
Cette réactivité permet de facturer ou re(facturer) en fin de mois les ressources sur les projets en fonction de plusieurs critères :
- Le budget
- Le planifié
- Le dépensé
- La production réelle
Choix et implémentation d'un logiciel PPM
CESAR TEAM est un logiciel PPM adapté aux besoins spécifiques de l’entreprise qui permet de maximiser les bénéfices du contrôle de gestion des imputations. Les bénéfices sont les suivants :
- Un formulaire feuille de temps accessible via son navigateur (plus besoin de chercher un fichier excel sur son serveur)
- Une fonction de Workflow qui permet de valider la feuille de temps à différents niveau hiérarchique
- La gestion des activités hors projet (management, formation, …)
- La gestion des absences (congés, formation, …
- Des capacités de reporting pour la Direction
Valorisation du contrôle de gestion via un logiciel PPM
L’intégration d’un logiciel PPM dans les pratiques de contrôle de gestion des imputations ouvre de nouvelles perspectives pour les entreprises en quête d’efficacité et de précision financière dans la gestion de leurs projets.
Cette pratique apporte une valeur ajoutée significative, en renforçant la visibilité sur les coûts, en optimisant les allocations de ressources en fonction de leur capacité à faire, et en améliorant la réactivité face aux anomalies financières.
L’analyse fine des données d’imputation permise par CESAR TEAM constitue une base solide pour des décisions stratégiques éclairées, orientant l’entreprise vers une gestion financière des projets plus rigoureuse, réactive et alignée sur ses objectifs stratégiques.
Ainsi, CESAR TEAM se révèle être un allié indispensable la gestion des ressources tant au niveau planification que suivi des dépenses.
Exemple de feuille de temps avec CESAR TEAM
Le logiciel affiche par défaut les jours planifiés ce qui permet de proposer à l’utilisateur ses imputations. Il peut ensuite modifier chaque cellule.
Le logiciel apporte des fonctions de confort :
- Saisie en temps réel
- Workflow de validation
- Indicateur de surcharge
- Champs commentaires
- Aide à la saisie (duplication, …)
- Contrôle de saisie (droits, cohérences, …)
- Export Excel
Dès que la feuille de temps est validée, les données sont gelées et historisées.
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