Dans un contexte de transformation et de digitalisation, les entreprises de toute taille sont conduites à planifier les projets avec une vision stratégique. Cette planification souvent pluri-annuelle prend la forme d’une feuille de route ou roadmap d’entreprise. C’est un document qui précise les évolutions majeures et par métier de l’entreprise. La construction de la feuille de route mobilise l’ensemble des directions de l’entreprise sur une projection / planification / anticipation de leur portefeuille d’idées et de projets. L’approche est donc participative et est plus facile avec une solution collaborative de pilotage des portefeuilles de projet de type CESAR.
Avant de savoir gérer un projet, il est souvent recommandé de savoir piloter un portefeuille de fiches projets afin de faire le tri et de ne pas se lancer « tête dans le guidon » sur tous les projets.
- Les portefeuilles de projet sont en volume croissant et la capacité à faire est souvent limitée. Les ressources projet sont en surcharge permanente.
- Les demandes de projets sont issues de tous les métiers et pas uniquement de l’informatique. Les arbitrages sont de plus en plus transverses.
- Les budgets d’investissement (Build) et les budgets de fonctionnement (RUN) ont besoin d’arbitrage plus fin et mieux planifiés. Les bénéfices sont à anticiper dès le départ.
Le processus « feuille de route » est fédérateur, apporte davantage de sens commun et impulse un rythme partagé. Sans celui-ci :
Afin de rationaliser la construction et surtout la mise à jour de la feuille de route, il convient de mettre en place un « processus feuille de route ». Ce processus est ancré dans le fonctionnement au quotidien et permet une mise à jour au fil de l’eau. L’ensemble des parties prenantes partagent la vision stratégique et son plan de mise en œuvre. Ci-dessous un exemple de processus :
CESAR est dans ce cas une « aide à la saisie et à la démarche ». La solution réalise des contrôles automatiques sur les flux de saisie et de validation (workflow).
CESAR nous apporte une visibilité en temps réel sur la mise en œuvre de notre stratégie « AERIAL »
La démarche feuille de route
1 – Rédiger la fiche projet
- Réaliser l’analyse qualitative avec des « critères communs et standards » aux Directions
- Estimer les charges (JH) et les dépenses (K€) avec un référentiel de catégories de coûts
- Anticiper les coûts d’exploitation (RUN) du projet (BUILD)
- Communiquer la fiche projet au format PDF
- Vérifier la complétude des informations (Analyse qualitative et analyse quantitative)
2 – Scorer la fiche projet
- Partager une grille d’évaluation (critères et sous-critères) avec l’ensemble des Directions
- Chiffrer la fiche projet en valeur, risques, degré d’urgence, opportunité, coûts.
- Affecter un score de 0 à 20
- Mesurer les différentes demandes avec une fiche unique (idées digitales, demandes métier, demandes informatiques, maintenance, innovations marketing, initiatives stratégiques, …)
3 – Qualifier le statut de la fiche projet
- Communiquer la fiche projet aux valideurs (directeurs, comités de décision, …)
- Affecter un statut à la fiche projet
- Analyser les fiches validées par statut
- Mesurer les fiches STAR (statut vert et score vert)
4 – Suivre la mise à jour du plan projet
- Visualiser les mises à jour de chacune des fiches
- Relancer les porteurs de fiches projet
- Filtrer par date de création
5 – Simuler et préparer les choix
- Consolidation des charges et dépenses d’investissement (Build)
- Mesure des apports et dégradations éventuelles en exploitation (RUN)
- Simulation des scénarios budgétaires et des bénéfices (K€)
6 – Valider et décider des projets
- Associer un projet à une ou plusieurs fiches projet
- Mettre en visibilité les projets choisis dans le plan projet (reporting COMEX)
7 – Analyser le portefeuille des fiches projets
- Mesurer le volume des idées (fiche projet) par Direction
- Identifier la valeur globale du portefeuille d’idées
- Visualiser l’alignement stratégique des idées
- Relancer les porteurs d’idées sur des nouveaux objectifs
CESAR permet en un clin d’œil de visualiser par secteur le nombre d’idées, les statuts des idées et l’avancement des projets. La communication de la feuille de route est passée d’un document annuel et rigide à une base de connaissance agile et sécurisée.
Le top 3 des retours d’expérience :
- CESAR apporte de la fluidité et de la précision dans la communication de notre stratégie. La feuille de route est actualisée tous les trimestres et engage les Directeurs.
- Nous avons forgé dans CESAR un modèle de construction des fiches projets (référentiel) qui nous permet d’aller beaucoup plus vite et donc d’innover avec plus de pertinence.
- L’interface userfriendly de CESAR permet d’élargir le cercle des contributeurs sur la feuille de route. Le processus engage toutes les parties prenantes et mobilise le personnel sur la remontée des idées. Avec CESAR, l’intelligence collective.
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