Savoir piloter une Direction des Systèmes d’Information (DSI) est un enjeu majeur pour toute entreprise qui souhaite réussir sa transformation digitale et apporter à ses collaborateurs des services innovants dans leur métier. Pour illustrer nos propos, nous allons décrire le cas de la DSI d’une entreprise NEWCO.
NEWCO est une organisation du service public qui possède une DSI de 100 collaborateurs.
Le contexte de la DSI avant CESAR :
- Un logiciel de gestion de projet
- Un logiciel de gestion des temps
- Des grilles EXCEL pour le suivi financier
- Des difficultés pour gérer la « capacité à faire » des équipes
- Des incohérences dans le reporting
- Des difficultés à dissocier les projets des activités de maintenance
Suite à un état des lieux, le Directeur souhaite doter la DSI d’une solution PPM de Gestion des portefeuilles de projet et donne les 3 objectifs suivants :
- Une solution unique et cloud
- Une solution intuitive et simple
- Une solution complète (gestion de projet, gestion du temps, contrôle de gestion)
Les enjeux sont :
- Une harmonisation des pratiques
- Une cohérence des données
- Une montée en compétences
- Une standardisation des processus
- Une meilleure communication
L’ensemble des acteurs (collaborateurs, managers, chefs de projets, Directeurs) souhaitent un seul outil sur l’ensemble des sites et en télétravail.
La DSI souhaite renforcer son métier sur plusieurs axes :
- Alignement des projets avec la stratégie
- Analyse de la valeur et priorisation
- Garantir la collecte des feuilles de temps et la bonne validation
- Renforcer la contrôle de gestion
La cahier des charges est clair et précis. Les solutions potentielles sont au nombre de trois sur le marché Français .
Pourquoi faire le choix de CESAR ?
CESAR est une solution PPM de dernière génération qui a mis au coeur de son système la Simplicité et la Standardisation pour partager les données de plusieurs processus et acteurs : collaborateurs, managers, chefs de projets, PMO, contrôleurs de gestion et Directeurs partagent la même vision et les mêmes données.
CESAR est une solution complète qui est rapidement exploitable avec une approche « Out Of The Box » qui permet de mettre à disposition des modèles de projets et des processus standards. Le spécifique est un tabou pour le client – seul le paramétrage à la marge des écrans est accordé.
Périmètre
Dès le début du projet PPM, la DSI a impliqué les métiers et la direction de l’organisation. Les fonctions à mettre en place :
- Gestion des feuilles de temps / imputations
- Gestion des dépenses fournisseurs
- Planification des ressources
- Gestion de projet : gantt, suivi, reporting
- Gestion des portefeuilles et de programmes
- Interfaces et API (comptabilité, business intelligence)
Démarche de travail
CESAR a présenté les deux principaux facteurs clefs de succès : conduite du changement et alignement de CESAR sur des processus de pilotage de la DSI. La démarche s’est traduite par 4 étapes :
- Ateliers utilisateurs : revue des processus et priorisation avec les référents
- Pilote
- Formation
- Accompagnement : partage de bonnes pratiques, retours d’expérience et conseils sur les usages
La disponibilité des référents est essentielle pour réussir la conduite du changement ainsi que d’avoir une logique de simplification. En parallèle des ateliers, les référents ont eu accès à une base de recette pour « jouer » avec l’application.
Le déploiement de CESAR a été conduit sur une période de 6 mois afin d’ancrer les nouvelles routines et de permettre à chacun d’adapter son rôle. Les principaux bénéfices sont :
- Un partage des données de gestion de projet, de gestion du temps et de facturation (interne)
- Une meilleure maîtrise des dépenses / coûts sur les projets
- La mise en place de projets modèles
- Une montée en compétence et un vocabulaire commun
En synthèse, le déploiement d’une solution PPM doit se faire sur un délai court et avec une implication forte de la Direction pour trancher avec les différentes communautés d’utilisateurs.
Le projet PPM est un projet de simplification et standardisation des processus qui renforce la qualité et la cohérence des données sur l’ensemble du périmètre DSI.
Le PMO et les utilisateurs référents sont des acteurs clefs qui vont permettre de favoriser le standard et remettre en cause des mauvaises pratiques à abandonner.
Enfin, la fiabilité du logiciel et son effet « Wa Ouh » dès la première rencontre sont essentielles pour inspirer confiance et déployer les usages sans frictions.
CESAR TEAM est un logiciel de gestion de portefeuille de projet, reconnus parmi les meilleurs logiciels PPM 2022. Il simplifie la vie des collaborateurs et des managers au sein des DSI en apportant des fonctions innovantes et rapides pour :
- Optimiser le plan de charge des ressources (capacity planning)
- Gérer un projet de A à Z (planning, budget, risques, reporting)
- Piloter un portefeuille de projets (priorités, jalons, …)
- Maîtriser le suivi des dépenses
- Améliorer le contrôle de gestion
Les atouts de la solution et notre différenciation :
- Une conduite du changement maîtrisée et un déploiement rapide qui favorise une adoption sans friction
- Des reportings de type Business Intelligence qui permettent de diminuer fortement les temps de collecte et d’analyse des données
- Un contrôle de gestion plus efficace pour l’ensemble des dépenses internes et externes de la DSI issu de tableaux de bord temps réel pour faire des analyses croisées
- Une ergonomie hyper-intuitive alignée sur celle de notre partenaire Salesforce et des performances en Cloud qui génère un effet « Wa Ouh » avec les utilisateurs.
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