Quelles sont les bonnes pratiques pour suivre un budget sur les livrables d’un projet avec un logiciel PPM ?
La gestion rigoureuse du budget sur un projet est indispensable car un projet est par nature un risque et les dérives sont souvent importantes tant sur le budget que sur le périmètre et le délai. L’utilisation d’un logiciel de gestion de portefeuille de projets (PPM) comme CESAR TEAM se révèle être un atout inestimable afin de pouvoir réaliser les arbitrages, les simulations et les demandes d’ajustement dans un délai court.
Afin de maximiser l’efficacité de cet outil, il est important de suivre des pratiques optimales qui garantissent non seulement le respect des allocations budgétaires mais également une adaptation flexible et rapide face aux imprévus.
Voici comment intégrer ces bonnes pratiques de contrôle de gestion dans votre stratégie de suivi de budget des projets.
Définition d'une structure projet par livrables
Le chiffrage d’un projet est toujours un exercice compliqué. Les principales méthodes sont les suivantes :
- Chiffrage d’expert par retour d’expérience : le chef de projet possède en général l’expérience suffisante pour chiffrer à grosse maille (+/- 20 %) le projet. Il pourra ainsi donner rapidement un ordre de grandeur. Par exemple, la construction d’une maison de 100 m2 : 400 000 euros.
- Chiffrage analytique : il s’agit de procéder à une décomposition de tous les postes de coûts par ressources ou fournisseurs. La somme des devis peuvent permettre d’établir le budget. Il convient alors de tenir compte de tous les postes de coûts et de toutes les parties prenantes. Les postes de coûts/dépenses peuvent être réunis par lignes budgétaires
- Chiffrage par livrables : la décomposition structurée du projet en livrables permet d’avoir une estimation en ressources génériques et en ressource réelles par livrables. Il s’agit de disposer d’une estimation des dépenses par appartements (livrables) de son projet. Le chef de projet dispose des retours d’expériences pour évaluer les compétences nécessaires pour réaliser les livrables. Le manager affecte les ressources réelles et disponibles.
Prise en compte des aléas et des imprévus dans le budget
Un projet est par nature une source d’imprévus, d’ajustements et d’arbitrage sinon cela serait un produit sur étagère qui n’a pas besoin d’être embarqué dans un processus projet. Le budget d’un projet sera donc soumis à des arbitrages. Il est important dès le départ de fixer la priorité de pilotage.
- Budget fixe : périmètre et délai variables
- Périmètre fixe : budget et délai variables
- Délai fixe : budget et périmètre variable
La précision et le réalisme du mode de pilotage vont définir le processus de révision du budget sur le projet. CESAR TEAM permet de calculer le coût final prévisionnel (coût du réalisé + coût du reste à faire) et donne les informations nécessaires au chef de projet pour alerter les parties prenantes. Le budget d’un projet peut s’affiner dès qu’on a réalisé 20% du projet et que les équipes disposent d’une bonne connaissance des difficultés et des aléas. Le taux de confiance sur le budget devrait s’améliorer avec le niveau de maîtrise du projet par les différents corps de métier. Il est assez essentiel de passer le point de non retour avec un budget stabilisé.
Suivi des dépenses
Le suivi des dépenses et des engagements financiers constitue le cœur opérationnel du contrôle de gestion. Dans cette optique, l’enregistrement méticuleux de toutes les dépenses, catégorisées selon le budget et le livrable concerné, est indispensable.
CESAR TEAM permet de gérer les dépenses internes de ressources humaines et les dépenses externes (bureaux d’études, fournisseurs, …) par livrables.
Une option permet également de gérer les frais déplacements (forfaits par localisation et éventuellement frais KM) par ressource en jour par jour sur une mission.
CESAR TEAM est un outil central de visualisation et d’analyse de toutes les dépenses sur un projet, offrant la possibilité de comparer les dépenses réelles au budget initial en temps réel. Cette transparence et cette réactivité dans le suivi des coûts permettent d’identifier rapidement les écarts budgétaires et d’initier des actions correctives.
L’objectif est de maintenir le projet dans les limites financières préétablies, tout en conservant une marge de manœuvre pour ajuster les plans en fonction de l’évolution des besoins.
Contrôle de gestion collaboratif entre opérationnels et équipes de facturation
CESAR TEAM permet un suivi et un contrôle des dépenses mensuelles en respectant un processus de validation et de gel des données.
Le contrôle budgétaire et le suivi des dépenses permettent aux équipes de facturation de respecter les échéances de facturation.
Celles-ci disposent de toutes les données liées aux imputations des ressources et aux factures fournisseurs.
CESAR TEAM permet de gérer automatiquement la production des équipes en fonction de trois modes de facturation :
Forfait
Régie
TMA
Apprentissage continu avec CESAR TEAM
L’apprentissage continu figure parmi les aspects les plus enrichissants du suivi budgétaire. CESAR TEAM est un logiciel structurant qui permet de partager un processus commun de contrôle de gestion des projets.
Chaque projet est mis sous observation et respecte un suivi rigoureux des dépenses.
Les équipes de contrôle de gestion peuvent effectuées des revues de projet tous les mois avec les chefs de projets.
Cette démarche contribue également à améliorer la précision des estimations et l’efficacité des stratégies budgétaires pour les futurs projets.
Exemple concret
Prenons l’exemple d’une entreprise spécialisée dans la construction qui entame un nouveau projet de développement immobilier. Ce projet ambitieux comprend plusieurs phases, allant de l’étude de faisabilité à la construction et à la commercialisation des unités. Pour gérer efficacement le budget de ce projet complexe, l’entreprise décide d’utiliser un logiciel de gestion de portefeuille de projets (PPM). Voici comment les bonnes pratiques pourraient être appliquées concrètement à travers les différentes étapes du projet :
Phase 1 : Établissement d'une structure de budget détaillée
Phase 2 : Intégration des estimations de coûts
Phase 3 : Suivi actif des dépenses
Phase 4 : Communication et collaboration transparentes
Phase 5 : Utilisation des fonctionnalités avancées du logiciel
Phase 6 : Incorporation des enseignements pour l'avenir
Le résultat
La mise en œuvre de bonnes pratiques de contrôle de gestion via un logiciel PPM englobe bien plus que la simple surveillance des dépenses.
Elle intègre une planification stratégique rigoureuse, une adaptation dynamique aux changements du projet et une collaboration étroite entre toutes les parties prenantes.
Adopter ces pratiques assure non seulement le respect du budget mais aussi contribue à la réussite globale du projet, renforçant ainsi la capacité de l’organisation à réaliser ses ambitions dans le respect des contraintes financières.
L'apport de cesar.team comme logiciel PPM
CESAR TEAM est une plateforme de travail collaborative pour les équipes projets. Elle permet de fédérer les différentes acteurs sur un ou plusieurs projets. Les principaux apports sont :
- Le partage d’un processus de contrôle de gestion qui s’appuie sur les standards et la méthode PDCA (Plan, Do, Check, Act)
- Le partage des données de dépenses : imputations, CJM, frais de déplacement, factures fournisseurs, …
- La mise en place de méthodes pour le suivi de production en fonction des modes de gestion forfait, régie, TMA
- Le partage de tableaux de bord standards avec des KPI durables, décisifs et défendables.
