Suivi budgétaire et financier d'un projet : quelles spécificités ?
Un suivi budgétaire et financier précis se situe au cœur de la gestion de projet efficace. Les directeurs financiers recherchent une transparence totale, avec une vision en temps réel des budgets alloués et des coûts engagés pour chaque projet. Il s’agit souvent de maîtriser quatre indicateurs clés :
Le budget validé
Les dépenses engagées
Les dépenses réalisées
Le coût final prévisionnel
La spécificité d’un projet réside souvent dans des écarts importants car :
- Le chiffrage du budget peut embarqué des erreurs importantes et souvent une sous-estimation
- L’engagé va très vite sur un projet car on veut lancer au plus tôt les équipes avec des contrats figés
- Un projet peut être un iceberg avec de nombreux coûts cachés
Les exigences sur un projet vont au-delà de la simple surveillance des dépenses en « mode RUN » : elle implique une capacité à comparer activement les budgets prévisionnels aux dépenses réelles, permettant ainsi d’identifier les écarts et de prendre des mesures correctives immédiates.
Les logiciels de suivi de projet doivent incorporer des fonctionnalités avancées pour signaler les dépassements de budget potentiels, en fournissant des alertes automatiques qui facilitent une réaction rapide des équipes finance (contrôleurs de gestion, achat, …).
Un logiciel comme CESAR TEAM offre la possibilité de générer des prévisions budgétaires fiables et ajustables pour l’ensemble du portefeuille de projets et des acteurs impliqués. L’ensemble des parties prenantes peuvent ainsi contrôler, arbitrer, facturer et revoir éventuellement les prévisions. CESAR TEAM apporte en standard des rôles et responsabilités pour chacune des parties prenantes :
Chef de projet
Manager des ressources humaines
Responsable des achats
Contrôleur de gestion
PMO
Directeur financier
- Opérationnel : collecte des feuilles de temps, valorisation des imputations, consolidation des dépenses fournisseurs, …
- Stratégique : budget, KPI (ROI, TRI, VAN), priorité
Analyse de la rentabilité des projets (ROI)
L’évaluation de la rentabilité des projets est fondamentale pour orienter les décisions stratégiques au sein de l’entreprise. Il est rare de faire un bilan sur le ROI à la fin du projet mais le Go / No Go s’appuie sur une estimation ou un ordre de grandeur : 3 mois, 1 ans, 3 ans, … On est en général trop optimiste …
Les directeurs financiers doivent disposer d’un logiciel permettant de revoir la planning, la priorité et le budget de chaque projet, afin de déterminer une estimation du ROI. Le logiciel CESAR TEAM va apporter des chiffres clefs sur le projet mais également sur sa position dans le portefeuille de projets. Par exemple, un scoring coûts-bénéfices permettra de lancer les discussions sur la priorité d’un projet dans l’entreprise.
CESAR TEAM permet d’apporter des aides à la décision et des arbitrages pour l’équipe de Direction.
CESAR TEAM va également permettre de simuler différents scénarios financiers d’affectation de resources , et permettre au chef de projet d’explorer diverses stratégies de déploiement des ressources.
Ces analyses sont flexibles et adaptatives, fournissant ainsi des repères précieux (balises) pour la prise de décision en temps réel.
Contrôle des engagements financiers
La gestion et le contrôle des engagements financiers représentent un pilier central de la gestion financière stratégique.
Les logiciels de suivi de projet doivent permettre une approbation rigoureuse des engagements financiers avant leur réalisation, assurant ainsi un contrôle strict sur les dépenses et l’allocation des ressources.
Un suivi détaillé des encours et des factures est indispensable pour une gestion optimale de la trésorerie et pour prévenir les flux de trésorerie négatifs. Le système devrait être capable d’identifier proactivement les risques financiers potentiels, en alertant le directeur financier afin qu’il puisse prendre des mesures préventives ou correctives.
Cette approche proactive de la gestion des risques financiers est essentielle pour maintenir la stabilité financière et assurer la durabilité des projets.
Simplification de la gestion administrative
Avec CESAR TEAM, l’efficacité administrative est renforcée par la centralisation des données financières et l’automatisation des processus suivants :
Imputation
Facturation
Planification
CESAR TEAM permet aux assistantes de facturation de disposer de toutes les données pour facturer. Le module de suivi de production permet de facturer en fonction de la valeur acquise sur un livrable. Les formules sont automatisées en fonction des modes de gestion de projet :
Forfait
Régie
TMA
Ceci libère du temps précieux et réduit les erreurs pour les équipes administratives, leur permettant de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Une fonction d’audit complète et transparente de toutes les transactions financières est également possible pour garantir la la fiabilité des données qui seront exportées dans l’ERP et pour garantir la cohérence.
Ces fonctionnalités de CESAR TEAM renforcent la gouvernance des projets et assurent une gestion des projets à la fois efficace et standard.
Collaboration efficace
La collaboration entre les parties prenantes est essentielle pour le succès des projets. Le logiciel CESAR TEAM permet de partager des informations financières entre les équipes internes et externes, améliorant ainsi la communication et la collaboration à travers toute l’organisation.
La capacité de collaborer en temps réel sur les budgets et les prévisions budgétaires garantit que tous les membres de l’équipe sont alignés sur les objectifs financiers, favorisant une prise de décision cohérente et efficace.
CESAR TEAM est une une plateforme de de travail collaborative qui simplifie les échanges entre les équipes projets dites opérationnelles et les financiers , assurant une coordination sans faille et un suivi de projet transparent.
Ici, nous soulignons l’importance d’une gestion de projet avec un logiciel dit intégré, capable d’adresser les complexités financières et administratives tout en facilitant une collaboration étroite entre les parties prenantes.
CESAR TEAM remplace plusieurs logiciels en intégrant la gestion de projet, la facturation et le suivi financier.
Exemple concret
Imaginons que dans une entreprise de construction, le directeur financier soit chargé de superviser un programme de grande envergure qui embarque plusieurs projets et chantiers (une nouvelle ligne de métro avec plusieurs gares).
Pour assurer le succès financier de ce programme, le directeur financier attend du logiciel PPM qu’il lui fournisse une vision en temps réel des budgets alloués pour chaque phase de construction, des coûts engagés pour les matériaux, la main-d’œuvre et les équipements, ainsi que des estimations sur les dépenses imprévues.
Il souhaite également que le logiciel identifie rapidement les écarts entre les budgets prévisionnels et les dépenses réelles, lui permettant ainsi de prendre des mesures correctives en cas de dérapage financier.
De plus, le directeur financier attend du logiciel PPM qu’il facilite la collaboration entre les équipes de projet en leur permettant de partager efficacement les informations financières et d’ajuster les budgets en temps réel en fonction des besoins du projet.
Enfin, il compte sur le logiciel PPM pour générer des rapports détaillés sur la rentabilité du projet, incluant le retour sur investissement, les coûts par phase, et les prévisions financières pour guider les décisions stratégiques de l’entreprise.
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