Une solution PPM (Project Portfolio Management) est un logiciel collaboratif pour gérer un ensemble de projets.
Vous avez un ou plusieurs outils (Excel, Microsoft project, Sciforma, …) mais la consolidation des projets est un casse tête et vous prend beaucoup de temps . Vous avez beaucoup de projets, chantiers, programmes qui ont des tâches, des livrables, des objectifs et le tout forme un puzzle impossible à consolider.
Vous constatez que chacun de vos chefs de projet possède sa méthode et son outil, vous avez peut être autant de projets que d’outils.
En revanche, la consolidation des données (planning, budget, dépenses, …) avec des feuilles Excel est fastidieuse. Vous passez plus de temps à la collecte des données qu’à l’analyse.
Après avoir testé plusieurs feuilles excel et macros, vous recherchez une solution collaborative et simple pour gérer chacun des projets mais également pour prioriser, affecter les ressources sur plusieurs projets, arbitrer les ressources et préparer les reportings pour la Direction.
Pourquoi avez vous besoin d’une solution PPM ?
Les solutions PPM sont souvent des solutions SAAS ou Cloud accessible via un navigateur (comme Salesforce, SNCF, …) qui possède une ergonomie grand public avec des fonctionnalités professionnelles (Budget, risques, facturation, …). La solution PPM va permettre à chacun de réaliser ses fonctions :
- Chef de projet : gérer un projet de A à Z
- Collaborateur : renseigner ses feuilles de temps et gérer sa contribution sur plusieurs projets
- Manager : allouer et répartir les ressources de son service
- Décideur : analyser les KPI de consolidation et décider des arbitrages
- Contrôleur de gestion : vérifier les dépenses internes et externes, valider la facturation interne ou client
- Equipe projet ou chantier : partager les objectifs
La gestion des profils et des habilitations doit être fine et souple pour répondre aux besoins de tous les métiers concernés par la gestion des projets.
Quelles sont les organisations concernées par le PPM ?
Si vous êtes une start-up de 10 personnes, EXCEl sera certainement la solution adaptée. Vous aurez quelques projets et les chefs de projet communiqueront bien entre eux. En revanche, si votre organisation est plus complexe avec des besoins de communication accrue, la solution PPM va pouvoir vous simplifier la vie :
- Standardisation des pratiques
- Partage d’un vocabulaire commun
- Mise en cohérence des reportings
- Harmonisation des plannings
- Automatisation des tâches répétitives
- Génération automatique des documents (factures, reporting, …)
- …
Si votre organisation est constituée de plusieurs Business Unit et soumise à un contrôle de gestion par projets, la solution PPM sera indispensable :
- Alignement avec les objectifs et la stratégie
- Arbitrage des budgets
- Allocation des ressources / optimisation des plans de charge
- Contrôle régulier budget/ dépenses
- Maîtrise des coûts par projet
Comment déployer une solution PPM ?
Le déploiement d’une solution PPM est un projet en soi qui s’articule sur :
- Un planning
- Un plan de formation
- Un budget (licences, formation, consulting,…)
La clef de succès est la conduite du changement. Il faudra accompagner chacune des communautés d’utilisateurs sur leurs enjeux et leur métier :
Collaborateur / contributeur
- Facilité d’accès et rapidité de la saisie
- Accès aux données clefs (mon planning, mes tâches, …)
Chef de projet
- Construction rapide du planning projet
- Affectation des ressources et accès aux disponibilités
- Préparation du reporting : consommé, reste à faire, risques
Manager
- Validation des budgets
- validation des feuilles de temps
- Validation des plannings
- Arbitrage des ressources
Contrôleur financier
- Maîtrise du coût complet
- Refactutation interne inter-BU
- Facturation client
Administration
- API avec les systèmes connexes (Salesforce, SAP, PowerBI, …)
- Administration de masse
- Administration décentralisée
- Multilinguisme
La prise de décision s’articule souvent sur plusieurs éléments :
- Des présentations auprès des référents techniques (DSI) et des référents métier (utilisateurs finaux)
- Un chiffrage complet du budget (licences, formation, assistance technique)
- Une analyse comparative des produits sur des critères simples (prix, qualité, pérennité, services associés, …)
- Un engagement de la Direction et un soutien de la hiérarchie dans le déploiement
- Une description réaliste et pertinente du projet de déploiement
- Un chef de projet disponible !
Comment réussir la conduite du changement ?
Déployer une solution PPM n’est pas une affaire technique mais un sujet d’organisation et de pratique métier. Il convient de mettre en place des référents métier et de refondre des processus transverses de gestion ou de pilotage.
CESART TEAM est éditeur de logiciel et également conseil en organisation. Partenaire de Salesforce, nous accompagnons nos clients sur la réussite de leurs projets depuis l’expression de besoin jusqu’à la mise en oeuvre.
Quels sont nos atouts ?
- Datacenter en France Hautement Sécurisé
- Partenaire Salesforce
- Références actives avec plusieurs grands comptes (Bouygues, SNCF, Caisse d’Epargne, …)
- Double compétence : Editeur de logiciel et formateur en gestion de projet
- Technologies modernes et ergonomie intuitive
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