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Le capacity planning avec CESAR

CESAR : une plateforme WEB pour booster l’intelligence collective

Le travail en équipe est le quotidien de tous mais c’est également parfois compliqué car Internet permet à chacun d’être plus autonome et de travailler à son propre rythme.

Nous sommes sur des projets mais surtout sur des objectifs de travail en équipe qui se traduisent par des résultats (livrables) à fournir dans des contraintes de qualité, coûts et délais. Ce cadre de travail est générateur de nombreux mails, de stress et parfois d’échecs. On constate toujours 1/3 des projets en échecs et 2/3 qui aboutissent avec des difficultés. Il ne faut donc pas avoir peur de l’échec pour travailler en mode projet.

Au sein des entreprises, les exigences de productivité et de compétitivité ont souvent généré une multiplication des activités et des projets dans une approche dite « mille feuilles de tâches ». Le collaborateur est alors souvent en surcharge et sans capacité d’arbitrage sur son plan de travail par manque d’information et de connaissance globale de l’activité.

Chacun travaille au mieux mais sans assez de coordination et de rythme commun.

CESAR est plateforme WEB d’intelligence collective : elle est une source d’information au sein des équipes et apporte des données qui vont permettre aux collaborateurs de réagir face aux exigences de plan de charge. Elle permet à chacun d’être plus intelligentet de trouver des solutions collectives pour mieux travailler ensemble :

  • Identifier et communiquer les priorités
  • Arbitrer des tâches au jour le jour
  • Donner du sens avec une planification à moyen-long terme
  • Booster l’engagement sur des objectifs clairs, compris et partagés

L’intelligence collective est la résultante d’une organisation souple et flexible qui repose sur une culture et des principes, et non sur des procédures strictes. De plus, la capacité à réagir avec des données fiables de pilotage améliore l’intelligence individuelle et collective. Un indicateur clef de pilotage (KPI) est factuel et compréhensible par tous.

CESAR permet de construire un cadre de travail souple dans lequel chaque collaborateur possède des marges de manœuvre pour optimiser sa productivité et son efficacité.

Les échecs liés à la mise en place des outils de gestion de projet sont principalement issus de trois causes :

  • Une séparation trop théorique des modes projets et des modes activités récurrentes (Build/RUN). La somme des petits projets est en général un projet qui a perdu son sens et son chef de projet d’origine. Beaucoup de projets sont orphelins sans le savoir. CESAR permet de gérer tous les types de projets et/ou d’activités sans contraindre les équipes dans des méthodes ou des procédures contraignantes. L’architecture de CESAR permet de gérer des projets transverses et des activités récurrentes en mode hiérachie/hors hiérarchie. Par exemple, CESAR permet de gérer tous les métiers avec des compétences ce qui donne une vision transverse aux managers pour connaître le taux de booking d’un collaborateur ou les besoins en compétences.
  • Une vision trop ingénierie de projet qui ne tient pas compte de la socio-dynamique des organisations et de l’engagement des ressources pour pouvoir réaliser les projets. Le travail au quotidien repose sur une communication efficace et une information claire sur les plans de travail : objectifs, travaux, contraintes qualité-coûts-délais, jalons, … Un chef de projet a la liberté d’organiser et structurer son projet. Il est architecte d’une organisation temporaire qui va permettre à son équipe d’innover. Cette organisation doit donc être agile, motivante et efficace.
  • Une sous-estimation de la conduite du changement pour mettre en place une intelligence collective au sein des équipes. Cette intelligence collective repose sur des capacités d’actions accrues, des informations sur les délais pour arbitrer, des responsabilités sur les coûts, des engagements sur les résultats et des visions exhaustives pour mieux prioriser. Les actions de communication, formation et de coaching d’équipe sont indispensables pour booster l’intelligence collective sur un projet. Sur ce domaine, le processus est irrevesible. On n’a pas deux occasions pour réussir la réunion de lancement et on ne peut pas (re)motiver une équipe si celle-ci a perdu l’envie et l’énergie pour travailler. Les équipes ont besoin de signes de reconnaissance et d’émulation pour travailler avec efficacité. CESAR est uniquement une plateforme mais elle permet à chacun de se positionner, d’aider les autres et de voir les priorités en quasi temps réel.

 

Avec CESAR, le chef de projet est architecte d’une organisation temporaire qui va permettre à son équipe d’innover. Les équipe peuvent prioriser et être moins en surcharge.

CESAR : un planning collaboratif sur le web

CESAR innove avec un diagramme de Gantt, intuitif et visuel, qui permet de planifier sur le WEB et en mode collaboratif les tâches et les ressources de vos projets. Si vous devez planifier un projet, votre équipe souhaitera partager et consulter un planning réaliste qui tienne compte de toutes les contraintes : durée des tâches, capacité à faire des ressources, jalons à respecter, objectifs à atteindre, …

Néanmoins, l’éloignement des contributeurs, la multiplicité des tâches et la gestion des aléas en temps réel rendent l’exercice du planning compliqué pour le chef de projet. Les exigences managériales ont souvent changé. Par exemple ;

« Le planning du projet doit être mis à jour en temps réel et communiqué en moins de 10 mn par Skype et non présenté une fois par semaine ou par mois en salle de réunion. Nos clients consultent les échéances sur leur smartphone et n’attendent plus le reporting.»

La construction du planning est souvent complexe car le manager ne dispose pas de toutes les informations : contributeurs, dates clefs, … Ce planning est également sous la responsabilité d’un chef de projet mais également de plusieurs managers de ressources et de contributeurs. Il doit donc être collaboratif afin que les managers mettent à jour les disponibilités de ressources et que certains contributeurs puissent également s’auto-planifier.

CESAR est un logiciel de planification collaboratif qui va vous permettre de mettre à jour en temps réel le planning d’un projet mais également le planning d’un service ou d’un département. Les trois avantages du planning avec CESAR sont les suivants :

1/ Une affectation rapide et efficace des ressources disponibles

  • Le taux d’affectation de chacune des ressources est un indicateur de pilotage représenté sur le planning avec un clignotant très visuel. Il permet de planifier et de lisser la charge.
  • Le plan de charge des ressources est présenté sur l’ensemble des portefeuilles de projet et tient compte des absences et des activités récurrentes.

2/ Une interface graphique et des fonctions de Drag an Drop

  • Le logiciel CESAR est adossé sur les meilleures technologies du WEB pour offrir un graphisme de haute qualité. Le déplacement des barres de fait à la souris et l’affectation des ressources sur les projets par Drag and Drop.
  • L’interface graphique permet d’avoir des analyses synthétiques et détaillées du planning avec des visions automatiques par projet et ressources.

3/ Une mise à jour sur le web, collaborative et sécurisée

  • Tous les plannings sont disponibles sur le WEB et chacun des contributeurs peut mettre à jour sa partie. CESAR gère les conflits d’accès sur chacune des barres de tâches.
  • Chacun des experts peut donc s’auto-planifier et CESAR met à jour un planning collaboratif en temps réel. Le chef de projet peut se concentrer sur l’analyse globale et ne pas perdre de temps sur la saisie des données de chacun des collaborateurs.
  • Le planning CESAR permet de communiquer aux parties prenantes les informations clefs avec un visuel communiquant : le graphisme est clair et l’information pertinente. CESAR vous apporte un gain de temps pour préparer les réunions et génère des réunions plus efficaces.

Planifiez vos ressources avec le Visual-Gantt de CESAR

Le principal facteurs clés de succès d’un projet est de disposer d’une planification des ressources adaptée au plan de charge du projet. La majorité des projets sont en situation d’échec par un déficit de Capacité A faire (CAF).

On constate sur l’ensemble des secteurs d’activité que la profondeur de planification des ressources est assez faible et aléatoire : quelques semaines pour la majorité d’entre elles. Les pratiques du management agile ont parfois accéléré cette tendance et nous avons constaté une confusion entre management agile et planification ;

« Etre agile ne nous permet pas de nous affranchir de la planification« .

Il est conseillé de planifier sur un projet ET d’agir avec agilité. La majorité des entreprises ont des ressources limitées pour les projets qui sont très consommateurs de compétences rares et peu disponibles. Les chefs de projet sont en général en surcharge et les experts métier disposent de très peu de temps pour participer aux projets.

Sur un projet, il faut des ressources disposant des 4C : Compétences, et capacité  de Coordination, Courage, Curiosité.

Afin d’améliorer la planification du « Qui fait Quoi », CESAR  a mis au point un outil de planification innovant qui associe les atouts du diagramme de Gantt et du management visuel : le Visual-Gantt.

Cet outil de planification vous permet de construire un plan de charge prévisionnel en toute agilité avec une technologie de drag-drop sur le WEB. Le Visual-Gantt de CESAR vous permet de :

  • Réaliser une affectation rapide des ressources génériques ou réelles
  • Remplacer une ressource générique (compétence) par une ressource réelle
  • Visualiser en temps réel les surcharges et les taux d’affectation
  • Lisser la charge par déplacement ou diminution des barres de tâches
  • Visualiser le délai du projet, d’un chantier (sous-rejet) ou d’un livrable en fonction de la capacité à faire des ressources
  • Planifier avec des contraintes de délai (jalons) ou des contraintes de ressources (capacité à faire)

Ces fonctions sont disponibles sur un projet ou un portefeuille de projets au niveau d’une direction ou d’une unité opérationnelle. Le Visual-Gantt de CESAR vous permet d’avoir des vues par ressources, par domaines ou par projets.

Les retours-d’expérience sont multiples :

  • Une planification réaliste qui tient compte de la disponibilité des ressources
  • Une optimisation des affectations de ressources rares (experts)
  • Une meilleur travail en équipe
  • Une diminution de la surcharge et du mode urgence
  • Une simplicité d’utilisation

Le Visual-Gantt permet à tous les acteurs de l’entreprise de visualiser le Qui fait Quoi et Quand avec différents  niveaux de synthèse et différentes échelles de temps mais également de chiffrer le combien en termes de charge (JH) et de coûts (€). La planification des projets et les affectations de ressources sont les principaux leviers de gains  de productivité.

Le Visual-Gantt de CESAR vous permet de dégager ces gains de productivité en toute agilité avec un seul écran. Chacun des acteurs de l’entreprise peut visualiser en un clin d’oeil le plan de charge d’un projet, d’une direction ou d’une unité opérationnelle et détecter ainsi des leviers d’optimisation en optimisant sa planification ou une planification d’équipe.

Avec CESAR et le Visual-Gantt vous disposez de toutes les clés pour piloter vos projets de bout en bout, planifier les ressources, anticiper les besoins de compétences et gérer les besoins de recrutement interne/externe. C’est également un outil de communication avec votre management et votre Direction des Ressources Humaines afin de rassembler les informations sur les besoins de compétences. Cette analyse du plan de compétences en amont des projets est cruciale pour éviter les mauvaises surprises de surcharge et de situation d’urgence.