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Rôle du PMO smart et agile

 

L’agilité est-elle une méthode, une mode, un objectif ou bien un comportement ?

Dans un monde qui va de plus en plus vite, les Dirigeants d’entreprise attendent davantage de rapidité, de flexibilité et de résultat sur les projets. On constate également une tendance forte à gérer dorénavant des portefeuilles de produits et non uniquement des portefeuilles de projets.

Dans ce cadre, le PMO Agile ou « chef de projet agile », doit se doter d’une vision client final, processus et projet. Les compétences en conduite de projet « classique » ne sont plus suffisantes. Il faut être capable de :

  • Comprendre et accompagner les innovations
  • Accélérer la vitesse de production des livrables sur les projets
  • Intégrer la conduite du changement en amont des projets
  • Allouer des ressources avec plus de flexibilité et de mobilité
  • Aligner les projets sur les nouveaux produits et les clients avec une efficacité supérieure
  • Mettre en place des méthodes hybrides (agiles et classiques)
  • Exploiter le potentiel du télétravail
 
La méthode agile a fait ses preuves sur les projets informatiques en mobilisant des équipes de taille réduite sur des délais courts ( 5 à 7 semaines). On constate que les principes de la méthode peuvent être appliqués sur des projets de transformation ou de plus grande envergure dans une approche hybride (agile et traditionnel).

Attention, le PMO agile est chef d’orchestre d’une équipe d’experts qui doivent être agiles !

Le rôle du PMO Agile devient central pour diffuser une culture projet orientée « produit-résultat d’entreprise et client final ».  Cette culture projet dite agile fédère les équipes métier et techniques. On constate que le vocabulaire classique : maîtrise d’ouvrage, assistance maîtrise d’ouvrage, maîtrise d’œuvre est souvent remplacé par PMO et son équipe projet, experts, product owner, product manager, …

Les rôles et les responsabilités sur les projets s’adaptent pour répondre plus rapidement aux demandes d’un marché turbulent mais qui foisonnent d’opportunités à saisir et d’innovation à réaliser.

Dans ce contexte, le PMO a besoin d’une solution collaborative, smart et agile de pilotage des projets (PPM) pour diffuser l’agilité dans l’organisation de l’entreprise.  CESAR TEAM vous permet de piloter un portefeuille de projets mais également de gérer des programmes qui sont des lignes de produits ou des objectifs stratégiques. On passe d’une logique besoins/projets à une logique produit/projets. Le PMO travaille main dans la main avec le marketing afin d’optimiser les résultats commerciaux liés au lancement d’un nouveau produit. Le déploiement d’un produit et son succès peuvent faire partie du périmètre d’un PMO agile qui porte une responsabilité de bout en bout et non uniquement sur la phase projet. Cette approche permet de prendre en compte en amont toutes les problématiques projets et les contraintes d’exploitation produit. Le modèle agile permet de prendre en compte les demandes et les changements des clients avec plus de flexibilité et de vitesse.

Le chef de projet agile est donc engagé sur un résultat d’entreprise lié au nouveau produit et non uniquement sur une livraison de livrables sur le projet. Le PMO est également SMART au sens « intelligent et malin » car il doit mobiliser des compétences métier et produit dans une entreprise souvent cloisonnée et rigide. C’est à ce niveau que le PMO Agile devra pouvoir planifier des compétences et des ressources avec une visibilité sur leur disponibilité. La solution de « capacity planning » de CESAR TEAM permet ainsi d’apporter cette information en toute transparence et de faire des demandes de ressources aux différents managers de ressources de l’entreprise. La méthode agile est également un changement culturel qui mobilise les ressources sur un objectif commun lié à un produit d’entreprise et pas uniquement sur une livraison projet. La finalité d’une solution PPM comme CESAR TEAM est de donner les moyens aux équipes d’innover et de créer de la valeur pour les clients de l’entreprise. Par exemple, si on considère que l’informatique est quasiment dans tous les produits ou dans la relation client, le rôle d’un ergonome (UX) est clef pour un projet mais également pour le produit et le client final.  La traçabilité de l’expérience client sur un parcours d’achat d’un produit pourra être intégré dans le projet en termes de DATA afin d’innover en termes de Business Intelligence. 

Sans PMO Smart et Agile, l’entreprise ne dispose pas des capacités d’aller plus vite ou d’être plus flexible. La solution CESAR TEAM est un support clef pour les équipes smart et agiles.

 

Les 7 principes clefs issus de nos retours d’expérience :

 

1.     Un projet dit agile est toujours lié à un produit ou un service et donc à un client ou marché

2.     Une équipe projet est une équipe d’experts multiples coordonnée par un PMO smart et agile qui joue un rôle de patron de PME pendant la durée du projet

3.     Le PMO coordonne des experts multiples et doit planifier avec finesse les interventions de chacun

4.     Le processus de planification en agile s’articule sur des priorités souvent révisées et la capacité à faire des ressources disponibles

5.     Le style de management s’appuie sur la confiance et le contrôle avec des équipes autonomes mais pas indépendantes

6.     Le pilotage des projets s’articule sur des livraisons incrémentales qui feront l’objet d’une recette métier réactive et continue (Alignée sur l’amélioration continue des processus)

7.     Le travail collaboratif est connecté à une plateforme PPM qui remplace le travail individuel sur tableur. La sécurisation, l’analyse et le partage des données sur les projets avec une solution PPM est une activité clef du PMO.

 

Les apports de la solution CESAR TEAM dans votre organisation

  • Permettre aux experts de s’affecter eux-mêmes sur les projets et de définir leurs actions
  • Adapter les rôles et responsabilités des PMO ou des chefs de projets « Smart Agile » afin de gagner en efficacité
  • Favoriser une priorisation qui tient compte des métiers, du client et des contraintes techniques
  • Déployer un système de planification des ressources éligibles sur les projets afin de mobiliser les compétences au meilleur moment (capacity planning)
  • Centraliser les données des projets pour des analyses de type business intelligence
  • Favoriser le partage des données de coûts et renforcer le contrôle de gestion sur les projets
  • Mettre à disposition des tableaux de bord « just in time » pour l’ensemble des parties prenantes
  • Favoriser le télétravail avec des accès à une plateforme PPM sécurisée et conforme aux exigences du SecNumCloud

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