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Pilotage économique de la DSI : méthode ABC et suivi de production

Le pilotage économique de la DSI est un enjeu majeur pour les Directions Générales à double titre :

  • l’informatique est un métier souvent positionné comme un centre de coûts
  • les projets sont nombreux et source de nombreuses dérives sur les budgets

La compréhension et l’analyse des coûts de la DSI est un processus complexe qui doit s’appuyer sur une méthode et un logiciel. Dans cet article, nous allons vous présenter la méthode ABC (Activity Base Costing), la méthode du suivi de production et le logiciel CESAR TEAM pour la mise en oeuvre des méthodes.

Qu'est ce que la méthode ABC ?

La méthode ABC permet d’avoir une structuration des coûts par Activités et non par poste de dépenses ou lignes budgétaires. Elle vient en complément d’une approche par poste de coûts afin de disposer d’une meilleure compréhension des coûts et de répondre aux questions :

  • Pourquoi ce coût ?
  • Comment expliquer le coût en termes d’usages ?

La méthode ABC permet de modéliser les coûts d’une DSI suivant 4 niveaux

  • Niveau Ressources
  • Niveau Activités
  • Niveau Services
  • Niveau Clients

Une DSI va consommer des ressources (internes et externes) pour ses activités (récurrentes ou projets) afin de fournir des services à ses clients (métiers et utilisateurs). 

L’ensemble des activités forment les processus de la DSI : processus opérationnels et processus de pilotage.

La méthode ABC permet de passer d’une DSI centre de coûts à une DSI centre de profits qui pourra refacturer ses services à ses clients.

  • Les ressources (internes et externes) couvrent l’ensemble des dépenses internes (ressources humaines, frais de structure, amortissement, …) et dépenses externes (factures fournisseurs, …). L’ensemble des ressources est couvert par les budgets qui se décomposent en lignes budgétaires et postes de coûts. Le suivi budgétaire est un suivi des dépenses internes et externes de la DSI. On contrôle uniquement les dépenses.
  • Les activités représentent l’ensemble des tâches récurrentes et des projets ou l’ensemble des activités de build (projets, …) et de Run (maintenance, locaux, …). La méthode ABC va permettre de consolider les dépenses par activités en complément de la vision par poste de coûts. Cette méthode est souvent utilisée par les contrôleurs de gestion qui vont effectuer un croisement des données. On contrôle le coût complet des activités.
  • Les services représentent les engagements avec les métiers et les utilisateurs. Les services sont liés aux  matériels, logiciels, hot line, CRM, ERP, applications Saas, stockage, licences, formation utilisateurs, …. Le coût par service va permettre de dialoguer avec les utilisateurs.
  • Les clients sont les Directions métiers et utilisateurs qui ont besoin des services et qui les commandent.

La méthode ABC va permettre de consolider les dépenses par activités et de facturer les clients par services.

Par exemple, le coût d’un serveur pourra se décomposer sur une activité de stockage et une activité d’archivage. L’activité de stockage pourra se décomposer en un service de sauvegarde des mails et un service de sauvegarde des documents.

Il sera ici plus pertinent d’analyser les coûts d’archivage et de stockage que celui du serveur en termes de matériels et logiciels.

Exemple de méthode ABC pour une DSI

Qu’est-ce que le suivi de production pour une DSI ?

La DSI se pose la question du coût et celle de la création de valeur ou de la production. Une DSI est souvent comparée à une usine qui doit produire des services. Le suivi de production va permettre de mesurer en euros la valeur produite en s’appuyant sur la valeur initiale ou budget. Cette méthode dite de la valeur acquise est très intéressante sur les projets pour lesquels il est possible de mesurer l’avancement

Production = Budget * avancement

La DSI avec une vision comme usine à services devient un centre de services sur lequel on peut appliquer la méthode ABC et la méthode du suivi de production. Les activités récurrentes et les projets d’une DSI sont en général assez nombreux et diversifiés. Le catalogue de services est plus ou moins volumineux en fonction des métiers de l’entreprise et des attentes utilisateurs.

L'apport du logiciel CESAR TEAM pour le pilotage économique des projets ?

La mise en œuvre de la méthode ABC ou de la méthode Suivi de production suppose une structuration des données et des traitements spécifiques. CESAR TEAM a été conçu en conformité avec ces méthodes et permet un contrôle de gestion complet des projets d’une entreprise.

 

CESAR TEAM propose les fonctions suivantes :

 

  1. Suivi des imputations par projet et par service
  2. Suivi des dépenses internes et externes par projet et par service
  3. Suivi de production par projet et par collaborateur (coût/production/consommé)
  4. Suivi budgétaire par ligne budgétaire et postes de coût
  5. Suivi des achats / reventes (matériels, logiciels)
  6. Coût par activité
  7. Suivi de la marge brute par projet (compte d’exploitation par projet)

Ces fonctions sont disponibles aux différents niveaux d’un groupe :

  • Business Unit
  • Directions
  • Services
  • Collaborateurs

La mise en œuvre des méthodes repose sur un logiciel capable de traiter toutes les données avec des visions spécifiques par utilisateurs :

  • Acheteurs
  • Managers
  • Chefs de projet
  • Comptabilité
  • Contrôle de gestion
  • Direction

 

 

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