Décider avec efficacité

65% des décisions prises sur les projets ne seraient pas bonnes* 

*Étude Mc Kinsey 2017 auprès de 2200 managers.

Les causes sont multiples :

  • Un manque de visibilité sur l’avenir
  • Trop d’informations hétérogènes et incohérentes
  • Des données de pilotage pas assez fraîches
  • Pas assez de temps pour préparer la prise de décision
  • La peur de l’échec
  • La volonté de décider hors réunion 
  • La forme « messe » des réunions dites de décision

En théorie les décisions sont prises par le comité de pilotage à plusieurs, en pratique les décisions sont largement prises ou proposées par le chef de projet et son sponsor. En revanche, les affectations de ressources sont prises par les managers des ressources et c’est souvent sur ce sujet de la disponibilité ou capacité à faire (CAF) des acteurs que les difficultés sont constatés.

Les principales décisions sur un projet :

Créer ou lancer le projet 

Cette décision n’est pas prise par le chef de projet. En général, c’est à l’issue de l’étude d’opportunité que la décision de GO ou NO GO est prise. La gouvernance de l’entreprise peut mettre en place un comité des investissements trimestriel ou bien ce type de décision est pris par le Directeur de la Direction concernée. Sur les projets transversaux, c’est le COMEX ou le patron de l’entreprise qui décide. Néanmoins, on constate que bien souvent le volume de projets soit bien supérieur à celui qu’imagine le patron.

Affecter un budget et des moyens

Sur la base de l’estimation et du chiffrage, il convient d’affecter un budget qui va être compliqué pour plusieurs raisons :

  • Il est pluri-annuel
  • Il est multi-directions
  • Il engage des ressources en exploitation / RUN

La décision budgétaire est à prendre dans le cadre de l’exercice et à renouveler pour chacun des exercices.

Modifier le périmètre ou revoir l’objectif

Afin de respecter le délai et de maîtriser le budget, le chef de projet propose de réduire le périmètre. L’arbitrage Qualité-Coût-Délais est souvent pris un regard d’une analyse de risques.

Modifier la méthode et les outils

La méthode et les outils sont souvent imposés par l’entreprise sauf si celle-ci n’en dispose pas. Le chef de projet a peu de marge de manœuvre.

 

Modifier les contributeurs de l’équipe

Le chef de projet ne peut pas réellement faire son marché et choisir les meilleurs talents de l’entreprise pour son projet. Il doit souvent conduire son projet avec les forces disponibles. Certains considèrent que le système-D est la méthode de l’entreprise. Il faut savoir faire avec les moyens existants.

Modifier le planning

Le Chef de projet est responsable du planning et du qui fait quoi. Il peut donc décider au quotidien des actions à allouer. Il définit sa feuille de route.

Alerter

Le Chef de projet a un devoir d’alerte et doit décider de qui est acceptable ou pas. Certains chefs de projet ne remontent pas les risques et digèrent le stress – d’autres déclenchent les alertes trop souvent.