5 astuces pour booster les PME

Comment simplifier vos projets?

Le mode projet est une méthode de travail agile et souple qui permet de travailler en transversal dans l’entreprise avec des équipes multi-sites et en télétravail.

Le mode PPM (Project Portfolio Management) est une méthode complémentaire qui permet de standardiser et simplifier les processus de plusieurs projets. La méthode PPM permet de cadrer, prioriser et piloter un ensemble de projets uniques et agiles.

Cette méthode PPM s’adresse à des entreprises qui souhaitent d’une part booster l’agilité des projets et d’autre part piloter et contrôler en global les ressources planifiées sur tous ces projets. Le capacity planning des plateformes PPM est un outil puissant pour planifier en temps réel et maîtriser la capacité à faire des équipes sur plusieurs sites / Busines Unit. Cet outil permet une visualisation des l’ensembles des projets ce qui facilite grandement leur gestion.

L’enjeu de la plateforme CESAR.TEAM est de standardiser et de simplifier en mutualisant les bonnes pratiques au sein d’un cadre de travail « digitalisé » souple et non contraignant.

Pour réagir en temps, l’accès à une plateforme cloud et collaborative est essentielle pour garantir la cohésion des actions en temps réel.

Les 4 clés de succès du PPM avec CESAR.TEAM :

  1. Définir des processus simples et souples pour tous
  2. Proposer un cadre de travail et non des procédures contraignantes
  3. Donner des objectifs actualisés et adaptés aux situations grâce à un reporting temps réel et une planification fine des ressouces
  4. Partager des KPI d’entreprise (TJM, CJM, TPM, …) et donner un sens stratégique pour renforcer la compétitivité de l’entreprise et des équipes

1/ Des processus simples et souples

Un projet est toujours un paradoxe : d’une part un lieu d’échange et de créativité, et d’autre part, un espace de contrôle et de pilotage. Le plateau projet et l’accès à une plateforme collaborative sont des pré-requis pour travailler avec efficacité en transversal et en multi-sites. Un projet est toujours unique et complexe mais la méthode projet est un processus standard et simple.

2/ Un cadre de travail et non des procédures contraignantes

La réussite d’un projet repose uniquement sur une équipe en confiance et en dialogue. La communication transparente, la liberté d’expression et le partage d’un vocabulaire commun sont plus importants que des procédures trop lourdes ou administratives.

3/ Un reporting temps réel et une planification fine des ressources

Chaque membre de l’équipe projet a besoin de travailler sur les bons sujets au bon moment. La planification des ressources et l’ajustement des affectations de compétence sont la principale clés de succès ou cause d’échec des projets. CESAR.TEAM apporte en temps réel un reporting intelligent aux managers et un outil puissant de « capacity planning ».

4/ Aligner les projets sur la stratégie de l’entreprise avec des KPI corporate

Un projet se situe dans une entreprise avec une finalité de valeur ajoutée pour ses clients. Le projet est une aventure humaine et un lieu d’innovation mais c’est également un coût et un ROI. La direction attend des impacts positifs sur les KPI financiers, commerciaux et sociaux.

CESAR.TEAM permet d’anticiper ses impacts avec des KPI simples : TJM, CJM, marge brute, coûts directs, … En tant que responsable de Business Unit vous piloter de bout en bout l’évolution de votre activité avec des KPI « corporate » mis à jour en temps réel.

Article de mai 2020 du Harvard Busines Review sur l’entreprise altruiste.

 

Le capacity planning avec CESAR

CESAR : une plateforme WEB pour booster l’intelligence collective

Le travail en équipe est le quotidien de tous mais c’est également parfois compliqué car Internet permet à chacun d’être plus autonome et de travailler à son propre rythme.

Nous sommes sur des projets mais surtout sur des objectifs de travail en équipe qui se traduisent par des résultats (livrables) à fournir dans des contraintes de qualité, coûts et délais. Ce cadre de travail est générateur de nombreux mails, de stress et parfois d’échecs. On constate toujours 1/3 des projets en échecs et 2/3 qui aboutissent avec des difficultés. Il ne faut donc pas avoir peur de l’échec pour travailler en mode projet.

Au sein des entreprises, les exigences de productivité et de compétitivité ont souvent généré une multiplication des activités et des projets dans une approche dite « mille feuilles de tâches ». Le collaborateur est alors souvent en surcharge et sans capacité d’arbitrage sur son plan de travail par manque d’information et de connaissance globale de l’activité.

Chacun travaille au mieux mais sans assez de coordination et de rythme commun.

CESAR est plateforme WEB d’intelligence collective : elle est une source d’information au sein des équipes et apporte des données qui vont permettre aux collaborateurs de réagir face aux exigences de plan de charge. Elle permet à chacun d’être plus intelligentet de trouver des solutions collectives pour mieux travailler ensemble :

  • Identifier et communiquer les priorités
  • Arbitrer des tâches au jour le jour
  • Donner du sens avec une planification à moyen-long terme
  • Booster l’engagement sur des objectifs clairs, compris et partagés

L’intelligence collective est la résultante d’une organisation souple et flexible qui repose sur une culture et des principes, et non sur des procédures strictes. De plus, la capacité à réagir avec des données fiables de pilotage améliore l’intelligence individuelle et collective. Un indicateur clef de pilotage (KPI) est factuel et compréhensible par tous.

CESAR permet de construire un cadre de travail souple dans lequel chaque collaborateur possède des marges de manœuvre pour optimiser sa productivité et son efficacité.

Les échecs liés à la mise en place des outils de gestion de projet sont principalement issus de trois causes :

  • Une séparation trop théorique des modes projets et des modes activités récurrentes (Build/RUN). La somme des petits projets est en général un projet qui a perdu son sens et son chef de projet d’origine. Beaucoup de projets sont orphelins sans le savoir. CESAR permet de gérer tous les types de projets et/ou d’activités sans contraindre les équipes dans des méthodes ou des procédures contraignantes. L’architecture de CESAR permet de gérer des projets transverses et des activités récurrentes en mode hiérachie/hors hiérarchie. Par exemple, CESAR permet de gérer tous les métiers avec des compétences ce qui donne une vision transverse aux managers pour connaître le taux de booking d’un collaborateur ou les besoins en compétences.
  • Une vision trop ingénierie de projet qui ne tient pas compte de la socio-dynamique des organisations et de l’engagement des ressources pour pouvoir réaliser les projets. Le travail au quotidien repose sur une communication efficace et une information claire sur les plans de travail : objectifs, travaux, contraintes qualité-coûts-délais, jalons, … Un chef de projet a la liberté d’organiser et structurer son projet. Il est architecte d’une organisation temporaire qui va permettre à son équipe d’innover. Cette organisation doit donc être agile, motivante et efficace.
  • Une sous-estimation de la conduite du changement pour mettre en place une intelligence collective au sein des équipes. Cette intelligence collective repose sur des capacités d’actions accrues, des informations sur les délais pour arbitrer, des responsabilités sur les coûts, des engagements sur les résultats et des visions exhaustives pour mieux prioriser. Les actions de communication, formation et de coaching d’équipe sont indispensables pour booster l’intelligence collective sur un projet. Sur ce domaine, le processus est irrevesible. On n’a pas deux occasions pour réussir la réunion de lancement et on ne peut pas (re)motiver une équipe si celle-ci a perdu l’envie et l’énergie pour travailler. Les équipes ont besoin de signes de reconnaissance et d’émulation pour travailler avec efficacité. CESAR est uniquement une plateforme mais elle permet à chacun de se positionner, d’aider les autres et de voir les priorités en quasi temps réel.

 

Avec CESAR, le chef de projet est architecte d’une organisation temporaire qui va permettre à son équipe d’innover. Les équipe peuvent prioriser et être moins en surcharge.

CESAR : un planning collaboratif sur le web

CESAR innove avec un diagramme de Gantt, intuitif et visuel, qui permet de planifier sur le WEB et en mode collaboratif les tâches et les ressources de vos projets. Si vous devez planifier un projet, votre équipe souhaitera partager et consulter un planning réaliste qui tienne compte de toutes les contraintes : durée des tâches, capacité à faire des ressources, jalons à respecter, objectifs à atteindre, …

Néanmoins, l’éloignement des contributeurs, la multiplicité des tâches et la gestion des aléas en temps réel rendent l’exercice du planning compliqué pour le chef de projet. Les exigences managériales ont souvent changé. Par exemple ;

« Le planning du projet doit être mis à jour en temps réel et communiqué en moins de 10 mn par Skype et non présenté une fois par semaine ou par mois en salle de réunion. Nos clients consultent les échéances sur leur smartphone et n’attendent plus le reporting.»

La construction du planning est souvent complexe car le manager ne dispose pas de toutes les informations : contributeurs, dates clefs, … Ce planning est également sous la responsabilité d’un chef de projet mais également de plusieurs managers de ressources et de contributeurs. Il doit donc être collaboratif afin que les managers mettent à jour les disponibilités de ressources et que certains contributeurs puissent également s’auto-planifier.

CESAR est un logiciel de planification collaboratif qui va vous permettre de mettre à jour en temps réel le planning d’un projet mais également le planning d’un service ou d’un département. Les trois avantages du planning avec CESAR sont les suivants :

1/ Une affectation rapide et efficace des ressources disponibles

  • Le taux d’affectation de chacune des ressources est un indicateur de pilotage représenté sur le planning avec un clignotant très visuel. Il permet de planifier et de lisser la charge.
  • Le plan de charge des ressources est présenté sur l’ensemble des portefeuilles de projet et tient compte des absences et des activités récurrentes.

2/ Une interface graphique et des fonctions de Drag an Drop

  • Le logiciel CESAR est adossé sur les meilleures technologies du WEB pour offrir un graphisme de haute qualité. Le déplacement des barres de fait à la souris et l’affectation des ressources sur les projets par Drag and Drop.
  • L’interface graphique permet d’avoir des analyses synthétiques et détaillées du planning avec des visions automatiques par projet et ressources.

3/ Une mise à jour sur le web, collaborative et sécurisée

  • Tous les plannings sont disponibles sur le WEB et chacun des contributeurs peut mettre à jour sa partie. CESAR gère les conflits d’accès sur chacune des barres de tâches.
  • Chacun des experts peut donc s’auto-planifier et CESAR met à jour un planning collaboratif en temps réel. Le chef de projet peut se concentrer sur l’analyse globale et ne pas perdre de temps sur la saisie des données de chacun des collaborateurs.
  • Le planning CESAR permet de communiquer aux parties prenantes les informations clefs avec un visuel communiquant : le graphisme est clair et l’information pertinente. CESAR vous apporte un gain de temps pour préparer les réunions et génère des réunions plus efficaces.

Planifiez vos ressources avec le Visual-Gantt de CESAR

Le principal facteurs clés de succès d’un projet est de disposer d’une planification des ressources adaptée au plan de charge du projet. La majorité des projets sont en situation d’échec par un déficit de Capacité A faire (CAF).

On constate sur l’ensemble des secteurs d’activité que la profondeur de planification des ressources est assez faible et aléatoire : quelques semaines pour la majorité d’entre elles. Les pratiques du management agile ont parfois accéléré cette tendance et nous avons constaté une confusion entre management agile et planification ;

« Etre agile ne nous permet pas de nous affranchir de la planification« .

Il est conseillé de planifier sur un projet ET d’agir avec agilité. La majorité des entreprises ont des ressources limitées pour les projets qui sont très consommateurs de compétences rares et peu disponibles. Les chefs de projet sont en général en surcharge et les experts métier disposent de très peu de temps pour participer aux projets.

Sur un projet, il faut des ressources disposant des 4C : Compétences, et capacité  de Coordination, Courage, Curiosité.

Afin d’améliorer la planification du « Qui fait Quoi », CESAR  a mis au point un outil de planification innovant qui associe les atouts du diagramme de Gantt et du management visuel : le Visual-Gantt.

Cet outil de planification vous permet de construire un plan de charge prévisionnel en toute agilité avec une technologie de drag-drop sur le WEB. Le Visual-Gantt de CESAR vous permet de :

  • Réaliser une affectation rapide des ressources génériques ou réelles
  • Remplacer une ressource générique (compétence) par une ressource réelle
  • Visualiser en temps réel les surcharges et les taux d’affectation
  • Lisser la charge par déplacement ou diminution des barres de tâches
  • Visualiser le délai du projet, d’un chantier (sous-rejet) ou d’un livrable en fonction de la capacité à faire des ressources
  • Planifier avec des contraintes de délai (jalons) ou des contraintes de ressources (capacité à faire)

Ces fonctions sont disponibles sur un projet ou un portefeuille de projets au niveau d’une direction ou d’une unité opérationnelle. Le Visual-Gantt de CESAR vous permet d’avoir des vues par ressources, par domaines ou par projets.

Les retours-d’expérience sont multiples :

  • Une planification réaliste qui tient compte de la disponibilité des ressources
  • Une optimisation des affectations de ressources rares (experts)
  • Une meilleur travail en équipe
  • Une diminution de la surcharge et du mode urgence
  • Une simplicité d’utilisation

Le Visual-Gantt permet à tous les acteurs de l’entreprise de visualiser le Qui fait Quoi et Quand avec différents  niveaux de synthèse et différentes échelles de temps mais également de chiffrer le combien en termes de charge (JH) et de coûts (€). La planification des projets et les affectations de ressources sont les principaux leviers de gains  de productivité.

Le Visual-Gantt de CESAR vous permet de dégager ces gains de productivité en toute agilité avec un seul écran. Chacun des acteurs de l’entreprise peut visualiser en un clin d’oeil le plan de charge d’un projet, d’une direction ou d’une unité opérationnelle et détecter ainsi des leviers d’optimisation en optimisant sa planification ou une planification d’équipe.

Avec CESAR et le Visual-Gantt vous disposez de toutes les clés pour piloter vos projets de bout en bout, planifier les ressources, anticiper les besoins de compétences et gérer les besoins de recrutement interne/externe. C’est également un outil de communication avec votre management et votre Direction des Ressources Humaines afin de rassembler les informations sur les besoins de compétences. Cette analyse du plan de compétences en amont des projets est cruciale pour éviter les mauvaises surprises de surcharge et de situation d’urgence.

Mettre en place un plan de charge

Vous êtes contributeur sur un projet transverse au sein d’une direction métier du type marketing, service client ou vente et le chef de projet vous demande votre plan de charge ou plus exactement « Avez-vous la capacité à faire ? ». Le chef de projet veut être sûr et certain de votre engagement sur le projet suivant son planning.

En tant qu’expert métier, vous êtes au quotidien en surcharge et dans une logique de « best effort ». Votre manager, qui est également votre hiérarchique, ne met pas en pratique le plan de charge, car vous êtes en parallèle sur plusieurs activités et plusieurs projets.

On constate que les Directions Systèmes d’Information maîtrise avec finesse le plan de charge, car les ressources sont en général mono-activité ou mono-projet sur des plages de temps très précises (Pierre est un développeur JAVA affecté du 15 octobre au 15 décembre sur le projet NICHOLSON). Le mode projet est donc souvent considéré comme un métier pour les maîtrises d’œuvre dans la mesure où les travaux sont répétitifs et planifiés dans un plan de charge collectif.

Concernant les directions métier et les activités de maîtrise d’ouvrage, il est plus difficile de planifier le mode projet, car les charges à imputer sont fractionnées et saucissonnées dans le temps. (certains considèrent que la MOE est un métier et la MOA est une fonction)

La pratique courante est de réaliser une estimation précise des charges de MOE et d’affecter un ratio à la maîtrise d’ouvrage (MOA) et aux métiers. Par exemple ;

  • 10 à 50 % de maîtrise d’ouvrage suivant le type de projet
  • 10 à 30 % de métier

histogramme_charge

Dans ce cas, le chef de projet peut réaliser un budget de maîtrise d’ouvrage, mais ne pourra maîtriser le plan de charge métier et garantir l’engagement des experts au bon moment sur le projet.

On a déjà constaté un budget DSI de 100 000 J/H et une prévision de MOA de 20 000 J/H alors que celle-ci avait une capacité à faire de 5 000 J/H. Un an plus tard, les dégâts sont nombreux…

On constate également que sur la majorité des projets, les difficultés ne sont pas de nature technique, mais de nature marketing, stratégique ou ressources humaines. Les difficultés de conduite de changement et de transformation sont souvent issues d’un manque de disponibilité des managers terrain (front line manager) au bon moment sur les projets.

  • Est-il possible d’engager 500 J/H de développement sans être certain de disposer d’une capacité à faire des recettes de 50 J/H dans 2 mois ?
  • Est-il possible de lancer un nouveau projet stratégique alors que nous sommes en aveugle sur la capacité à faire des métiers et que le bruit de fond est la surcharge générale ?
  • Est-il possible de parler d’équipe projet si chacun gère son temps comme il le souhaite ?

« La surcharge des équipes métier est une réalité dans la majorité des secteurs, car les projets s’encapsulent en mille-feuilles sans mesure de charge. »

La solution CESAR, Cloud et Collaborative de pilotage des projets,  apporte aux métiers la possibilité de réaliser avec efficacité, rapidité et simplicité un plan de charge individuel qui sera consolidé pour son manager et son chef de projet. Le plan de charge métier réalisé avec CESAR apporte :

  • Une sécurité pour le projet
  • Une garantie de l’implication des métiers au chef de projet
  • Une maîtrise de la capacité à faire pour les Directeurs et les managers

Comment mettre en place le plan de charge métier avec CESAR ?

Le déploiement d’une nouvelle pratique de travail collaborative se fera avec pédagogie, pragmatisme et progressivité. CESAR permet de proposer aux directions métier de :

  1. Saisir à grosse maille les temps passés sur les projets suivant un plan de charge mensuel – cette action prend en général moins de 15 minutes par mois
  2. Planifier sa charge mensuelle sur chacun des projets et valider ainsi sa capacité à faire individuelle (la capacité à faire est une charge planifiée par le contributeur)
  3. Réaliser un auto-diagnostic de son plan de charge avec un tableau de bord individuel

CESAR favorise l’engagement des acteurs métier sur la démarche de planification et d’anticipation des travaux avec un plus de souplesse que les outils de plan de charge des maîtrises d’œuvre qui sont souvent à la journée avec des consolidations hebdomadaires.

Il est essentiel que le contributeur ou expert métier aborde le plan de charge individuel dans le cadre d’un engagement librement consenti. Il ne faut pas imposer, mais suggérer. Toutes les approches « Trop directives »‘ sont vouées à l’échec.

  • Le responsable projet dispose alors d’une consolidation des plans de charge individuels de chacun des contributeurs et maîtrise ainsi le plan de charge global du projet (courbe de charge réel/prévisionnel)
  • Le manager dispose de la capacité à faire de ses experts sur les projets et peut ainsi arbitrer la planification d’un nouveau projet en fonction de la répartition projet/activités hors projet/absences
  • Les experts métier maîtrisent leur capacité à faire et peuvent communiquer le risques de surcharge.