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Budget DSI : méthodes et bonnes pratiques

by with No Comment Management

Le pilotage économique de la DSI est un enjeu majeur pour les Directions Générales à double titre :

  • l’informatique est un métier souvent positionné comme un centre de coûts
  • les projets sont nombreux et source de nombreuses dérives sur les budgets

La compréhension et l’analyse des coûts de la DSI est un processus complexe qui doit s’appuyer sur une méthode et un logiciel. Dans cet article, nous allons vous présenter la méthode ABC (Activity Base Costing), la méthode du suivi de production, des bonnes pratiques pour construire le budget DSI et le logiciel CESAR TEAM pour la mise en oeuvre des méthodes.

La construction du budget DSI est un exercice annuel complexe qui doit permettre de :

  • Garantir la continuité des services de l’informatique
  • Maîtriser les achats de prestations et de matériels
  • Maîtriser les ressources sur un plan annuel de projets (nouveaux projets et projets engagés)

Nous aborderons dans cet article les leviers pour arbitrer en RUN/BUILD et CAPEX/OPEX.

 

Qu'est ce que la méthode ABC ?

La méthode ABC permet d’avoir une structuration des coûts par Activités et non par poste de dépenses ou lignes budgétaires. Elle vient en complément d’une approche par poste de coûts afin de disposer d’une meilleure compréhension des coûts et de répondre aux questions :

  • Pourquoi ce coût ?
  • Comment expliquer le coût en termes d’usages ?

La méthode ABC permet de modéliser les coûts d’une DSI suivant 4 niveaux

  • Niveau Ressources
  • Niveau Activités
  • Niveau Services
  • Niveau Clients

Une DSI va consommer des ressources (internes et externes) pour ses activités (récurrentes ou projets) afin de fournir des services à ses clients (métiers et utilisateurs). 

L’ensemble des activités forment les processus de la DSI : processus opérationnels et processus de pilotage.

La méthode ABC permet de passer d’une DSI centre de coûts à une DSI centre de profits qui pourra refacturer ses services à ses clients.

  • Les ressources (internes et externes) couvrent l’ensemble des dépenses internes (ressources humaines, frais de structure, amortissement, …) et dépenses externes (factures fournisseurs, …). L’ensemble des ressources est couvert par les budgets qui se décomposent en lignes budgétaires et postes de coûts. Le suivi budgétaire est un suivi des dépenses internes et externes de la DSI. On contrôle uniquement les dépenses.
  • Les activités représentent l’ensemble des tâches récurrentes et des projets ou l’ensemble des activités de build (projets, …) et de Run (maintenance, locaux, …). La méthode ABC va permettre de consolider les dépenses par activités en complément de la vision par poste de coûts. Cette méthode est souvent utilisée par les contrôleurs de gestion qui vont effectuer un croisement des données. On contrôle le coût complet des activités.
  • Les services représentent les engagements avec les métiers et les utilisateurs. Les services sont liés aux  matériels, logiciels, hot line, CRM, ERP, applications Saas, stockage, licences, formation utilisateurs, …. Le coût par service va permettre de dialoguer avec les utilisateurs.
  • Les clients sont les Directions métiers et utilisateurs qui ont besoin des services et qui les commandent.

La méthode ABC va permettre de consolider les dépenses par activités et de facturer les clients par services.

Par exemple, le coût d’un serveur pourra se décomposer sur une activité de stockage et une activité d’archivage. L’activité de stockage pourra se décomposer en un service de sauvegarde des mails et un service de sauvegarde des documents.

Il sera ici plus pertinent d’analyser les coûts d’archivage et de stockage que celui du serveur en termes de matériels et logiciels.

Exemple de méthode ABC pour une DSI

Qu’est-ce que le suivi de production pour une DSI ?

La DSI se pose la question du coût et celle de la création de valeur ou de la production. Une DSI est souvent comparée à une usine qui doit produire des services. Le suivi de production va permettre de mesurer en euros la valeur produite en s’appuyant sur la valeur initiale ou budget. Cette méthode dite de la valeur acquise est très intéressante sur les projets pour lesquels il est possible de mesurer l’avancement

Production = Budget * avancement

La DSI avec une vision comme usine à services devient un centre de services sur lequel on peut appliquer la méthode ABC et la méthode du suivi de production. Les activités récurrentes et les projets d’une DSI sont en général assez nombreux et diversifiés. Le catalogue de services est plus ou moins volumineux en fonction des métiers de l’entreprise et des attentes utilisateurs.

Comment construire et valider le budget d'une DSI ?

Conseils, trucs et astuces, bonnes pratiques

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Chaque année, on souhaite faire plus avec moins ou optimiser les budgets de l’informatique.

Néanmoins, 2023 est une année d’inflation et on constate des répercussions sur les tarifs qui se retrouvent à la hausse. Le budget DSI 2023 sera en augmentation à périmètre constant ou bien il faudra opérer des coupes pour maintenir le budget.

Le budget DSI peut être réalisé avec différentes méthodes :

  • Aligner un % d’augmentation ou de baisse sur l’année passée
  • Prendre la méthode des ratios : 3 à 10 % du chiffre d’affaires de l’entreprise
  • Réaliser une étude analytique par postes de dépenses et fournisseur
  • Conduire un benchmark et prendre des références de coûts (TCO) par fonction (par exemple, le coût complet d’une feuille de paie est de 10 euros)

Il est en général conseillé de confronter les méthodes afin de valider le budget DSI avec le plus de précision possible.

Afin d’être pragmatique, il faut également cibler les postes de coûts sur lesquels on peut réellement agir et dissocier le fixe du variable.

Le budget DSI ou plan annuel des dépenses informatiques est un processus annuel qui s’articule sur plusieurs étapes. Par exemple, chaque étape peut prendre un trimestre :

  • T1 : Collecte des demandes métiers / nouveaux projets
  • T2 : Chiffrage 
  • T3 : Arbitrage et priorisation
  • T4 : Validation

Etape 1 : collecte des demandes métiers / nouveaux projets

Cette étape permet de collecter et prioriser les demandes. Il est essentiel de cadrer et de réaliser un mini business case sous forme de coûts/bénéfices ou risques de faire et de ne pas faire. Les nouveaux projets seront ainsi rangés dans des catégories :

  • Must to have ou obligatoire : projets réglementaires, projets stratégiques, …
  • Nice to have ou facultatif : mise à jour, évolution de confort, …
  • Quick Win : peu cher et qui rapporte beaucoup

Etape 2 : chiffrage

Il s’agit principalement de :

  • identifier les coûts fixes : locaux, personnes, serveurs, contrats SAAAS, …
  • ajouter les coûts variables par estimation : postes de travail, télécommunications, …
  • identifier par lignes budgétaires : CAPEX et OPEX
A ce niveau, il existe des pièges à éviter :
  • Sous-estimer les projets (faire *2 par la suite)
  • Dégrader la qualité de service avec les fournisseurs en mettant trop de pression 
  • Ne pas intégrer les coûts de formation
  • Ne pas tenir compte des coûts métier (20% des coûts IT par exemple dans une banque)
  • Ne pas dissocier le facultatif de l’indispensable 
  • Ne pas séparer différents types de CAPEX (amortissables sur 3 ans ou 10 ans)

Etape 3 : arbitrage et priorisation

Cette étape va mobiliser les acteurs décisionnaires ou le COMEX.

  • Direction Générale
  • Direction Administrative et Financière
  • Direction des Systèmes d’information
  • Directions métiers : RK, marketing, vente, achat, production, …

A ce stade et afin que les décisions soient collectives, il convient de préparer des aides à la décision qui pourront être :

  • Des bilans d’activités par service
  • Des bilans sur les projets majeurs
  • Des benchmarks
  • Des tableaux détaillants CAPEX/OPEX avec risques / bénéfices
  • …

Il est également essentiel que le budget DSI tiennent compte des hommes et des femmes et d’éviter le risque de turn-over. Le développement des compétences et la bonne gestion de carrière des équipes se traduisent par des investissements RH.

Etape 4 : validation

La validation du budget DSI doit permettre de :

  • Conforter la stratégie de l’entreprise et ses capacités d’innovation sur les nouveaux produits
  • Conforter la stratégie digitale : l’informatique est de plus en plus dans les produits et services de l’entreprise et donc visible pour le client final
  • Conforter la politique RH et la motivation des équipes
  • Valider les contrats et les fournisseurs
  • Lancer les nouveaux projets
  • …

Le budget DSI est donc un chapitre essentiel du schéma directeur informatique qui doit être actualisé chaque année.

L'apport du logiciel CESAR TEAM pour le pilotage économique des projets ?

La mise en œuvre de la méthode ABC ou de la méthode Suivi de production suppose une structuration des données et des traitements spécifiques. CESAR TEAM a été conçu en conformité avec ces méthodes et permet un contrôle de gestion complet des projets d’une entreprise.

 

CESAR TEAM propose les fonctions suivantes :

 

  1. Suivi des imputations par projet et par service
  2. Suivi des dépenses internes et externes par projet et par service
  3. Suivi de production par projet et par collaborateur (coût/production/consommé)
  4. Suivi budgétaire par ligne budgétaire et postes de coût
  5. Suivi des achats / reventes (matériels, logiciels)
  6. Coût par activité
  7. Suivi de la marge brute par projet (compte d’exploitation par projet)

Ces fonctions sont disponibles aux différents niveaux d’un groupe :

  • Business Unit
  • Directions
  • Services
  • Collaborateurs

La mise en œuvre des méthodes repose sur un logiciel capable de traiter toutes les données avec des visions spécifiques par utilisateurs :

  • Acheteurs
  • Managers
  • Chefs de projet
  • Comptabilité
  • Contrôle de gestion
  • Direction

Les modules CESAR TEAM pour le suivi budgétaire

La solution CESAR TEAM va vous permettre de vous appuyer sur des données de qualité et cohérente pour la construction du budget. Sur l’année encours, vous pourrez disposer de :

  • Les coûts cumulés et détaillés issus des imputations
  • Le coût des dépenses fournisseurs par projet
  • Un compte d’exploitation par projet, services ou départements
  • Des analyses CAPEX/OPEX

TOP 3 des retours d’expérience

  • Les contrôleurs de gestion ont réalisé un gain de productivité de 50% sur la collecte des données opérationnelles et passent plus de temps à l’analyse
  • Les chefs de projet connaissent le coût complet de leur projet et visualise les dépenses fournisseurs issus de notre comptabilité
  • Le partage des budgets entre les managers et chefs de projet nous a permis de gagner en cohérence et de mettre en place des coûts standards

 

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Optimiser le capacity planning

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On découvre en COMEX que nous avons 200 collaborateurs et une charge de projets chiffrée pour 500 ! »

Avons-une solution pour optimiser la gestion des ressources et connaître notre capacité à faire ?

Le Capacity Planning permet de visualiser la capacité à faire ou disponibilité de plusieurs ressources sur un ensemble de projets et activités récurrentes en tenant compte des absences prévisionnelles. C’est un plan de charge intelligent qui vous permet de rechercher la disponibilité d’une compétence et de vérifier la capacité à faire des ressources.

Le Capacity Planning est un terme générique utiliser au sein des DSI pour désigner le planning des ressources. Ce planning multi-ressources permet de visualiser les affectations prévisionnelles des ressources sur les activités. C’est le plan de charge au niveau d’un service, d’un projet ou d’une direction.

Il permet d’anticiper les surcharges de travail, les déficits de compétences et les ressources en sous-charge. In fine, il permet de lisser la charge ou mieux répartir les affectations de ressources en fonction des enjeux de coûts ou de performance.

C’est un outil indispensable pour les DSI qui ont besoin de suivre jour par jour la capacité à faire des équipes avec des projets agiles qui demandent beaucoup de flexibilité sur les affectations de ressources.

Le Capacity Planning de CESAR ou Planning des Ressources de votre Business Unit va vous permettre de visualiser les projets par ressource sur la partie haute et les taux d’occupation sur la partie basse. Cet écran va vous permettre de :

  • De visualiser la capacité à faire d’une équipe ou d’un département
  • D’allouer la bonne ressource et donc la bonne compétence au projet
  • Anticiper la charge de travail
  • Identifier les sous-charges et évitez le gaspillage de ressources
  • Valoriser les affectations en euros, maîtriser les dépenses prévisionnelles et les écarts de coûts avec le budget
  • Gérer le planning des absences (congés, formation, ..)

Pour une DSI, le capacity planning est un véritable cockpit de pilotage qui est mis à jour tous les jours. C’est également un outil d’aide à la décision :

  • Avons nous un chef de projet disponible si on lance ce projet ?
  • Devons nous sous-traiter cette activité si on n’a pas la CAF (Capacité à faire) ?
  • Doit on décaler dans le temps ce projet pour ne pas mettre sous tension nos équipes qui sont déjà en surcharge ?

Quelles sont les principales difficultés rencontrées ?

  • La planification trop fine des ressources qui peut être perçue comme trop contraignante ou déconnectée d’une réalité remplie d’imprévus
  • Un usage non régulier ou sans routine qui ne donne pas de prises de décisions pertinentes pour lisser la charge d’une équipe
  • Un frein culturel lié à au management participatif et au partage de l’information sur la capacité à faire de chacun 
  • Un déficit de logiciel adapté à la planification et la gestion des ressources

Quels sont les atouts de CESAR TEAM ?

CESAR TEAM est un logiciel de gestion de portefeuille de projet, reconnus parmi les meilleurs logiciels PPM 2022. Il simplifie la vie des collaborateurs et des managers au sein des DSI en apportant des fonctions innovantes et rapides pour :

  • Simuler le plan de charge des ressources dans un espace dédié
  • Gérer les compétences pour réaliser un plan de charge en compétences
  • Affecter les ressources réelles en fonction de leurs compétences ou disponibilités
  • Valider le plan de charge
  • Optimiser le plan de charge et lisser la charge

Les atouts de la solution et notre différenciation :

  • Une méthode standard et simple pour construire vos plans de charge
  • Un reporting natif en temps réel pour visualiser la capacité à faire
  • Une solution cloud et collaborative pour sécuriser vos habilitations et vos données

Sécuriser les affectations de vos collaborateurs avec une solution puissante et ergonomique. Contactez-nous.

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Rôle du PMO smart et agile

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L’agilité est-elle une méthode, une mode, un objectif ou bien un comportement ?

Dans un monde qui va de plus en plus vite, les Dirigeants d’entreprise attendent davantage de rapidité, de flexibilité et de résultat sur les projets. On constate également une tendance forte à gérer dorénavant des portefeuilles de produits et non uniquement des portefeuilles de projets.

Dans ce cadre, le PMO Agile ou « chef de projet agile », doit se doter d’une vision client final, processus et projet. Les compétences en conduite de projet « classique » ne sont plus suffisantes. Il faut être capable de :

  • Comprendre et accompagner les innovations
  • Accélérer la vitesse de production des livrables sur les projets
  • Intégrer la conduite du changement en amont des projets
  • Allouer des ressources avec plus de flexibilité et de mobilité
  • Aligner les projets sur les nouveaux produits et les clients avec une efficacité supérieure
  • Mettre en place des méthodes hybrides (agiles et classiques)
  • Exploiter le potentiel du télétravail
 
La méthode agile a fait ses preuves sur les projets informatiques en mobilisant des équipes de taille réduite sur des délais courts ( 5 à 7 semaines). On constate que les principes de la méthode peuvent être appliqués sur des projets de transformation ou de plus grande envergure dans une approche hybride (agile et traditionnel).

Attention, le PMO agile est chef d’orchestre d’une équipe d’experts qui doivent être agiles !

Le rôle du PMO Agile devient central pour diffuser une culture projet orientée « produit-résultat d’entreprise et client final ».  Cette culture projet dite agile fédère les équipes métier et techniques. On constate que le vocabulaire classique : maîtrise d’ouvrage, assistance maîtrise d’ouvrage, maîtrise d’œuvre est souvent remplacé par PMO et son équipe projet, experts, product owner, product manager, …

Les rôles et les responsabilités sur les projets s’adaptent pour répondre plus rapidement aux demandes d’un marché turbulent mais qui foisonnent d’opportunités à saisir et d’innovation à réaliser.

Dans ce contexte, le PMO a besoin d’une solution collaborative, smart et agile de pilotage des projets (PPM) pour diffuser l’agilité dans l’organisation de l’entreprise.  CESAR TEAM vous permet de piloter un portefeuille de projets mais également de gérer des programmes qui sont des lignes de produits ou des objectifs stratégiques. On passe d’une logique besoins/projets à une logique produit/projets. Le PMO travaille main dans la main avec le marketing afin d’optimiser les résultats commerciaux liés au lancement d’un nouveau produit. Le déploiement d’un produit et son succès peuvent faire partie du périmètre d’un PMO agile qui porte une responsabilité de bout en bout et non uniquement sur la phase projet. Cette approche permet de prendre en compte en amont toutes les problématiques projets et les contraintes d’exploitation produit. Le modèle agile permet de prendre en compte les demandes et les changements des clients avec plus de flexibilité et de vitesse.

Le chef de projet agile est donc engagé sur un résultat d’entreprise lié au nouveau produit et non uniquement sur une livraison de livrables sur le projet. Le PMO est également SMART au sens « intelligent et malin » car il doit mobiliser des compétences métier et produit dans une entreprise souvent cloisonnée et rigide. C’est à ce niveau que le PMO Agile devra pouvoir planifier des compétences et des ressources avec une visibilité sur leur disponibilité. La solution de « capacity planning » de CESAR TEAM permet ainsi d’apporter cette information en toute transparence et de faire des demandes de ressources aux différents managers de ressources de l’entreprise. La méthode agile est également un changement culturel qui mobilise les ressources sur un objectif commun lié à un produit d’entreprise et pas uniquement sur une livraison projet. La finalité d’une solution PPM comme CESAR TEAM est de donner les moyens aux équipes d’innover et de créer de la valeur pour les clients de l’entreprise. Par exemple, si on considère que l’informatique est quasiment dans tous les produits ou dans la relation client, le rôle d’un ergonome (UX) est clef pour un projet mais également pour le produit et le client final.  La traçabilité de l’expérience client sur un parcours d’achat d’un produit pourra être intégré dans le projet en termes de DATA afin d’innover en termes de Business Intelligence. 

Sans PMO Smart et Agile, l’entreprise ne dispose pas des capacités d’aller plus vite ou d’être plus flexible. La solution CESAR TEAM est un support clef pour les équipes smart et agiles.

 

Les 7 principes clefs issus de nos retours d’expérience :

 

1.     Un projet dit agile est toujours lié à un produit ou un service et donc à un client ou marché

2.     Une équipe projet est une équipe d’experts multiples coordonnée par un PMO smart et agile qui joue un rôle de patron de PME pendant la durée du projet

3.     Le PMO coordonne des experts multiples et doit planifier avec finesse les interventions de chacun

4.     Le processus de planification en agile s’articule sur des priorités souvent révisées et la capacité à faire des ressources disponibles

5.     Le style de management s’appuie sur la confiance et le contrôle avec des équipes autonomes mais pas indépendantes

6.     Le pilotage des projets s’articule sur des livraisons incrémentales qui feront l’objet d’une recette métier réactive et continue (Alignée sur l’amélioration continue des processus)

7.     Le travail collaboratif est connecté à une plateforme PPM qui remplace le travail individuel sur tableur. La sécurisation, l’analyse et le partage des données sur les projets avec une solution PPM est une activité clef du PMO.

 

Les apports de la solution CESAR TEAM dans votre organisation

  • Permettre aux experts de s’affecter eux-mêmes sur les projets et de définir leurs actions
  • Adapter les rôles et responsabilités des PMO ou des chefs de projets « Smart Agile » afin de gagner en efficacité
  • Favoriser une priorisation qui tient compte des métiers, du client et des contraintes techniques
  • Déployer un système de planification des ressources éligibles sur les projets afin de mobiliser les compétences au meilleur moment (capacity planning)
  • Centraliser les données des projets pour des analyses de type business intelligence
  • Favoriser le partage des données de coûts et renforcer le contrôle de gestion sur les projets
  • Mettre à disposition des tableaux de bord « just in time » pour l’ensemble des parties prenantes
  • Favoriser le télétravail avec des accès à une plateforme PPM sécurisée et conforme aux exigences du SecNumCloud
Comment simplifier vos projets

Comment déployer une solution PPM dans une DSI ?

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Savoir piloter une Direction des Systèmes d’Information (DSI) est un enjeu majeur pour toute entreprise qui souhaite réussir sa transformation digitale et apporter à ses collaborateurs des services innovants dans leur métier. Pour illustrer nos propos, nous allons décrire le cas de la DSI d’une entreprise NEWCO.

NEWCO est une organisation du service public qui possède une DSI de 100 collaborateurs. 

Le contexte de la DSI avant CESAR :

  • Un logiciel de gestion de projet
  • Un logiciel de gestion des temps
  • Des grilles EXCEL pour le suivi financier
  • Des difficultés pour gérer la « capacité à faire » des équipes
  • Des incohérences dans le reporting
  • Des difficultés à dissocier les projets des activités de maintenance

Suite à un état des lieux, le Directeur souhaite doter la DSI d’une solution PPM de Gestion des portefeuilles de projet et donne les 3 objectifs suivants :

  • Une solution unique et cloud
  • Une solution intuitive et simple
  • Une solution complète (gestion de projet, gestion du temps, contrôle de gestion)

Les enjeux sont :

  • Une harmonisation des pratiques
  • Une cohérence des données
  • Une montée en compétences
  • Une standardisation des processus
  • Une meilleure communication

L’ensemble des acteurs (collaborateurs, managers, chefs de projets, Directeurs) souhaitent un seul outil sur l’ensemble des sites et en télétravail.

La DSI souhaite renforcer son métier sur plusieurs axes :

  • Alignement des projets avec la stratégie 
  • Analyse de la valeur et priorisation
  • Garantir la collecte des feuilles de temps et la bonne validation
  • Renforcer la contrôle de gestion 

La cahier des charges est clair et précis. Les solutions potentielles sont au nombre de trois sur le marché Français . 

Pourquoi faire le choix de CESAR ?

CESAR est une solution PPM de dernière génération qui a mis au coeur de son système la Simplicité et la Standardisation pour partager les données de plusieurs processus et acteurs : collaborateurs, managers, chefs de projets, PMO, contrôleurs de gestion et Directeurs partagent la même vision et les mêmes données.

CESAR est une solution complète qui est rapidement exploitable avec une approche « Out Of The Box » qui permet de mettre à disposition des modèles de projets et des processus standards. Le spécifique est un tabou pour le client – seul le paramétrage à la marge des écrans est accordé.

Périmètre

Dès le début du projet PPM, la DSI a impliqué les métiers et la direction de l’organisation. Les fonctions à mettre en place :

  • Gestion des feuilles de temps / imputations
  • Gestion des dépenses fournisseurs
  • Planification des ressources
  • Gestion de projet : gantt, suivi, reporting
  • Gestion des portefeuilles  et de programmes
  • Interfaces et API (comptabilité, business intelligence)

Démarche de travail

CESAR a présenté les deux principaux facteurs clefs de succès : conduite du changement et alignement de CESAR sur des processus de pilotage de la DSI. La démarche s’est traduite par 4 étapes :

  • Ateliers utilisateurs : revue des processus et priorisation avec les référents
  • Pilote 
  • Formation
  • Accompagnement : partage de bonnes pratiques, retours d’expérience et conseils sur les usages

La disponibilité des référents est essentielle pour réussir la conduite du changement ainsi que d’avoir une logique de simplification. En parallèle des ateliers, les référents ont eu accès à une base de recette pour « jouer  » avec l’application.

Le déploiement de CESAR a été conduit sur une période de 6 mois afin d’ancrer les nouvelles routines et de permettre à chacun d’adapter son rôle. Les principaux bénéfices sont :

  • Un partage des données de gestion de projet, de gestion du temps et de facturation (interne)
  • Une meilleure maîtrise des dépenses / coûts sur les projets
  • La mise en place de projets modèles
  • Une montée en compétence et un vocabulaire commun

En synthèse, le déploiement d’une solution PPM doit se faire sur un délai court et avec une implication forte de la Direction pour trancher avec les différentes communautés d’utilisateurs.

Le projet PPM est un projet de simplification et standardisation des processus qui renforce la qualité et la cohérence des données sur l’ensemble du périmètre DSI.

Le PMO et les utilisateurs référents sont des acteurs clefs qui vont permettre de favoriser le standard et remettre en cause des mauvaises pratiques à abandonner.

Enfin, la fiabilité du logiciel et son effet « Wa Ouh » dès la première rencontre sont essentielles pour inspirer confiance et déployer les usages sans frictions.

CESAR TEAM est un logiciel de gestion de portefeuille de projet, reconnus parmi les meilleurs logiciels PPM 2022. Il simplifie la vie des collaborateurs et des managers au sein des DSI en apportant des fonctions innovantes et rapides pour :

  • Optimiser le plan de charge des ressources (capacity planning)
  • Gérer un projet de A à Z (planning, budget, risques, reporting)
  • Piloter un portefeuille de projets (priorités, jalons, …)
  • Maîtriser le suivi des dépenses
  • Améliorer le contrôle de gestion

Les atouts de la solution et notre différenciation :

  • Une conduite du changement maîtrisée et un déploiement rapide qui favorise une adoption sans friction
  • Des reportings de type Business Intelligence qui permettent de diminuer fortement les temps de collecte et d’analyse des données
  • Un contrôle de gestion plus efficace pour l’ensemble des dépenses internes et externes de la DSI issu de tableaux de bord temps réel pour faire des analyses croisées
  • Une ergonomie hyper-intuitive alignée sur celle de notre partenaire Salesforce et des performances en Cloud qui génère un effet « Wa Ouh » avec les utilisateurs.

 

5 astuces pour booster les PME

Aide au choix d’une solution PPM

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Une solution PPM (Project Portfolio Management) est un logiciel collaboratif pour gérer un ensemble de projets.

Vous avez un ou plusieurs outils (Excel, Microsoft project, Sciforma, …) mais la consolidation des projets est un casse tête et vous prend beaucoup de temps . Vous avez beaucoup de projets, chantiers, programmes qui ont des tâches, des livrables, des objectifs et le tout forme un puzzle impossible à consolider.

 Vous constatez que chacun de vos chefs de projet possède sa méthode et son outil, vous avez peut être autant de projets que d’outils.

En revanche, la consolidation des données (planning, budget, dépenses, …) avec des feuilles Excel est fastidieuse. Vous passez plus de temps à la collecte des données qu’à l’analyse.

Après avoir testé plusieurs feuilles excel et macros, vous recherchez une solution collaborative et simple pour gérer chacun des projets mais également pour prioriser, affecter les ressources sur plusieurs projets, arbitrer les ressources et préparer les reportings pour la Direction.

Pourquoi avez vous besoin d’une solution PPM ?

Les solutions PPM sont souvent des solutions SAAS ou Cloud accessible via un navigateur (comme Salesforce,  SNCF, …) qui possède une ergonomie grand public avec des fonctionnalités professionnelles (Budget, risques, facturation, …). La solution PPM va permettre à chacun de réaliser ses fonctions :

  • Chef de projet : gérer un projet de A à Z
  • Collaborateur : renseigner ses feuilles de temps et gérer sa contribution sur plusieurs projets
  • Manager : allouer et répartir les ressources de son service
  • Décideur : analyser les KPI de consolidation et décider des arbitrages
  • Contrôleur de gestion : vérifier les dépenses internes et externes, valider la facturation interne ou client
  • Equipe projet ou chantier : partager les objectifs

La gestion des profils et des habilitations doit être fine et  souple pour répondre aux besoins de tous les métiers concernés par la gestion des projets.

Quelles sont les organisations concernées par le PPM ?

Si vous êtes une start-up de 10 personnes, EXCEl sera certainement la solution adaptée. Vous aurez quelques projets et les chefs de projet communiqueront bien entre eux. En revanche, si votre organisation est plus complexe avec des besoins de communication accrue, la solution PPM va pouvoir vous simplifier la vie :

  • Standardisation des pratiques
  • Partage d’un vocabulaire commun
  • Mise en cohérence des reportings
  • Harmonisation des plannings
  • Automatisation des tâches répétitives
  • Génération automatique des documents (factures, reporting, …)
  • …

Si votre organisation est constituée de plusieurs Business Unit et soumise à un contrôle de gestion par projets, la solution PPM sera indispensable :

  • Alignement avec les objectifs et la stratégie
  • Arbitrage des budgets
  • Allocation des ressources / optimisation des plans de charge
  • Contrôle régulier budget/ dépenses
  • Maîtrise des coûts par projet

Comment déployer une solution PPM ?

Le déploiement d’une solution PPM est un projet en soi qui s’articule sur :

  • Un planning
  • Un plan de formation
  • Un budget (licences, formation, consulting,…)

La clef de succès est la conduite du changement. Il faudra accompagner chacune des communautés d’utilisateurs sur leurs enjeux et leur métier :

Collaborateur / contributeur

  • Facilité d’accès et rapidité de la saisie
  • Accès aux données clefs (mon planning, mes tâches, …)

Chef de projet

  • Construction rapide du planning projet
  • Affectation des ressources et accès aux disponibilités
  • Préparation du reporting : consommé, reste à faire, risques

Manager

  • Validation des budgets
  • validation des feuilles de temps 
  • Validation des plannings
  • Arbitrage des ressources

Contrôleur financier

  • Maîtrise du coût complet
  • Refactutation interne inter-BU
  • Facturation client

Administration

  • API avec les systèmes connexes (Salesforce, SAP, PowerBI, …)
  • Administration de masse
  • Administration décentralisée
  • Multilinguisme

La prise de décision s’articule souvent sur plusieurs éléments :

  • Des présentations auprès des référents techniques (DSI) et des référents métier (utilisateurs finaux)
  • Un chiffrage complet du budget (licences, formation, assistance technique)
  • Une analyse comparative des produits sur des critères simples (prix, qualité, pérennité, services associés, …)
  • Un engagement de la Direction et un soutien de la hiérarchie dans le déploiement
  • Une description réaliste et pertinente du projet de déploiement
  • Un chef de projet disponible !

Comment réussir la conduite du changement ?

Déployer une solution PPM n’est pas une affaire technique mais un sujet d’organisation et de pratique métier. Il convient de mettre en place des référents métier et de refondre des processus transverses de gestion ou de pilotage.

CESART TEAM est éditeur de logiciel et également conseil en organisation. Partenaire de Salesforce, nous accompagnons nos clients sur la réussite de leurs projets depuis l’expression de besoin jusqu’à la mise en oeuvre. 

Quels sont nos atouts ?

  • Datacenter en France Hautement Sécurisé
  • Partenaire Salesforce
  • Références actives avec plusieurs grands comptes (Bouygues, SNCF, Caisse d’Epargne, …)
  • Double compétence : Editeur de logiciel et formateur en gestion de projet
  • Technologies modernes et ergonomie intuitive
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Méthode agile ou méthode hybride ?

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En 2022, plusieurs études montrent que l’agile est bien mais que l’hybride (agile + cycle en V) est certainement mieux. Il s’agit de prendre le meilleur des deux modes de travail et de les appliquer dans certains cas mais pas dans tous. L’enquête Scalian d’octobre 2022 montre les résultats suivants :

Les résultats montrent que le cycle en V est présent dans 80% des projets. Le mode agile couvre 74% des projets et est bien présent mais davantage dans sa philosophie de travail que sa méthode. Les entreprises souhaitent de l’agilité dans le sens de la simplicité et de la fluidité entre les équipes afin que les résultats soient au rendez vous. Peu importe la méthode pour certains, l’essentiel est de faire aboutir les projets dans les budgets et avec une bonne ambiance au sein des équipes. L’agilité a permis d’apporter du bon sens  et de l’humain à des projets qui pouvaient prendre de ma démesure : trop gros, trop cher, trop complexe, trop ambitieux.

La méthode agile repose sur des rituels et des sprints possédant des cycles courts (5 à 7 semaines). Les principaux principes :

  • Réunions courtes et quotidiennes pour communiquer rapidement sur les ajustements à réaliser
  • Maquettage et partage rapide des écrans pour intégrer le retour des utilisateurs sur l’ergonomie et l’expérience utilisateur au plus tôt
  • Découpage en lots simples (sprints) du projet et assemblage avec des interfaces standards (API)
  • Recette itérative sur la base de maquette et de règles génériques

Les principales difficultés de la méthode agile vont être :

  • L’intégration globale des sprints : sans cahier des charges complet et architecture globale on peut découvrir des incohérences très tardivement dans le projet
  • La posture des acteurs métiers ou du client qui ne sera pas agile ou souple. Ce n’est pas parce qu’on applique une « méthode agile » qu’on est agile vis-à-vis du contrat ou des engagements
  • Le manque de documentation et de traçabilité. La méthode agile favorise la rapidité et l’oral. Les comptes rendus sont peu existants et souvent pauvres. Il sera parfois difficile de changer d’équipe en agile car le projet est peu documenté.
  • La difficulté à obtenir la disponibilité de tous les experts sur un délai court et parfois à trouver la bonne expertise technique (UX, DEV, …) et la disponibilité du métier pour la recette.
  • Le suivi du ROI est également un point d’attention dans l’agile car les itérations techniques sont parfois plus nombreuses que prévues et le coût d’intégration peut être assez important. On constate également que la charge de recette des métiers est peu souvent comptabilisée, les métiers ne disposant pas de procédure de gestion des temps passés.

Les principes de la méthode hybride

La méthode agile doit se mettre en œuvre avec des compléments qui sont souvent issus des méthodes traditionnelles du cycle en V. C’est donc la méthode hybride (agile + cycle en V) qui est plus efficace pour 80% des entreprises (Enquête Scalian 2002). Les principaux principes de la méthode hybride :

  1. La communication au sein de l’équipe se fait à l’oral et à l’écrit. Le projet en mode hybride est documenté et on peut effectuer un audit de ce qui a été fait
  2. Les échanges avec les utilisateurs se font dans un cadre contractuel qui permet de prioriser les demandes.
  3. La conduite du changement est une préoccupation permanente du début à la fin du projet. La formation est à aborder au plus tôt.
  4. Les lots développés en sprint sont encadrés ou en analysés dans le cadre d’une architecture globale.
  5. Certains morceaux du projet sont développés en sprint mais pas l’intégralité du périmètre. L’intégration des briques ou la réussite du puzzle est bien un enjeu majeur sur les projets.
  6. En agile ou en cycle V, le rôle du « testeur métier » pour la recette sera toujours indispensable.

La mise en œuvre de l’hybride repose sur un outillage opérationnel et un logiciel smart et agile. Le logiciel va vous permettre de suivre les parties en agile (sprint) et de suivre l’intégralité de la trajectoire du projet. CESAR TEAM apporte cette souplesse en offrant des fonctions agiles aux équipes informatiques et des fonctions de suivi en cycle en V aux équipes métier.

Les équipes métier ont ainsi des points de repères pour valider les jalons du cycle en V (ou passage de phases) et les équipes informatiques peuvent organiser et planifier leurs sprints avec le même logiciel.

L’avantage est de disposer d’une seule source de données pour le pilotage et de disposer de tableaux de bord mis à jour au fil de l’eau.le cadre 

Agile ou hybride, la recette métier est toujours essentielle

Quels sont les atouts de CESAR TEAM pour la gestion de projet hybride ?

Un logiciel flexible pour une planification détaillée mise à jour au quotidien

La planification agile repose essentiellement sur une gestion de tâches en mode tableau (Kanban) qui est mise à jour au quotidien – on a donc une planification détaillée et très opérationnelle sur le qui fait quoi. La gestion de projet hybride va permettre de gérer un kanban de tâches mais également de rattacher ces tâches à des livrables et des dépenses. La gestion hybride est associée à des livrables et une gestion qualité-coûts-délais. Le planning détaillé sera mis à jour avec une mesure précise du reste à faire et de l’engagement des acteurs. CESAR TEAM va vous permettre de gérer une planification micro ou très opérationnelle et également macro (phases, jalons).

Un logiciel qui permet d’adapter les rôles de chacun

 En mode hybride, le chef de projet est le patron de l’ensemble du projet et de chacun des sprints qui seront développées en agile et sous la responsabilité d’un scrum master. Si le sprint est modélisé comme un lot de travaux avec des livrables, le responsable de lot est un scrum master. Il sera davantage responsable du développement et de l’intégration technique dans le cadre d’une relation « back end ». Le chef de projet possède une relation « front end » avec le client. Le vocabulaire sera donc à adapter en mode hybride afin que les rôles de chacun soient bien compris et partagés.

Un logiciel qui vous permet de suivre les dépenses et de maîtriser le ROI.

CESAR TEAM est un logiciel aligné sur la méthode hybride et vous permet de gérer des livrables avec leur coût complet (TCO). Il va tenir compte des dépenses internes (ressources humaines) et des dépenses externes (factures fournisseurs provenant de votre comptabilité). Le chef de projet peur visualiser les dépenses mensuelles et les dépenses cumulées au sein d’un seul écran qui regroupe toutes les informations. Le logiciel « hybride » apporte ces fonctions de contrôle des dépenses au fil de l’eau et va permettre de faire des arbitrages en fonction des priorités utilisateurs et des contraintes budgétaires.

En conclusion, on comprend pourquoi 80% des entreprises issues de cultures différentes (industrie, BTP, services publics, services privés, ESN, transports, logistiques,  Start-up, …)  s’accordent sur une culture commune pour les projets.

L’hybride permet de répondre aux besoins des entreprises qui reste un suivi qualité-coûts-délais sur les projets – la qualité étant la satisfaction utilisateur.

L’agilité permet de mettre le client au coeur des projets, d’avoir une proximité avec les besoins utilisateurs et de casser les effets tunnels souvent rencontrés sur les gros projets avec cycle en V.

La méthode hybride permet de Conduire les projets en Equipe avec Sens, Agilité et Rigueur. 

Quelque soit la culture de l’entreprise, la culture projet serait elle commune ? Oui dans 80% des cas.

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PMO : comment choisir un logiciel PPM

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PMO (Project Management Office) ou bureau des projets désigne un service centralisé qui supervise la gestion des projets de l’entreprise. Cela peut être un service, un directeur de programme ou un consultant PMO qui va également avoir besoin d’un logiciel pour gérer les portefeuilles de projets. Le PMO est garant des méthodes utilisées et de la boîte à outils des chefs de projet. Dans ce cadre, il va participer au choix essentiel d’un logiciel PPM et effectuer les paramétrages pour l’adapter à l’organisation. Le PMO peut être assistant à un chef de projet ou un assistant à un directeur pour l’aider à piloter un groupe de projets et programmes.

Le PMO va permettre d’assister les managers et les chefs de projets dans leur métier pour :

  1. Le cadrage et la structuration des projets
  2. La construction des plannings
  3. La planification des ressources
  4. Le suivi qualité-coût-délai-risques des projets
  5. Le contrôle de gestion des projets (budget, dépenses, écarts)
  6. Le reporting aux différents niveaux de l’entreprise
  7. L’audit et le contrôle qualité
  8. La priorisation
  9. Les aides à la décision et à l’arbitrage
  10. Les validations

le PMO est en général en charge du choix d’un logiciel PPM. Il va devoir réaliser un cahier des charges et un appel d’offres pour proposer une liste d’entreprises éligibles. Ces entreprises devront fournir :

  • Le logiciel PPM
  • La formation
  • Le conseil en management et organisation

Le choix d’un logiciel PPM repose sur des critères techniques et des critères métiers. Il devra dans tous les cas être capable de s’adapter aux pratiques de travail et à l’organisation de l’entreprise. Le logiciel PPM est un choix stratégique car il engage l’entreprise sur le long terme et les décideurs vont s’appuyer sur les données du logiciel pour décider.

Le Logiciel PPM doit avoir une couverture fonctionnelle assez large. Le PMO aura besoin d’un logiciel PPM afin d’aider les responsables à :

  1. Planifier l’ensemble des projets
  2. Aligner les projets sur la stratégie de l’entreprise
  3. Optimiser les allocations de budgets
  4. Identifier les besoins en compétences
  5. Optimiser le plan de charge des équipes
  6. Alerter sur les dérives et les risques
  7. Communiquer le reporting
  8. Valider les budgets et les dépenses
  9. Arbitrer les changements et les priorités
  10. Sauvegarder et historiser toutes les données clefs sur les projets

Le logiciel PPM va vous donner une vision à 360° des projets et des ressources qui est transversal l’entreprise. Cela devient un outil collaboratif qui consolide en temps réel toutes les données des projets. Vous gagnez en fiabilité et en cohérence sur les données et les reportings.

Le logiciel PPM va couvrir des équipes de la DSI mais également des métiers. Les utilisateurs seront des managers, des chefs de projets, des experts, des consultants mais également des financiers et des contrôleurs de gestion. Il va permettre à tous ces acteurs de mieux communiquer et d’être plus efficaces dans leur métier grâce aux partages de l’information sur les projets.

Pourquoi mettre en place un logiciel PPM ?

Le logiciel PPM va permettre de centraliser les données des projets au sein d’une base de données unique. CESAR est une plateforme logiciel qui donne accès aux données des projets avec des habilitations précises. Le qui fait quoi sur les projets est donc structuré et sécurisé. Le logiciel PPM va vous permettre d’utiliser les ressources sur les projets avec plus d’efficacité et donc de faire à termes des économies.

Les retours d’expérience :

« EXCEL ne nous permettez plus de gérer toutes les données sur les projets. Nos reportings n’étaient pas justes. CESAR TEAM nous apporte fiabilité et cohérence à tous les niveaux de notre organisation. » Thomas – PMO GROUPE BOUYGUES

« Avec CESAR TEAM, nous avons une mesure fiable de la capacité à faire de chacune de nos ressources sur plusieurs sites. L’affectation des ressources humaines et l’optimisation du plan de charge sont devenues des tâches essentielles pour tous nos managers. On a diminué les problématiques de surcharge de travail sur les projets. » Alexandre – PMO SNCF

 

CESAR TEAM est un logiciel PPM simple et smart !

CESAR TEAM est un logiciel de gestion des portefeuilles de projets intégré : gestion du temps, planification, contrôle de gestion, reporting, … CESAR TEAM remplace en général plusieurs logiciels existants qui ne communiquent pas assez entre eux.

CESAR TEAM est un logiciel PPM simple et smart qui permet un déploiement rapide et facile auprès des utilisateurs.

  • Simple : l’interface est intuitive et les fonctions sont accessibles en 2 ou 3 clics. L’utilisateur ne perd pas de temps et dispose de nombreuses aides
  • Smart : le logiciel est fiable et professionnel. Il donne confiance aux équipes. L’interface est élégante et épurée.

Reconnu par des grands groupes tels que Caisse d’Epargne, Bouygues Construction, SNCF, Natixis et des organisations du secteur public (Mairies, Ministères, SETE, …), CESAR TEAM innove sur le marché du logiciel en management avec une solution Cloud et Française. Les principales fonctions :

  1. Gestion des demandes et des idées
  2. Planification multi-projets et feuille de route
  3. Suivi des temps passés
  4. Gestion de projet
  5. Gestion des ressources et capacity planning
  6. Suivi budgétaire et contrôle de gestion
  7. Tableau de bord
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Piloter par la valeur ou par les coûts

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Piloter les projets par la valeur

On constate plusieurs niveaux dans le pilotage des projets :

  • Le pilotage par les délais et les livrables
  • Le pilotage par les risques
  • Le pilotage par les coûts
  • Le pilotage par la valeur

Le pilotage par la valeur n’est pas toujours dans le périmètre du chef de projet, car celui-ci est responsable de la construction (Build) et non des bénéfices en exploitation (RUN). Néanmoins, il est fort recommandé de réaliser une analyse de la valeur en amont de son projet et de vérifier pendant le projet que les hypothèses de création de valeur possèdent toujours du sens. L’analyse de la valeur distingue deux types de valeur ou bénéfices :

  • La valeur économique : augmentation de résultat,  baisse de dépenses en exploitation, gains de productivité en JH
  • La valeur d’usage : utilité et attractivité pour les utilisateurs

La valeur économique est chiffrable en euros alors que la valeur d’usage est une perception de l’utilisateur. La création de valeur est à relier aux coûts et aux risques du projet. On sera prêt à investir sur le projet et à prendre des risques si les bénéfices sont au rendez-vous. C’est l’approche du retour sur investissement (ROI) qui consiste à optimiser la rentabilité du projet.

La création de valeur ou  bénéfice sera la différence entre les gains en RUN (augmentation de résultat, diminution des charges, diminution des dépenses) et les coûts (charge et dépenses) de votre projet (Build). Piloter par la valeur consiste à s’assurer à minima que le bénéfice à moyen long terme est positif.

Les postes de coûts de votre projet :

  • Achat de matériel
  • Achat de licences
  • Achat de prestations externes (consultants, avocats, …)
  • Charge en JH des experts métier
  • Charge en JH de la conduite du changement (formation, communication)
  • …

Les pistes de gains économiques :

  • Baisse de dépenses en euros (diminution des contrats de maintenance, suppression de contrats, …)
  • Gains de productivité en JH des équipes internes
  • Augmentation du chiffre d’affaires
  • …

Le pilotage par la valeur va mobiliser les acteurs « clients et utilisateurs » au plus tôt sur le projet. Piloter par la valeur se traduit par la mise en place d’actions de prévention dans le projet – c’est une forme de démarche d’assurance qualité. Par exemple, pour un projet digital, trois chantiers ont été mis en place :

  • Marketing / vente
  • Informatique
  • Conduite du changement (formation, communication, organisation)

Afin d’anticiper la création de valeur, les utilisateurs et les métiers sont intégrés dans le projet sous différentes formes :

POC (Proof Of Concept) : on va tester sur un  sous ensemble représentatif l’idée ou le produit.
SCORING : le scoring permet de mesurer la valeur du projet en termes de risques, coûts, opportunité, bénéfices
COUTS : l’informatique fera une étude coûts afin de donner une visibilité sur le budget prévisionnel du projet
RISQUES : afin de créer de la valeur, il faut anticiper les résistances aux changements et les risques liés à la conduite du changement afin d’enclencher des plans d’actions dès le début du projet

La mesure de la création de valeur doit être communiquée à la fin du projet avec une enquête de satisfaction utilisateurs et si possible une mesure de gains de performance (KPI) qui pourra s’appuyer sur la méthode Balance Score Card (BSC). La communication des bénéfices est essentielle pour créer une dynamique et mobiliser les acteurs sur l’exploitation. Après avoir réalisé une étude en amont, il faut « raffiner » la valeur en aval pour qu’un projet rencontre le succès. On récolte ce qu’on a semé !

Grille de scoring automatique dans CESAR

Piloter les projets par les coûts

Le pilotage de projet s’articule en général sur des priorités de pilotage.  On distingue trois types de pilotage  Qualité, Coût ou Délai. Les méthodes proposent un arbitrage entre ces trois dimensions afin de respecter la priorité de pilotage, mais en général le chef de projet est en challenge sur les trois à la fois ce qui est assez difficile. Il est essentiel de se poser la question au démarrage :

Quelle est la priorité de pilotage ?

Il s’agit de disposer des marges de manœuvre pour respecter la priorité.  Sans marge de manœuvre et sans flexibilité, le projet se met en zone de risques.

Pilotage par les délais

  • Le lancement d’un nouveau produit avec une contrainte de Time To Market (une nouvelle offre pour Noël, un nouveau produit pour la fête des mères, …). Les projets marketing sont liés à des cycles de plus en plus courts et une saisonnalité très contraignante.
  • La refonte d’une application informatique sera liée à la mise en exploitation d’une autre. Par exemple, la refonte de la paie se fera après la comptabilité.

Pilotage par la qualité

  • La qualité d’un projet se traduit par  la capacité de la solution à répondre aux besoins métier et à satisfaire les clients. Sur un projet, on ne cherche pas à réaliser une Ferrari ni une 2CV, mais à trouver la solution qui va « faire le job au juste coût ».
  • Le pilotage par la qualité fait appel à des techniques de pilotage par la valeur.

Le pilotage par les coûts va mettre en priorité le respect du budget.  Afin de respecter le budget, il faudra donner du sens sur les coûts dans le projet et prendre des décisions ad hoc :

  • Allonger le délai
  • Réduire le périmètre fonctionnel
  • Adapter les exigences du client
  • Ajuster les ressources
  • …

La bonne pratique consiste à avoir une définition claire et partagée des livrables avec son équipe. Le chef de projet peut alors maîtriser la production des livrables et associer tous les coûts à chacun des livrables : imputations internes et dépenses externes (prestations, matériels, licences, …). Si le chef de projet est responsable des éléments de préparation de la facturation, il pourra garantir de ne pas facturer plus que la production valorisée (technique de la valeur acquise).

CESAR permet de faire collaborer des acteurs « producteurs et financiers » par processus et de mettre en place les contrôles et les workflow sur-mesure pour votre organisation :

Production → Validation → Facturation 

Nous avons identifié trois principales bonnes pratiques sur la maîtrise des coûts.

A/ Rechercher tous les coûts avant et pendant le projet

Recommandation : attention à l’effet iceberg des coûts sur les projets.

Le projet est une organisation transversale et temporaire qui est souvent un iceberg. Il faut aller à la recherche de tous les coûts et anticiper au plus tôt les coûts de BUILD et de RUN :

  • Coûts directs et indirects
  • Coûts fixes et variables
  • Sous-Estimation des charges
  • Coûts cachés

B/ Responsabiliser le chef de projet sur le budget

Celui qui décide sur les coûts et le budget n’est pas toujours le chef de projet. Il peut être assez éloigné de la structure projet. On constate que les directions financières et les achats ont des impacts importants sur les décisions financières, mais elles sont également assez éloignées du suivi de production des projets. La facturation des livrables des projets doit être au plus proche de la réalité afin de maîtriser les encours.

Recommandation : (dé)centraliser la gestion du coût complet au niveau du projet

C/ Maîtriser le périmètre du coût complet

Les projets sont souvent décomposés en une multitude de lots, de livrables et d’actions qui ne permettent pas toujours de savoir qui fait quoi. Pour maîtriser les coûts, il convient de :

  • Centraliser les imputations (temps passés)  : « savoir qui est dans le bateau du projet et qui génère des coûts »
  • Centraliser les dépenses : achat de matériels, achat de licences, achat/revente de biens, formation, avocats, prestataires externes
  • Responsabiliser le chef de projet sur le suivi de production et la facturation
  • Impliquer la Direction Finance et Administration dans le pilotage des projets (Engager un financier dans le comité de pilotage)

Trop souvent, on constate également des discussions sur le périmètre des coûts. Par exemple, on constate que la formation est hors périmètre du budget ainsi que :

  • Les notes de frais
  • Les interfaces informatiques
  • La location des salles de réunion pour le projet
  • Le coût des métiers (expertise juridique, marketing, finance, ..)
  • Le coût des agences externes (informatiques, communication, digital, …)
  • …
Recommandation : maîtriser le périmètre de tous les  coûts  (prestations, matériels, communication, formation, …)
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Maîtriser la feuille de route des projets avec une solution PPM

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Le pilotage économique des projets dans le cadre d’un plan annuel est un processus largement déployé au sein des grandes organisations et qui commence à se mettre en place au sein des PME ou ETI (Entreprises de Taille Intermédiaire). 

Qu’est-ce que le pilotage économique des projets ?

On constate que « Faire le choix des bons projets  » dans un contexte de changement permanent est une activité difficile. Le pilotage économique consiste à allouer les budgets aux projets prioritaires et à maîtriser les dépenses. Il s’appuie sur une feuille de route qui valide les projets de l’année avec leurs budgets.

Quelle est la principale difficulté ?

La Direction doit allouer des  enveloppes budgétaires sur des grands domaines. En général, le portefeuille de projets se divise en trois domaines :

  • les projets stratégiques (choix de la Direction)
  • les projets réglementaires
  • les projets de maintenance et de maintien en bon fonctionnement

A l’intérieur d’un domaine, il convient de fixer des priorités du type TOP 3 ou TOP 10.

La principale difficulté est de ne pas respecter la priorisation suite à des problèmes de ressources disponibles. Par exemple, par manque de capacité à faire pour un projet stratégique, on va lancer des projets non prioritaires avec les ressources disponibles.

On est dans un effet pervers : « Premier arrivé, premier servi ».

La feuille de route ne s'aligne plus avec la stratégie ?

La feuille de route est le choix des projets à faire sur l’année ou sur plusieurs années. En revanche, malgré l’affection des budgets et des décisions au niveau stratégie, on constate que le déficit de capacité à faire des ressources va générer des décalages de plannings. C’est la première cause de dérive des feuilles de route. 

De surcroît, on constate parfois une allocation de ressources sur des projets non priorisés qui vont également mobiliser des ressources et les consommer sans créer la valeur attendue.

Afin d’éviter ces dérives, il est essentiel de disposer d’un logiciel PPM qui va communiquer les indicateurs clefs de pilotage et permettre de faire remonter les alertes. On constate trop souvent un décalage entre le plan stratégique et la réalité du terrain.

Le choix des indicateurs (KPI) pour effectuer le pilotage économique de la feuille de route est essentiel :

  • Priorité
  • Budget
  • Dépenses
  • Valeur (gains)
CESAR TEAM va permettre de piloter le plan stratégique en se connectant à la réalité du terrain. Les reportings standards vont apporter des prises de photos aux décideurs. et faire remonter les alertes. 
 
CESAR TEAM va apporter des analyses par projets mais également par services/Directions. La Direction dispose d’une vision à 360° de son pilotage économique.

Quels sont les apports d'une solution PPM pour le pilotage de la feuille de route ?

Une solution PPM va permettre de planifier le plan stratégique ou la feuille de route avec des ressources génériques ou compétences. CESAR TEAM propose également des modèles de projets qui vont accélérer la définition et le cadrage. C’est une forme de modélisation de la feuille de route. La solution PPM permet ensuite de visualiser les ressources réelles disponibles et de valider la faisabilité du projet avec la capacité à faire des ressources disponibles.

La solution PPM est en interface / API avec d’autres outils. Par exemple, l’interface avec le CRM Salesforce donne quotidiennement le pipeline d’affaires à traiter. L’interface avec la comptabilité fournisseur donne le stock de factures fournisseurs à affecter aux projets.

Quelle est la difficulté d'utiliser EXCEL ?

La collecte des données avec EXCEL auprès des différents acteurs est en général assez longue et fastidieuse (on gère des fichiers et non des données). On perd beaucoup de temps pour la collecte de l’information et l’analyse se fait très souvent avec des données erronées. En conséquence, les responsables n’ont pas les bons indicateurs et ne peuvent pas prendre les bonnes décisions.

La solution PPM permet de donner des accès sécurisé à chacun des acteurs pour renseigner les données. La solution PPM en mode cloud est un système d’information de pilotage et non un gestionnaire de fichiers non sécurisés. Les données sont sécurisés et accessibles par profil utilisateur.

CESAR TEAM est une solution PPM qui offre des fonctions de traçabilité et de stockage sur des volumes importants. Les utilisateurs dispose des historiques de données.

Pour le suivi des dépenses, CESAR TEAM permet de collecter les temps passés sur les projets et les factures fournisseurs avec exhaustivité. On dispose dans l’outil de fonctions de contrôle de gestion qui facilite la vie des financiers.

Pour quelle type d’organisation, le logiciel PPM est il adapté ?

On constate que les PME ou ETI ont besoin de ce type de logiciel qui apporte des fonctions issues de grandes entreprises à des organisations de taille plus modeste. 

CESAR TEAM est une solution SMART et agile qui s’adapte à des organisations complexes ou de taille intermédiaire.

La solution est flexible et apporte en standard toutes les fonctions essentielles. Elle peut également apporter des fonctions spécifiques au métier d’une organisation.

En synthèse, le pilotage économique d’un portefeuille de projets repose essentiellement sur la capacité à faire des ressources. 

Prioriser et allouer les budgets ne suffisent pas à garantir l’alignement stratégique. C’est la capacité à faire des ressources sur le terrain qui peut générer des décalages.

La solution PPM va vous permettre de planifier à un niveau stratégique et de constater les résultats au quotidien sur le terrain. Vous pourrez ainsi gérer les ressources avec différentes politiques et disposer de « réserves de puissance » pour les projets stratégiques.

Certaines organisations disposent de « soldats de réserve » pour les projets dits en priorité 0.

La solution CESAR TEAM va vous permettre de suivre toutes dépenses. Temps passés des collaborateurs et factures fournisseurs permettent d’avoir le coût complet final prévisionnel du projet. Vous pouvez ainsi anticiper les atterrissages budgétaires au plus tôt.