Pourquoi faire du Capacity planning ?

Le plan capacitaire ou capacity planning est un outil de management des ressources pour gérer la capacité à faire dans des contextes de projets multiples. Cela permet d’estimer les besoins en ressources pour soutenir une charge d’activité. Cet outil est particulièrement utile pour anticiper et gérer les baisses ou les augmentations de charge. Basé sur l’analyse d’une multitudes d’informations entre toutes les ressources et un algorithme puissant, il offre des indicateurs de pilotage (KPI) indispensables pour le manager et les gestionnaires de ressources humaines.

Le capacity planning permet d’éviter les gaspillages et les surcharges de ressources. C’est un outil qui permet

  • Une meilleure allocation des compétences sur les bons sujets au bon moment
  • Une anticipation des besoins de recrutement ou de sous-traitance
  • Une optimisation des coûts
  • Une anticipation des pics de charge

Comment faire du Capacity planning avec CESAR ?

La planification des ressources peut se faire au sein de chaque projet ou bien par ressource. Il est possible de :

  • Affecter une ressource à un projet
  • Affecter un projet à une ressource

CESAR affiche en temps réel le taux d’affectation des ressources avec une échelle de temps dynamique (jour, semaine, mois, trimestre, année). Le plan capacitaire est disponible par direction, service ou domaines de compétences.

Les trois avantages majeurs de CESAR par rapport à une feuille de calcul :

  • Estimer et gérer des compétences et pas uniquement des ressources.

    CESAR est une plateforme WEB qui est accessible à tout collaborateur connecté quelque soit son site, son pays ou son mode de travail (télétravail, indoor, outdoor). Les contributeurs et les chefs de projets réalisent leur planification dans un écosystème connecté qui permet de voir en temps réel les impacts et les contraintes. Pour le manager, cela lui permet dans un premier temps de gérer davantage les compétences disponibles que les ressources. Le chef de projet peut réaliser un plan de compétences avant de faire un plan de charge. L’estimation d’un projet ou d’un groupe de projets est alors réalisée en ressources génériques ou compétences.

  • Anticiper les surcharges et les sous-charges dès la V0 de la planification.

    Les données d’affectation et de charge des contributeurs sont mises à jour en temps réel. Le manager peut ainsi visualiser les surcharges ou les sous-charges au plus tôt et adapter les affectations. La planification est réalisée avec pertinence dès la première version. On peut réduire les réunions d’arbitrage sur les allocations ou les prêts de ressources entre BU et services. Avec CESAR, les ressources sont davantage mutualisées et on peut visualiser la disponibilité en transversal. Les silos de l’entreprise sont cassés afin de fluidifier la circulation des ressources en inter-BU.

  • Visualiser la capacité à faire, la production et les coûts des ressources avec le confort du visual management

    Les tableaux de bord sont mis à jour en temps réel et permettent au manager de disposer de tous les outils du visual management. Le manager peut gérer les compétences, les ressources, la capacité à faire, les coûts et la marge au sein d’un seul cockpit de pilotage. L’ergonomie de CESAR génère une expérience utilisateur qui apporte confort et rapidité dans les analyses. Le manager se concentre sur l’analyse et ne perd plus de temps sur la collecte des données ou les macros de sa feuille de temps.