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C2S Bouygues

La société

C2S Bouygues est la filiale digitale du groupe Bouygues et accompagne l’ensemble des DSI du groupe dans leur transformation digitale.

Objectifs

Le dispositif historique de C2S était constitué d’un logiciel de gestion du temps pour les imputations, de grilles EXCEL pour le suivi de missions et d’une base de données pour le pilotage économique des missions. 

Pour améliorer le processus de gestion, C2S était à la recherche d’un outil qui puisse permettre un suivi simple et efficace des imputations mais également du suivi financier des projets par département. Suite à un appel d’offres, la solution CESAR TEAM a été sélectionnée.

La mise en place

L’équipe CESAR a mis en place une solution sur-mesure constituée de briques standards afin de répondre à plusieurs demandes :

  • Un suivi efficace des imputations
  • Un suivi des achats/reventes de matériels et prestations
  • Une maîtrise de la production en euros sur les projets
  • Un pilotage temps réel des portefeuilles de projets (régie, forfait, TMA)
  • Une allocation agile des ressources

Les bénéfices

La solution CESAR a permis à C2S Bouygues :

  • Un gain de temps significatif sur les différents processus de gestion et de suivi financier.
  • Une meilleure gestion du temps pour l’ensemble des 300 consultants
  • Une meilleure gestion des achats
  • Une réelle maîtrise sur le budget des projets grâce à une visualisation claire en temps réel
  • Une facturation plus précise avec l’ensemble des clients
  • Un pilotage plus efficace pour le COMEX
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Bouygues Construction

La société

Bouygues Construction est une entreprise de construction, filiale à 100 % du groupe Bouygues présente dans 60 pays et constituée d’environ 60 000 collaborateurs.

 

Résultat 2022

CESAR.TEAM est devenu la solution unique de planification, contrôle de gestion et facturation pour l’ensemble des études en France. CESAR.TEAM est intégré au système d’information du groupe  en interface quotidienne avec le CRM Salesforce et l’ERP SAP. Les données de pilotage issues de CESAR TEAM permettent un pilotage opérationnel et stratégique sur l’ensemble des chantiers. L’ensemble des pratiques de travail ont été simplifiées et harmonisées sur une dizaine de business unit.

Objectifs

  • Mettre en place un processus de planification des ressources et des missions sur les chantiers des BU en France et en UK.
  • Améliorer la productivité des équipes en incluant les commerciaux, les opérationnels et les contrôleurs financiers.
  • Mettre en place un processus de contrôle de gestion et d’arbitrage pour la facturation mensuelle
  • Périmètre : 1500 utilisateurs sur 10 Business Unit en France, UK et Suisse.

Le challenge

  • Remplacer plusieurs outils existants de planification (Visual Planning, MS Project, Excel, Triskell…) et de facturation
  • Harmoniser des pratiques de travail très différentes avec des profils utilisateurs hétérogènes
  • Remplacer plusieurs outils de facturation historiques avec des interfaces vieillissantes
  • Réduire les délais de traitement entre les équipes de vente, de production et de facturation
  • Mettre en place un système de Business Intelligence multi-métiers

le projet

  • Mise en place d’un groupe de travail multi-métiers
  • Paramétrage et adaptation de CESAR avec les référents métier
  • Développement d’une application spécifique sur la base d’un cahier des charges métier
  • Formation à une pratique commune avec la plateforme CESAR
  • Interfaces avec Salesforce et SAP
  • Formation et support des utilisateurs

Les bénéfices

 

  • Harmonisation des pratiques de planification sur l’ensemble des business unit – mise en place d’un planning ressources multi-BU (capacity planning)
  • Partage d’un vocabulaire commun entre toutes les BU
  • Simplification du processus de planification des études (3% du CA mondial)
  • Amélioration de la qualité des données de facturation
  • Amélioration de la communication entre commerciaux, chefs de chantiers et services de facturation.
  • Simplification des processus pour les contrôleurs de gestion

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Piloter un portefeuille de projets

Comment prioriser, planifier, gérer un ensemble de projets ?

Pour illustrer ce sujet, nous allons prendre le cas du développement d’une PME ou d’une filiale de Grand Groupe qui se traduit par des projets à prioriser et à réussir. Par exemple :

  • Modernisation de la chaîne de production
  • Achat d’une société dans le plan de croissance externe
  • Restructuration interne
  • Modernisation de l’informatique de gestion

Cas d’une usine de BTP

  • 300 personnes
  • 10 sites de production
  • 100 M€ de CA
  • Marge nette de 5%
  • 50 projets par an pour un budget global de 5 M€ (5% du CA)
  • 7 chefs de projets
  • 60 collaborateurs contributeurs sur les projets (20% de l’effectif)

L’investissement sous forme de projets dans une PME est un sujet stratégique, opérationnel et toujours à risques élevés. Une PME possède la complexité d’une grande structure mais dispose de moyens plus limités et d’une organisation davantage centrée sur les résultats au quotidien. Les ressources humaines pour conduire les projets sont rares et souvent en surcharge.

Dans ce contexte tendu, un logiciel simple et adapté pour gérer l’ensemble des projets avec cohérence et pragmatisme peut être la solution pour réduire les coûts de gestion et les dérapages en délai.

Les écueils à éviter pour une PME :

  • Lancer trop de projets en parallèle et diluer l’investissement sur une masse de petits projets à faible valeur ajoutée
  • Ne pas remettre en cause les choix historiques et ne pas changer en profondeur les pratique de travail
  • Ne pas saisir de nouvelles opportunités de marché ou de nouveaux métiers
  • Sous-estimer les budgets et subir des dérives de dépenses récurrentes

Face à ces risques, la Direction Générale doit se doter d’une gouvernance d’entreprise ou d’un comité de pilotage des projets afin de :

  • Prioriser et planifier les projets avec des objectifs stratégiques clairs
  • Analyser un reporting des résultats et des dépenses associés
  • Renforcer ses capacités d’arbitrage en déployant des Go / No Go sur les jalons principaux
  • Développer sa capacité à anticiper les risques et réviser les projets au plus tôt

La solution CESAR TEAM est un logiciel collaboratif qui permet de mettre en place ou améliorer la coordination des différents services sur les projets pour :

  • La planification: planning d’un projet, planning des ressources, planning d’un groupe de projet
  • La gestion de projet: livrables, tâches, planning, jalons, reporting
  • Le contrôle de gestion: suivi des dépenses et analyse des écarts budget/ dépense
  • La gestion du temps: feuilles de temps ou d’imputation, planning des absences
  • La facturation : facturation des services sur les projets en mode régie / forfait / TMA

En synthèse, le pilotage d’un portefeuille de projets est un processus de pilotage de l’entreprise qui doit être partagé avec un fort volume d’acteurs :

  • Comité de pilotage mensuel impliquant les membres de la Direction
  • Implication quotidienne des contributeurs
  • Implication forte des chefs de projets pour faire remonter les risques, alerter et suivre planning et budget
  • Partage des données au quotidien avec un logiciel unique
  • Implication du contrôle de gestion sur les projets

Il est fortement recommandé de centraliser l’information au sein d’une cellule de pilotage directement rattachée à la Direction Générale (cellule PMO de pilotage des projets) afin de veiller à la cohérence des données et au bon fonctionnement du processus (chacun joue son rôle).

Le logiciel CESAR TEAM va vous apporter des indicateurs de pilotage (KPI) communs à des projets très différents les uns avec les autres et un langage commun avec les différents responsables. Il permet de faire monter en compétences vos collaborateurs sur le management de projet : respect des délais, engagement sur les résultats, remontée des alertes, travail en équipe transversale aux services, …

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Gérer à distance le temps de travail de son équipe

Depuis 2021, le télétravail a fait une forte irruption dans les entreprises et a fortement modifié les pratiques de management. La gestion du temps est devenue plus flexible sur site et chez soi.

Le télétravail est certainement l’impact positif de cette crise du COVID mais il impose de moderniser les processus de gestion du temps tant sur la planification que sur la collecte des temps passés. Le manager à distance a besoin de surcroît de :

  • Savoir qui est sur site ou en télétravail
  • Connaître le planning des absences de son équipe
  • Connaître la disponibilité des collaborateurs
  • Contrôler et valider les temps passés sur les projets ou les activités métier

La gestion du temps est devenu un outil indispensable pour le  manager afin de gérer ses équipes sur site ou en télétravail.

CESAR TEAM est un outil d’entreprise qui permet à chaque collaborateur de saisir et valider ses temps passés sur plusieurs composantes :

  • Les projets (tâches et sous-tâches sur des livrables, …)
  • Les activités (formation, réunion, …)
  • Les absences (congés, RTT, absences maladies, …)

CESAR TEAM offre aux collaborateurs une gestion du temps rapide et facile.  C’est un outil intégré qui regroupe plusieurs logiciels :

  • Planification des tâches, activités, projets
  • Gestion des absences
  • Gestion des temps passés
  • Workflow de validation des temps passés
  • Contrôle de gestion et comptabilité analytique des temps passés

Afin de rendre la gestion du temps ludique, plusieurs aides à la saisie sont proposées en option :

  • La feuille de temps peut être pré-remplie avec les données de planification
  • Le collaborateur peut s’auto-imputer sur des tâches pour lesquelles il n’était pas planifié
  • Le manager visualise en temps réel les surcharges de travail

Dans CESAR,  le taux d’occupation du collaborateur est affiché en temps réel :

Ce clignotant vert/orange/rouge va permettre de visualiser rapidement les surcharges de travail.

CESAR est une solution fortement paramétrable pour la gestion du temps et l’administrateur de l’entreprise pourra fixer des règles. Par exemple ;

  • Fréquence
  • Auto-imputation 
  • validation collaborateur 
  • validation hiérarchique.
  • Affichage du planifié dans la feuille de temps
  • Cycle de clôture par période mensuelle et par Direction

CESAR permet à un manager de mettre en place le télétravail avec rapidité et efficacité. Vous disposez de toutes les données et tableaux de bord pour gérer vos équipes à distance. Les effets sont multiples :

  • Meilleure fiabilité des données 
  • Lissage des charges  / baisse des surcharges de travail
  • Meilleure maîtrise du qui fait quoi

Pour une société de services, CESAR permet une facturation client intégrée dans un seul logiciel qui couvre le processus de bout en bout :

Planification –> Imputation –> Facturation.

« Nous utilisons la solution CESAR TEAM depuis 3 ans avec des équipes sur site, en télétravail, flex, hybride, … Tout le monde s’est complètement approprié la solution à tous les niveaux : collaborateurs, managers, contrôleurs de gestion, DAF, DRH. CESAR TEAM nous a permis de sécuriser l’ensemble de nos processus de gestion du temps. »

François DARBANDI – CEO C2S – 300 collaborateurs

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Rôle du PMO smart et agile

 

L’agilité est-elle une méthode, une mode, un objectif ou bien un comportement ?

Dans un monde qui va de plus en plus vite, les Dirigeants d’entreprise attendent davantage de rapidité, de flexibilité et de résultat sur les projets. On constate également une tendance forte à gérer dorénavant des portefeuilles de produits et non uniquement des portefeuilles de projets.

Dans ce cadre, le PMO Agile ou « chef de projet agile », doit se doter d’une vision client final, processus et projet. Les compétences en conduite de projet « classique » ne sont plus suffisantes. Il faut être capable de :

  • Comprendre et accompagner les innovations
  • Accélérer la vitesse de production des livrables sur les projets
  • Intégrer la conduite du changement en amont des projets
  • Allouer des ressources avec plus de flexibilité et de mobilité
  • Aligner les projets sur les nouveaux produits et les clients avec une efficacité supérieure
  • Mettre en place des méthodes hybrides (agiles et classiques)
  • Exploiter le potentiel du télétravail
 
La méthode agile a fait ses preuves sur les projets informatiques en mobilisant des équipes de taille réduite sur des délais courts ( 5 à 7 semaines). On constate que les principes de la méthode peuvent être appliqués sur des projets de transformation ou de plus grande envergure dans une approche hybride (agile et traditionnel).

Attention, le PMO agile est chef d’orchestre d’une équipe d’experts qui doivent être agiles !

Le rôle du PMO Agile devient central pour diffuser une culture projet orientée « produit-résultat d’entreprise et client final ».  Cette culture projet dite agile fédère les équipes métier et techniques. On constate que le vocabulaire classique : maîtrise d’ouvrage, assistance maîtrise d’ouvrage, maîtrise d’œuvre est souvent remplacé par PMO et son équipe projet, experts, product owner, product manager, …

Les rôles et les responsabilités sur les projets s’adaptent pour répondre plus rapidement aux demandes d’un marché turbulent mais qui foisonnent d’opportunités à saisir et d’innovation à réaliser.

Dans ce contexte, le PMO a besoin d’une solution collaborative, smart et agile de pilotage des projets (PPM) pour diffuser l’agilité dans l’organisation de l’entreprise.  CESAR TEAM vous permet de piloter un portefeuille de projets mais également de gérer des programmes qui sont des lignes de produits ou des objectifs stratégiques. On passe d’une logique besoins/projets à une logique produit/projets. Le PMO travaille main dans la main avec le marketing afin d’optimiser les résultats commerciaux liés au lancement d’un nouveau produit. Le déploiement d’un produit et son succès peuvent faire partie du périmètre d’un PMO agile qui porte une responsabilité de bout en bout et non uniquement sur la phase projet. Cette approche permet de prendre en compte en amont toutes les problématiques projets et les contraintes d’exploitation produit. Le modèle agile permet de prendre en compte les demandes et les changements des clients avec plus de flexibilité et de vitesse.

Le chef de projet agile est donc engagé sur un résultat d’entreprise lié au nouveau produit et non uniquement sur une livraison de livrables sur le projet. Le PMO est également SMART au sens « intelligent et malin » car il doit mobiliser des compétences métier et produit dans une entreprise souvent cloisonnée et rigide. C’est à ce niveau que le PMO Agile devra pouvoir planifier des compétences et des ressources avec une visibilité sur leur disponibilité. La solution de « capacity planning » de CESAR TEAM permet ainsi d’apporter cette information en toute transparence et de faire des demandes de ressources aux différents managers de ressources de l’entreprise. La méthode agile est également un changement culturel qui mobilise les ressources sur un objectif commun lié à un produit d’entreprise et pas uniquement sur une livraison projet. La finalité d’une solution PPM comme CESAR TEAM est de donner les moyens aux équipes d’innover et de créer de la valeur pour les clients de l’entreprise. Par exemple, si on considère que l’informatique est quasiment dans tous les produits ou dans la relation client, le rôle d’un ergonome (UX) est clef pour un projet mais également pour le produit et le client final.  La traçabilité de l’expérience client sur un parcours d’achat d’un produit pourra être intégré dans le projet en termes de DATA afin d’innover en termes de Business Intelligence. 

Sans PMO Smart et Agile, l’entreprise ne dispose pas des capacités d’aller plus vite ou d’être plus flexible. La solution CESAR TEAM est un support clef pour les équipes smart et agiles.

 

Les 7 principes clefs issus de nos retours d’expérience :

 

1.     Un projet dit agile est toujours lié à un produit ou un service et donc à un client ou marché

2.     Une équipe projet est une équipe d’experts multiples coordonnée par un PMO smart et agile qui joue un rôle de patron de PME pendant la durée du projet

3.     Le PMO coordonne des experts multiples et doit planifier avec finesse les interventions de chacun

4.     Le processus de planification en agile s’articule sur des priorités souvent révisées et la capacité à faire des ressources disponibles

5.     Le style de management s’appuie sur la confiance et le contrôle avec des équipes autonomes mais pas indépendantes

6.     Le pilotage des projets s’articule sur des livraisons incrémentales qui feront l’objet d’une recette métier réactive et continue (Alignée sur l’amélioration continue des processus)

7.     Le travail collaboratif est connecté à une plateforme PPM qui remplace le travail individuel sur tableur. La sécurisation, l’analyse et le partage des données sur les projets avec une solution PPM est une activité clef du PMO.

 

Les apports de la solution CESAR TEAM dans votre organisation

  • Permettre aux experts de s’affecter eux-mêmes sur les projets et de définir leurs actions
  • Adapter les rôles et responsabilités des PMO ou des chefs de projets « Smart Agile » afin de gagner en efficacité
  • Favoriser une priorisation qui tient compte des métiers, du client et des contraintes techniques
  • Déployer un système de planification des ressources éligibles sur les projets afin de mobiliser les compétences au meilleur moment (capacity planning)
  • Centraliser les données des projets pour des analyses de type business intelligence
  • Favoriser le partage des données de coûts et renforcer le contrôle de gestion sur les projets
  • Mettre à disposition des tableaux de bord « just in time » pour l’ensemble des parties prenantes
  • Favoriser le télétravail avec des accès à une plateforme PPM sécurisée et conforme aux exigences du SecNumCloud
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Méthode agile ou méthode hybride ?

En 2022, plusieurs études montrent que l’agile est bien mais que l’hybride (agile + cycle en V) est certainement mieux. Il s’agit de prendre le meilleur des deux modes de travail et de les appliquer dans certains cas mais pas dans tous. L’enquête Scalian d’octobre 2022 montre les résultats suivants :

Les résultats montrent que le cycle en V est présent dans 80% des projets. Le mode agile couvre 74% des projets et est bien présent mais davantage dans sa philosophie de travail que sa méthode. Les entreprises souhaitent de l’agilité dans le sens de la simplicité et de la fluidité entre les équipes afin que les résultats soient au rendez vous. Peu importe la méthode pour certains, l’essentiel est de faire aboutir les projets dans les budgets et avec une bonne ambiance au sein des équipes. L’agilité a permis d’apporter du bon sens  et de l’humain à des projets qui pouvaient prendre de ma démesure : trop gros, trop cher, trop complexe, trop ambitieux.

La méthode agile repose sur des rituels et des sprints possédant des cycles courts (5 à 7 semaines). Les principaux principes :

  • Réunions courtes et quotidiennes pour communiquer rapidement sur les ajustements à réaliser
  • Maquettage et partage rapide des écrans pour intégrer le retour des utilisateurs sur l’ergonomie et l’expérience utilisateur au plus tôt
  • Découpage en lots simples (sprints) du projet et assemblage avec des interfaces standards (API)
  • Recette itérative sur la base de maquette et de règles génériques

Les principales difficultés de la méthode agile vont être :

  • L’intégration globale des sprints : sans cahier des charges complet et architecture globale on peut découvrir des incohérences très tardivement dans le projet
  • La posture des acteurs métiers ou du client qui ne sera pas agile ou souple. Ce n’est pas parce qu’on applique une « méthode agile » qu’on est agile vis-à-vis du contrat ou des engagements
  • Le manque de documentation et de traçabilité. La méthode agile favorise la rapidité et l’oral. Les comptes rendus sont peu existants et souvent pauvres. Il sera parfois difficile de changer d’équipe en agile car le projet est peu documenté.
  • La difficulté à obtenir la disponibilité de tous les experts sur un délai court et parfois à trouver la bonne expertise technique (UX, DEV, …) et la disponibilité du métier pour la recette.
  • Le suivi du ROI est également un point d’attention dans l’agile car les itérations techniques sont parfois plus nombreuses que prévues et le coût d’intégration peut être assez important. On constate également que la charge de recette des métiers est peu souvent comptabilisée, les métiers ne disposant pas de procédure de gestion des temps passés.

Les principes de la méthode hybride

La méthode agile doit se mettre en œuvre avec des compléments qui sont souvent issus des méthodes traditionnelles du cycle en V. C’est donc la méthode hybride (agile + cycle en V) qui est plus efficace pour 80% des entreprises (Enquête Scalian 2002). Les principaux principes de la méthode hybride :

  1. La communication au sein de l’équipe se fait à l’oral et à l’écrit. Le projet en mode hybride est documenté et on peut effectuer un audit de ce qui a été fait
  2. Les échanges avec les utilisateurs se font dans un cadre contractuel qui permet de prioriser les demandes.
  3. La conduite du changement est une préoccupation permanente du début à la fin du projet. La formation est à aborder au plus tôt.
  4. Les lots développés en sprint sont encadrés ou en analysés dans le cadre d’une architecture globale.
  5. Certains morceaux du projet sont développés en sprint mais pas l’intégralité du périmètre. L’intégration des briques ou la réussite du puzzle est bien un enjeu majeur sur les projets.
  6. En agile ou en cycle V, le rôle du « testeur métier » pour la recette sera toujours indispensable.

La mise en œuvre de l’hybride repose sur un outillage opérationnel et un logiciel smart et agile. Le logiciel va vous permettre de suivre les parties en agile (sprint) et de suivre l’intégralité de la trajectoire du projet. CESAR TEAM apporte cette souplesse en offrant des fonctions agiles aux équipes informatiques et des fonctions de suivi en cycle en V aux équipes métier.

Les équipes métier ont ainsi des points de repères pour valider les jalons du cycle en V (ou passage de phases) et les équipes informatiques peuvent organiser et planifier leurs sprints avec le même logiciel.

L’avantage est de disposer d’une seule source de données pour le pilotage et de disposer de tableaux de bord mis à jour au fil de l’eau.le cadre 

Agile ou hybride, la recette métier est toujours essentielle

Quels sont les atouts de CESAR TEAM pour la gestion de projet hybride ?

Un logiciel flexible pour une planification détaillée mise à jour au quotidien

La planification agile repose essentiellement sur une gestion de tâches en mode tableau (Kanban) qui est mise à jour au quotidien – on a donc une planification détaillée et très opérationnelle sur le qui fait quoi. La gestion de projet hybride va permettre de gérer un kanban de tâches mais également de rattacher ces tâches à des livrables et des dépenses. La gestion hybride est associée à des livrables et une gestion qualité-coûts-délais. Le planning détaillé sera mis à jour avec une mesure précise du reste à faire et de l’engagement des acteurs. CESAR TEAM va vous permettre de gérer une planification micro ou très opérationnelle et également macro (phases, jalons).

Un logiciel qui permet d’adapter les rôles de chacun

 En mode hybride, le chef de projet est le patron de l’ensemble du projet et de chacun des sprints qui seront développées en agile et sous la responsabilité d’un scrum master. Si le sprint est modélisé comme un lot de travaux avec des livrables, le responsable de lot est un scrum master. Il sera davantage responsable du développement et de l’intégration technique dans le cadre d’une relation « back end ». Le chef de projet possède une relation « front end » avec le client. Le vocabulaire sera donc à adapter en mode hybride afin que les rôles de chacun soient bien compris et partagés.

Un logiciel qui vous permet de suivre les dépenses et de maîtriser le ROI.

CESAR TEAM est un logiciel aligné sur la méthode hybride et vous permet de gérer des livrables avec leur coût complet (TCO). Il va tenir compte des dépenses internes (ressources humaines) et des dépenses externes (factures fournisseurs provenant de votre comptabilité). Le chef de projet peur visualiser les dépenses mensuelles et les dépenses cumulées au sein d’un seul écran qui regroupe toutes les informations. Le logiciel « hybride » apporte ces fonctions de contrôle des dépenses au fil de l’eau et va permettre de faire des arbitrages en fonction des priorités utilisateurs et des contraintes budgétaires.

En conclusion, on comprend pourquoi 80% des entreprises issues de cultures différentes (industrie, BTP, services publics, services privés, ESN, transports, logistiques,  Start-up, …)  s’accordent sur une culture commune pour les projets.

L’hybride permet de répondre aux besoins des entreprises qui reste un suivi qualité-coûts-délais sur les projets – la qualité étant la satisfaction utilisateur.

L’agilité permet de mettre le client au coeur des projets, d’avoir une proximité avec les besoins utilisateurs et de casser les effets tunnels souvent rencontrés sur les gros projets avec cycle en V.

La méthode hybride permet de Conduire les projets en Equipe avec Sens, Agilité et Rigueur. 

Quelque soit la culture de l’entreprise, la culture projet serait elle commune ? Oui dans 80% des cas.

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PMO : comment choisir un logiciel PPM

PMO (Project Management Office) ou bureau des projets désigne un service centralisé qui supervise la gestion des projets de l’entreprise. Cela peut être un service, un directeur de programme ou un consultant PMO qui va également avoir besoin d’un logiciel pour gérer les portefeuilles de projets. Le PMO est garant des méthodes utilisées et de la boîte à outils des chefs de projet. Dans ce cadre, il va participer au choix essentiel d’un logiciel PPM et effectuer les paramétrages pour l’adapter à l’organisation. Le PMO peut être assistant à un chef de projet ou un assistant à un directeur pour l’aider à piloter un groupe de projets et programmes.

Le PMO va permettre d’assister les managers et les chefs de projets dans leur métier pour :

  1. Le cadrage et la structuration des projets
  2. La construction des plannings
  3. La planification des ressources
  4. Le suivi qualité-coût-délai-risques des projets
  5. Le contrôle de gestion des projets (budget, dépenses, écarts)
  6. Le reporting aux différents niveaux de l’entreprise
  7. L’audit et le contrôle qualité
  8. La priorisation
  9. Les aides à la décision et à l’arbitrage
  10. Les validations

le PMO est en général en charge du choix d’un logiciel PPM. Il va devoir réaliser un cahier des charges et un appel d’offres pour proposer une liste d’entreprises éligibles. Ces entreprises devront fournir :

  • Le logiciel PPM
  • La formation
  • Le conseil en management et organisation

Le choix d’un logiciel PPM repose sur des critères techniques et des critères métiers. Il devra dans tous les cas être capable de s’adapter aux pratiques de travail et à l’organisation de l’entreprise. Le logiciel PPM est un choix stratégique car il engage l’entreprise sur le long terme et les décideurs vont s’appuyer sur les données du logiciel pour décider.

Le Logiciel PPM doit avoir une couverture fonctionnelle assez large. Le PMO aura besoin d’un logiciel PPM afin d’aider les responsables à :

  1. Planifier l’ensemble des projets
  2. Aligner les projets sur la stratégie de l’entreprise
  3. Optimiser les allocations de budgets
  4. Identifier les besoins en compétences
  5. Optimiser le plan de charge des équipes
  6. Alerter sur les dérives et les risques
  7. Communiquer le reporting
  8. Valider les budgets et les dépenses
  9. Arbitrer les changements et les priorités
  10. Sauvegarder et historiser toutes les données clefs sur les projets

Le logiciel PPM va vous donner une vision à 360° des projets et des ressources qui est transversal l’entreprise. Cela devient un outil collaboratif qui consolide en temps réel toutes les données des projets. Vous gagnez en fiabilité et en cohérence sur les données et les reportings.

Le logiciel PPM va couvrir des équipes de la DSI mais également des métiers. Les utilisateurs seront des managers, des chefs de projets, des experts, des consultants mais également des financiers et des contrôleurs de gestion. Il va permettre à tous ces acteurs de mieux communiquer et d’être plus efficaces dans leur métier grâce aux partages de l’information sur les projets.

Pourquoi mettre en place un logiciel PPM ?

Le logiciel PPM va permettre de centraliser les données des projets au sein d’une base de données unique. CESAR est une plateforme logiciel qui donne accès aux données des projets avec des habilitations précises. Le qui fait quoi sur les projets est donc structuré et sécurisé. Le logiciel PPM va vous permettre d’utiliser les ressources sur les projets avec plus d’efficacité et donc de faire à termes des économies.

Les retours d’expérience :

« EXCEL ne nous permettez plus de gérer toutes les données sur les projets. Nos reportings n’étaient pas justes. CESAR TEAM nous apporte fiabilité et cohérence à tous les niveaux de notre organisation. » Thomas – PMO GROUPE BOUYGUES

« Avec CESAR TEAM, nous avons une mesure fiable de la capacité à faire de chacune de nos ressources sur plusieurs sites. L’affectation des ressources humaines et l’optimisation du plan de charge sont devenues des tâches essentielles pour tous nos managers. On a diminué les problématiques de surcharge de travail sur les projets. » Alexandre – PMO SNCF

 

CESAR TEAM est un logiciel PPM simple et smart !

CESAR TEAM est un logiciel de gestion des portefeuilles de projets intégré : gestion du temps, planification, contrôle de gestion, reporting, … CESAR TEAM remplace en général plusieurs logiciels existants qui ne communiquent pas assez entre eux.

CESAR TEAM est un logiciel PPM simple et smart qui permet un déploiement rapide et facile auprès des utilisateurs.

  • Simple : l’interface est intuitive et les fonctions sont accessibles en 2 ou 3 clics. L’utilisateur ne perd pas de temps et dispose de nombreuses aides
  • Smart : le logiciel est fiable et professionnel. Il donne confiance aux équipes. L’interface est élégante et épurée.

Reconnu par des grands groupes tels que Caisse d’Epargne, Bouygues Construction, SNCF, Natixis et des organisations du secteur public (Mairies, Ministères, SETE, …), CESAR TEAM innove sur le marché du logiciel en management avec une solution Cloud et Française. Les principales fonctions :

  1. Gestion des demandes et des idées
  2. Planification multi-projets et feuille de route
  3. Suivi des temps passés
  4. Gestion de projet
  5. Gestion des ressources et capacity planning
  6. Suivi budgétaire et contrôle de gestion
  7. Tableau de bord
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Piloter par la valeur ou par les coûts

Piloter les projets par la valeur

On constate plusieurs niveaux dans le pilotage des projets :

  • Le pilotage par les délais et les livrables
  • Le pilotage par les risques
  • Le pilotage par les coûts
  • Le pilotage par la valeur

Le pilotage par la valeur n’est pas toujours dans le périmètre du chef de projet, car celui-ci est responsable de la construction (Build) et non des bénéfices en exploitation (RUN). Néanmoins, il est fort recommandé de réaliser une analyse de la valeur en amont de son projet et de vérifier pendant le projet que les hypothèses de création de valeur possèdent toujours du sens. L’analyse de la valeur distingue deux types de valeur ou bénéfices :

  • La valeur économique : augmentation de résultat,  baisse de dépenses en exploitation, gains de productivité en JH
  • La valeur d’usage : utilité et attractivité pour les utilisateurs

La valeur économique est chiffrable en euros alors que la valeur d’usage est une perception de l’utilisateur. La création de valeur est à relier aux coûts et aux risques du projet. On sera prêt à investir sur le projet et à prendre des risques si les bénéfices sont au rendez-vous. C’est l’approche du retour sur investissement (ROI) qui consiste à optimiser la rentabilité du projet.

La création de valeur ou  bénéfice sera la différence entre les gains en RUN (augmentation de résultat, diminution des charges, diminution des dépenses) et les coûts (charge et dépenses) de votre projet (Build). Piloter par la valeur consiste à s’assurer à minima que le bénéfice à moyen long terme est positif.

Les postes de coûts de votre projet :

  • Achat de matériel
  • Achat de licences
  • Achat de prestations externes (consultants, avocats, …)
  • Charge en JH des experts métier
  • Charge en JH de la conduite du changement (formation, communication)

Les pistes de gains économiques :

  • Baisse de dépenses en euros (diminution des contrats de maintenance, suppression de contrats, …)
  • Gains de productivité en JH des équipes internes
  • Augmentation du chiffre d’affaires

Le pilotage par la valeur va mobiliser les acteurs « clients et utilisateurs » au plus tôt sur le projet. Piloter par la valeur se traduit par la mise en place d’actions de prévention dans le projet – c’est une forme de démarche d’assurance qualité. Par exemple, pour un projet digital, trois chantiers ont été mis en place :

  • Marketing / vente
  • Informatique
  • Conduite du changement (formation, communication, organisation)

Afin d’anticiper la création de valeur, les utilisateurs et les métiers sont intégrés dans le projet sous différentes formes :

POC (Proof Of Concept) : on va tester sur un  sous ensemble représentatif l’idée ou le produit.
SCORING : le scoring permet de mesurer la valeur du projet en termes de risques, coûts, opportunité, bénéfices
COUTS : l’informatique fera une étude coûts afin de donner une visibilité sur le budget prévisionnel du projet
RISQUES : afin de créer de la valeur, il faut anticiper les résistances aux changements et les risques liés à la conduite du changement afin d’enclencher des plans d’actions dès le début du projet

La mesure de la création de valeur doit être communiquée à la fin du projet avec une enquête de satisfaction utilisateurs et si possible une mesure de gains de performance (KPI) qui pourra s’appuyer sur la méthode Balance Score Card (BSC). La communication des bénéfices est essentielle pour créer une dynamique et mobiliser les acteurs sur l’exploitation. Après avoir réalisé une étude en amont, il faut « raffiner » la valeur en aval pour qu’un projet rencontre le succès. On récolte ce qu’on a semé !

Grille de scoring automatique dans CESAR

Piloter les projets par les coûts

Le pilotage de projet s’articule en général sur des priorités de pilotage.  On distingue trois types de pilotage  Qualité, Coût ou Délai. Les méthodes proposent un arbitrage entre ces trois dimensions afin de respecter la priorité de pilotage, mais en général le chef de projet est en challenge sur les trois à la fois ce qui est assez difficile. Il est essentiel de se poser la question au démarrage :

Quelle est la priorité de pilotage ?

Il s’agit de disposer des marges de manœuvre pour respecter la priorité.  Sans marge de manœuvre et sans flexibilité, le projet se met en zone de risques.

Pilotage par les délais

  • Le lancement d’un nouveau produit avec une contrainte de Time To Market (une nouvelle offre pour Noël, un nouveau produit pour la fête des mères, …). Les projets marketing sont liés à des cycles de plus en plus courts et une saisonnalité très contraignante.
  • La refonte d’une application informatique sera liée à la mise en exploitation d’une autre. Par exemple, la refonte de la paie se fera après la comptabilité.

Pilotage par la qualité

  • La qualité d’un projet se traduit par  la capacité de la solution à répondre aux besoins métier et à satisfaire les clients. Sur un projet, on ne cherche pas à réaliser une Ferrari ni une 2CV, mais à trouver la solution qui va « faire le job au juste coût ».
  • Le pilotage par la qualité fait appel à des techniques de pilotage par la valeur.

Le pilotage par les coûts va mettre en priorité le respect du budget.  Afin de respecter le budget, il faudra donner du sens sur les coûts dans le projet et prendre des décisions ad hoc :

  • Allonger le délai
  • Réduire le périmètre fonctionnel
  • Adapter les exigences du client
  • Ajuster les ressources

La bonne pratique consiste à avoir une définition claire et partagée des livrables avec son équipe. Le chef de projet peut alors maîtriser la production des livrables et associer tous les coûts à chacun des livrables : imputations internes et dépenses externes (prestations, matériels, licences, …). Si le chef de projet est responsable des éléments de préparation de la facturation, il pourra garantir de ne pas facturer plus que la production valorisée (technique de la valeur acquise).

CESAR permet de faire collaborer des acteurs « producteurs et financiers » par processus et de mettre en place les contrôles et les workflow sur-mesure pour votre organisation :

Production → Validation → Facturation 

Nous avons identifié trois principales bonnes pratiques sur la maîtrise des coûts.

A/ Rechercher tous les coûts avant et pendant le projet

Recommandation : attention à l’effet iceberg des coûts sur les projets.

Le projet est une organisation transversale et temporaire qui est souvent un iceberg. Il faut aller à la recherche de tous les coûts et anticiper au plus tôt les coûts de BUILD et de RUN :

  • Coûts directs et indirects
  • Coûts fixes et variables
  • Sous-Estimation des charges
  • Coûts cachés

B/ Responsabiliser le chef de projet sur le budget

Celui qui décide sur les coûts et le budget n’est pas toujours le chef de projet. Il peut être assez éloigné de la structure projet. On constate que les directions financières et les achats ont des impacts importants sur les décisions financières, mais elles sont également assez éloignées du suivi de production des projets. La facturation des livrables des projets doit être au plus proche de la réalité afin de maîtriser les encours.

Recommandation : (dé)centraliser la gestion du coût complet au niveau du projet

C/ Maîtriser le périmètre du coût complet

Les projets sont souvent décomposés en une multitude de lots, de livrables et d’actions qui ne permettent pas toujours de savoir qui fait quoi. Pour maîtriser les coûts, il convient de :

  • Centraliser les imputations (temps passés)  : « savoir qui est dans le bateau du projet et qui génère des coûts »
  • Centraliser les dépenses : achat de matériels, achat de licences, achat/revente de biens, formation, avocats, prestataires externes
  • Responsabiliser le chef de projet sur le suivi de production et la facturation
  • Impliquer la Direction Finance et Administration dans le pilotage des projets (Engager un financier dans le comité de pilotage)

Trop souvent, on constate également des discussions sur le périmètre des coûts. Par exemple, on constate que la formation est hors périmètre du budget ainsi que :

  • Les notes de frais
  • Les interfaces informatiques
  • La location des salles de réunion pour le projet
  • Le coût des métiers (expertise juridique, marketing, finance, ..)
  • Le coût des agences externes (informatiques, communication, digital, …)
Recommandation : maîtriser le périmètre de tous les  coûts  (prestations, matériels, communication, formation, …)
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Maîtriser la feuille de route des projets avec une solution PPM

Le pilotage économique des projets dans le cadre d’un plan annuel est un processus largement déployé au sein des grandes organisations et qui commence à se mettre en place au sein des PME ou ETI (Entreprises de Taille Intermédiaire). 

Qu’est-ce que le pilotage économique des projets ?

On constate que « Faire le choix des bons projets  » dans un contexte de changement permanent est une activité difficile. Le pilotage économique consiste à allouer les budgets aux projets prioritaires et à maîtriser les dépenses. Il s’appuie sur une feuille de route qui valide les projets de l’année avec leurs budgets.

Quelle est la principale difficulté ?

La Direction doit allouer des  enveloppes budgétaires sur des grands domaines. En général, le portefeuille de projets se divise en trois domaines :

  • les projets stratégiques (choix de la Direction)
  • les projets réglementaires
  • les projets de maintenance et de maintien en bon fonctionnement

A l’intérieur d’un domaine, il convient de fixer des priorités du type TOP 3 ou TOP 10.

La principale difficulté est de ne pas respecter la priorisation suite à des problèmes de ressources disponibles. Par exemple, par manque de capacité à faire pour un projet stratégique, on va lancer des projets non prioritaires avec les ressources disponibles.

On est dans un effet pervers : « Premier arrivé, premier servi ».

La feuille de route ne s'aligne plus avec la stratégie ?

La feuille de route est le choix des projets à faire sur l’année ou sur plusieurs années. En revanche, malgré l’affection des budgets et des décisions au niveau stratégie, on constate que le déficit de capacité à faire des ressources va générer des décalages de plannings. C’est la première cause de dérive des feuilles de route. 

De surcroît, on constate parfois une allocation de ressources sur des projets non priorisés qui vont également mobiliser des ressources et les consommer sans créer la valeur attendue.

Afin d’éviter ces dérives, il est essentiel de disposer d’un logiciel PPM qui va communiquer les indicateurs clefs de pilotage et permettre de faire remonter les alertes. On constate trop souvent un décalage entre le plan stratégique et la réalité du terrain.

Le choix des indicateurs (KPI) pour effectuer le pilotage économique de la feuille de route est essentiel :

  • Priorité
  • Budget
  • Dépenses
  • Valeur (gains)
CESAR TEAM va permettre de piloter le plan stratégique en se connectant à la réalité du terrain. Les reportings standards vont apporter des prises de photos aux décideurs. et faire remonter les alertes. 
 
CESAR TEAM va apporter des analyses par projets mais également par services/Directions. La Direction dispose d’une vision à 360° de son pilotage économique.

Quels sont les apports d'une solution PPM pour le pilotage de la feuille de route ?

Une solution PPM va permettre de planifier le plan stratégique ou la feuille de route avec des ressources génériques ou compétences. CESAR TEAM propose également des modèles de projets qui vont accélérer la définition et le cadrage. C’est une forme de modélisation de la feuille de route. La solution PPM permet ensuite de visualiser les ressources réelles disponibles et de valider la faisabilité du projet avec la capacité à faire des ressources disponibles.

La solution PPM est en interface / API avec d’autres outils. Par exemple, l’interface avec le CRM Salesforce donne quotidiennement le pipeline d’affaires à traiter. L’interface avec la comptabilité fournisseur donne le stock de factures fournisseurs à affecter aux projets.

Quelle est la difficulté d'utiliser EXCEL ?

La collecte des données avec EXCEL auprès des différents acteurs est en général assez longue et fastidieuse (on gère des fichiers et non des données). On perd beaucoup de temps pour la collecte de l’information et l’analyse se fait très souvent avec des données erronées. En conséquence, les responsables n’ont pas les bons indicateurs et ne peuvent pas prendre les bonnes décisions.

La solution PPM permet de donner des accès sécurisé à chacun des acteurs pour renseigner les données. La solution PPM en mode cloud est un système d’information de pilotage et non un gestionnaire de fichiers non sécurisés. Les données sont sécurisés et accessibles par profil utilisateur.

CESAR TEAM est une solution PPM qui offre des fonctions de traçabilité et de stockage sur des volumes importants. Les utilisateurs dispose des historiques de données.

Pour le suivi des dépenses, CESAR TEAM permet de collecter les temps passés sur les projets et les factures fournisseurs avec exhaustivité. On dispose dans l’outil de fonctions de contrôle de gestion qui facilite la vie des financiers.

Pour quelle type d’organisation, le logiciel PPM est il adapté ?

On constate que les PME ou ETI ont besoin de ce type de logiciel qui apporte des fonctions issues de grandes entreprises à des organisations de taille plus modeste. 

CESAR TEAM est une solution SMART et agile qui s’adapte à des organisations complexes ou de taille intermédiaire.

La solution est flexible et apporte en standard toutes les fonctions essentielles. Elle peut également apporter des fonctions spécifiques au métier d’une organisation.

En synthèse, le pilotage économique d’un portefeuille de projets repose essentiellement sur la capacité à faire des ressources

Prioriser et allouer les budgets ne suffisent pas à garantir l’alignement stratégique. C’est la capacité à faire des ressources sur le terrain qui peut générer des décalages.

La solution PPM va vous permettre de planifier à un niveau stratégique et de constater les résultats au quotidien sur le terrain. Vous pourrez ainsi gérer les ressources avec différentes politiques et disposer de « réserves de puissance » pour les projets stratégiques.

Certaines organisations disposent de « soldats de réserve » pour les projets dits en priorité 0.

La solution CESAR TEAM va vous permettre de suivre toutes dépenses. Temps passés des collaborateurs et factures fournisseurs permettent d’avoir le coût complet final prévisionnel du projet. Vous pouvez ainsi anticiper les atterrissages budgétaires au plus tôt.