CESAR plateforme collaborative axée Data

API CESAR avec Salesforce, SAP, JIRA

La solution CESAR.TEAM vous permet de gérer les projets de bout en bout avec une intégration totale des données dans votre système d’information.

Depuis notre origine, nous avons mis en place des API avec les leaders du marché du CRM et des ERP : Salesforce, SAP, JIRA

1/ Intégration avec Salesforce

Depuis 2018, CESAR TEAM est partenaire de Salesforce ce qui nous a permis d’harmoniser les interfaces utilisateurs et les technologies utilisées. Salesforce nous a donné accès à leurs ressources de développement et à son réseau international.

L’intégration se traduit par le principe suivant :

  • Les affaires sont traitées par les équipes commerciales avec Salesforce
  • L’exécution des affaires est réalisée par CESAR TEAM.

L’API Salesforce envoie tous les jours à CESAR TEAM les affaires gagnées, en attente ou perdues avec l’ensemble des données validées dans Salesforce (Client, budget, caractéristiques du projet, …)

Cette intégration permet aux commerciaux de suivre l’exécution des projets et de communiquer à leur client l’état d’avancement. En parallèle, les chefs de projet sont tous orientés clients en gérant uniquement des projets issus du commerce.

CESAR possède une composante « gestion financière des affaires » qui permet de suivre avec précisions les coûts et la marge des projets. L’interface est également intéressante pour suivre les éléments financiers des grands projets d’avant-vente qui possèdent des risques importants.

 

2/ Intégration avec SAP

CESAR TEAM gère les cycles de gestion « mensuels » qui permettent de re-facturer en interne ou de facturer vos clients. Les données de gestion issues de CESAR TEAM sont soumises à un workflow de validation avant d’être intégrée dans l’ERP de comptabilité SAP.

  • Données issues des imputations
  • Données issues des dépenses fournisseurs

Sur le volet financier, CESAR TEAM gère notamment les commandes fournisseurs, les dépenses en CAPEX/OPEX et le fichier fournisseurs.

Les contrôleurs de gestion peuvent effectuer le contrôle des dépenses avec des visions par projet dans CESAR TEAM et effectuer des contrôles comptables complémentaires dans SAP. Les flux de données issus de CESAR TEAM sont historisés sous forme de photos afin que les contrôleurs de gestion disposent de référentiels non modifiables. Les commissaires au compte peuvent également disposer d’une vision détaillée de la production afin de vérifier les produits constatés d’avance (PCA).

3/ Intégration avec JIRA

JIRA est une solution souvent existante au sein des Directions Systèmes d’Information qui permet de faire un suivi détaillé des projets et de la gestion des anomalies. Par exemple, la gestion du temps dans JIRA sera en minutes et en heure dans CESAR.

L’API JIRA-CESAR effectue une conversion ou traduction des données qui est bidirectionnelle afin de garantir la cohérence des deux systèmes et d’offrir des tableaux de bord cohérents pour les différents services.

Product roadmap

Construire un plan annuel de projets

Dans un contexte de transformation et de digitalisation, les entreprises de toute taille sont conduites à planifier les projets avec une vision stratégique. Cette planification souvent pluri-annuelle prend la forme d’une feuille de route ou roadmap d’entreprise. C’est un document qui précise les évolutions majeures et par métier de l’entreprise. La construction de la feuille de route mobilise l’ensemble des directions de l’entreprise sur une projection / planification / anticipation de leur portefeuille d’idées et de projets. L’approche est donc participative et est plus facile avec une solution collaborative de pilotage des portefeuilles de projet de type CESAR.

Avant de savoir gérer un projet, il est souvent recommandé de savoir piloter un portefeuille de fiches projets afin de faire le tri et de ne pas se lancer « tête dans le guidon » sur tous les projets.

  • Les portefeuilles de projet sont en volume croissant et la capacité à faire est souvent limitée. Les ressources projet sont en surcharge permanente.
  • Les demandes de projets sont issues de tous les métiers et pas uniquement de l’informatique. Les arbitrages sont de plus en plus transverses.
  • Les budgets d’investissement (Build) et les budgets de fonctionnement (RUN) ont besoin d’arbitrage plus fin et mieux planifiés. Les bénéfices sont à anticiper dès le départ.

Le processus « feuille de route  » est fédérateur, apporte davantage de sens commun et impulse un  rythme partagé. Sans celui-ci :

Un projet géré sans feuille de route

Afin de rationaliser la construction et surtout la mise à jour de la feuille de route, il convient de mettre en place un « processus feuille de route ». Ce processus est ancré dans le fonctionnement au quotidien et permet une mise à jour au fil de l’eau. L’ensemble des parties prenantes partagent la vision stratégique et son plan de mise en œuvre. Ci-dessous un exemple de processus :

Exemple de processus

CESAR est dans ce cas une « aide à la saisie et à la démarche ». La solution réalise des contrôles automatiques sur les flux de saisie et de validation (workflow).

CESAR nous apporte une visibilité en temps réel sur la mise en œuvre de notre  stratégie « AERIAL »

La démarche feuille de route

Workflow d’une feuille de route

1 – Rédiger la fiche projet

  • Réaliser l’analyse qualitative avec des « critères communs et standards » aux Directions
  • Estimer les charges (JH) et les dépenses (K€) avec un référentiel de catégories de coûts
  • Anticiper les coûts d’exploitation (RUN) du projet (BUILD)
  • Communiquer la fiche projet au format PDF
  • Vérifier la complétude des informations (Analyse qualitative et analyse quantitative)

2 – Scorer la fiche projet

  • Partager une grille d’évaluation (critères et sous-critères) avec l’ensemble des Directions
  • Chiffrer la fiche projet en valeur, risques, degré d’urgence, opportunité, coûts.
  • Affecter un score de 0 à 20
  • Mesurer les différentes demandes avec une fiche unique (idées digitales, demandes métier, demandes informatiques, maintenance, innovations marketing, initiatives stratégiques, …)

3 – Qualifier le statut de la fiche projet

  • Communiquer la fiche projet aux valideurs (directeurs, comités de décision, …)
  • Affecter un statut à la fiche projet
  • Analyser les fiches validées par statut
  • Mesurer les fiches STAR (statut vert et score vert)

4 – Suivre la  mise à jour du plan projet

  • Visualiser les mises à jour de chacune des fiches
  • Relancer les porteurs de fiches projet
  • Filtrer par date de création

5 – Simuler et préparer les choix

  • Consolidation des charges et dépenses d’investissement (Build)
  • Mesure des apports et dégradations éventuelles en exploitation (RUN)
  • Simulation des scénarios budgétaires et des bénéfices (K€)

6 – Valider et décider des projets

  • Associer un projet à une ou plusieurs fiches projet
  • Mettre en visibilité les projets choisis dans le plan projet (reporting COMEX)

7 – Analyser le portefeuille des fiches projets

  • Mesurer le volume des idées (fiche projet) par Direction
  • Identifier la valeur globale du portefeuille d’idées
  • Visualiser l’alignement stratégique des idées
  • Relancer les porteurs d’idées sur des nouveaux objectifs

CESAR permet en un clin d’œil de visualiser par secteur le nombre d’idées, les statuts des idées et l’avancement des projets. La communication de la feuille de route est passée d’un document annuel et rigide à une base de connaissance agile et sécurisée.

Le top 3 des retours d’expérience :

  • CESAR apporte de la fluidité et de la précision dans la communication de notre stratégie. La feuille de route est actualisée tous les trimestres et engage les Directeurs.
  • Nous avons forgé dans CESAR un modèle de construction des fiches projets (référentiel) qui nous permet d’aller beaucoup plus vite et donc d’innover avec plus de pertinence.
  • L’interface userfriendly de CESAR permet d’élargir le cercle des contributeurs sur la feuille de route. Le processus engage toutes les parties prenantes et mobilise le personnel sur la remontée des idées. Avec CESAR, l’intelligence collective.