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Natixis

La société

Natixis, filiale du groupe BPCE, est une banque de financement, de gestion et services financiers. La banque a engagé la transformation numérique de ses différents métiers. Dans ce cadre, la Direction Générale a besoin d’une solution collaborative pour fédérer ses différentes équipes digitales et maîtriser les coûts du programme.

Objectifs

Le but principal de la recherche d’un outil comme CESAR était de répondre au besoin d’une vision transversale multi-entités avec une ergonomie fluide pour les managers.

Le programme digital a généré une multiplication des initiatives stratégiques et des projets. Le besoin de cohérence et de pilotage global a émergé très rapidement au sein de l’ensemble des Directeurs.

Un appel d’offres sur une solution PPM (Project and Portfolio Management) a été lancé ce qui a permis à CESAR de se démarquer en raison de son ergonomie et d’un investissement financier moins important qu’avec les autres offres évaluées.

La mise en place

CESAR a été adapté et personnalisé dans un délai court (moins de 2 mois) afin d’offrir aux utilisateurs un environnement de travail performant. La formation s’est traduite par des Cafés Thématiques d’une heure ou deux pour initier les utilisateurs à CESAR.

«  »Nous avions besoin d’un reporting fiable sur un périmètre de 500 managers. La collaboration avec les consultants CESAR a été fructueuse et couronnée de succès.
Nous étions avec des outils bureautiques (Excel, PPT) et MS Project dans une gestion fastidieuse de fichiers et données. Avec CESAR, nous sommes passés à une gestion efficace des projets grâce au partage d’une base de données de pilotage.
Par ailleurs, le fait d’avoir un interlocuteur unique pour CESAR, qui maîtrise le métier de la gestion de projet, fut un atout majeur et très appréciable pour travailler en confiance et dans la sérénité. » »

Gilles Berrous
Directeur du pôle Services Financiers Spécialisés (SFS)

Natixis a relevé les points forts de l’implantation de CESAR :

  • Un accompagnement fort dans un contexte politique interne délicat
  • La coordination d’un projet impliquant plus de huit filiales et huit comités de direction
  • La gestion de portefeuilles de projets par communauté digitale (big data, client digital, …)
  • Un système d’habilitation en mode Cloud
  • Une assistance technique disponible, réactive et compétente


Les bénéfices

La solution CESAR a permis à Natixis :

  • Une réduction importante des délais de décision au sein des directions métier
  • Une visibilité sur la transversalité des sujets
  • Une collecte rigoureuse des idées de transformation digitale
  • Un gain de temps sur le reporting multi-filiales

Natixis

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SNCF

La société

SNCF est l’un des premiers groupes mondiaux de mobilité de personnes. Trains, services aux voyageurs, cartes et abonnements, dialogue, réservation de billet… La SNCF modernise ses infrastructures, son réseau et ses services aux voyageurs.

Objectifs

Le dispositif historique de la SNCF pour piloter les projets était un système hétérogène de méthodes, d’outils bureautiques et de logiciels. Afin de donner du sens et des rôles clairs aux équipes projet, un appel d’offres sur une solution PPM (Project and Portfolio Management) a été lancé en 2015 ce qui a permis à CESAR de se démarquer de la concurrence en raison de sa simplicité, sa puissance et d’un investissement financier moins important qu’avec les autres offres évaluées.

Les besoins fonctionnels étaient :

  • Un suivi de l’exécution en multi-projets
  • Une vision par départements R&D et innovation
  • Une mise en cohérence des procédures pour l’ensemble des PMO dans les régions
  • Un contrôle efficace des budgets

La mise en place

En 12 mois, l’équipe CESAR a réussi à développer une solution « sur-mesure » avec une base de données unique qui s’adapte aux exigences de chacun des profils utilisateurs tant sur le volet métier que sur le volet technique.

« La conduite du projet de mise en place de CESAR est une réussite. Les consultants CESAR sont efficaces, disponibles et réactifs. »

Benoît
Responsable Qualité et outils collaboratifs – DSI Voyageurs

La SNCF a relevé les points forts de l’implantation de CESAR :

  • Une réactivité forte des équipes de développement dans un mode agile
  • Une ergonomie en rupture avec les autres solutions du marché
  • Une assistance technique disponible, réactive et compétente
  • Un haut niveau de qualité dans les livraisons (aucun bug)


Les bénéfices

La solution CESAR a permis à la SNCF :

  • Une intégration de plusieurs formulaires EXCEL (fiches sécurité, fiches TER, …)
  • D’avoir un outil simple et puissant pour piloter ses projets et budgets
  • Une mobilisation de tous les PMO sur l’outillage CESAR
  • Un déploiement national sur toutes les régions de France
  • Un reporting temps réel pour la Direction Générale.

SNCF

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Maîtriser le budget d’un projet

Un projet doit permettre d’atteindre un objectif dit SMART (Simple Mesurable Atteignable Réaliste et Temporel) avec des contraintes de Qualité-Coût-Délai. Le résultat d’un projet peut être une maison, un nouveau moteur chez un constructeur automobile, la fusion de deux entreprises, la mise en place d’un logiciel ou la formation de collaborateurs au management. 

L’expérience montre que très souvent le coût final d’un projet peut être supérieur à son budget ou son estimation initiale. Les causes des dérives sont multiples :

  •  Sous-estimation du budget
  • Mauvais suivi des dépenses lié aux multiples sources de données et logiciels
  • Coûts non prévus (frais de déplacement, formation, …)
  • Mauvaise affectations de données sur les dépenses fournisseurs
  • Erreurs dans les imputations 
  • Erreurs dans les régularisations

 

Le lancement d’un projet s’appuie sur un budget et une prévision des dépenses qui sera planifiée dans le temps. Le principe du suivi budgétaire sur un projet est de collecter toutes les dépenses du projet et de vérifier que celles-ci sont conformes aux prévisions. En général, le cycle de gestion est mensuel et permet de garantir la fiabilité du processus de facturation et de comptabilité analytique.

Cet exercice va se traduire par la collecte des données concernant :

  • Les imputations des ressources internes et externes
  • Les factures fournisseurs
  • Les achats-reventes de matériels/services
  • Les dépenses connexes (frais de déplacement, formation, …)

Plusieurs acteurs vont être concernés par le processus de collecte et de validation des données de dépenses :

  • Les collaborateurs pour renseigner les feuilles de temps passés
  • Les managers pour valider les feuilles de temps
  • Les assistantes de facturation pour affecter les factures fournisseurs aux bons projets

Le contrôle de gestion va également effectuer plusieurs contrôles :

  • Les temps passés des ressources sont-ils corrects, exhaustifs et validés ?
  • Les temps passés sont-ils valorisés avec les bons taux ?
  • Toutes les factures fournisseurs sont-elles affectées sur les projets ?

Le suivi budgétaire va s’effectuer avec une double vision :

  • Une vision hiérarchique ou verticale par service et direction
  • Une vision projet ou transversale par projet ou programme

Un logiciel permettra de vérifier plus rapidement la conformité des dépenses au budget annuel d’une direction et également au budget pluri-annuel d’un projet qui est transverse à plusieurs Directions.

Le suivi des dépenses d’un Portefeuille de Projets devra faire l’objet de contrôles croisés afin que les responsables valident des écarts et que le contrôle de gestion effectue éventuellement des régularisations. La finalité de l’exercice est de disposer d’une facturation fiable pour les clients et de données justes pour les interfaces avec le système comptable.

Le suivi des dépenses d’un portefeuille de projets est un processus mensuel qui implique de nombreux collaborateurs et la majorité des responsables de l’entreprise. L’usage d’un logiciel collaboratif et sécurisé sera donc fortement recommandé.

Quels sont les atouts de CESAR TEAM pour le suivi des dépenses ?

Le tableau ci-dessus permet de Contrôler et Valider les Dépenses de plusieurs projets et de faire des analyses détaillées sur des lots, livrables ou ressources. Les feuilles de temps sont directement accessibles sur cet écran.

CESAR TEAM va aider les responsables à maîtriser le budget d’un projet, d’un portefeuille de projets ou d’un service en les aidant à collecter et analyser les dépenses avec rapidité et fiabilité.

Le logiciel CESAR TEAM permet de consolider avec exhaustivité toutes les dépenses et les valider par les différents responsables sur différents sites ou différents services.

C’est une véritable Tour de Contrôle pour suivre les dépenses d’un projet ou d’un portefeuille de projets. Par analogie avec un aéroport, on visualise en temps réel les consommations de ressources, les atterrissages de projets à organiser, les décollages de nouveaux projets et les ressources disponibles à mobiliser pour gérer l’ensemble. Le logiciel calcule tout les données clefs (KPI) et offre des tableaux de bord en temps réel pour que chacun puisse effectuer ses contrôles à son niveau. 

CESAR TEAM va permettre de :

  • Collecter et valider les données de temps passés
  • Affecter les dépenses fournisseurs sur des livrables de projet
  • Consolider les dépenses de toutes les ressources « consommées » sur les projets
  • Analyser les écarts de budget avec de vues détaillées et des vues de synthèse.
  • Doter les contrôleurs de gestion de plusieurs outils de contrôles croisées qui analysent les données en temps réel

 

Les bénéfices constatés :

Le logiciel CESAR permet de renseigner sa feuille de temps avec souplesse et rapidité. En 3 ou 4 clics, il est possible de valider sa feuille de temps et les données sont disponibles en temps réel pour mon manager.

En tant que chefs de projet, nous avons un tableau de bord de toutes les dépenses mensuelles du projet. Nous avons fortement amélioré notre réactivité et notre capacité à alerter.

La planification des ressources peut être valorisée en euros afin de visualiser les courbes prévisionnelles de dépenses. Les données du reporting des dépenses sont disponibles en temps réel. Nous ne sommes plus en attente des reportings.

Le logiciel CESAR est devenu le référentiel des données pour la comptabilité analytique. On a divisé par trois le temps pour réaliser les analyses d’écarts budgétaires. Le contrôle de gestion a réalisé des gains de temps et de cohérence sur les analyses d’écarts.

  • Nous collectons les feuilles de temps renseignées dans CESAR de plus 1500 collaborateurs tous les mois.
  • Plus de 500 factures fournisseurs sont affectées sur les projets tous les mois
  • CESAR TEAM est le logiciel de référence pour le suivi budgétaire de tous les projets en France
  • Nous avons divisé par trois les temps de synchronisation des données
  • Nous avons gagné en fiabilité avec les contrôles automatisés dans le logiciel CESAR TEAM
  • Nous avons diminué de plus de 50% les régularisations
Logo Tour Eiffel

Société d’Exploitation de la Tour Eiffel

La société

La Société d’Exploitation de la Tour Eiffel entretient, exploite et anime la tour Eiffel, dans le cadre d’un contrat de délégation de service public avec la Mairie de Paris. La SETE et ses 340 salariés accueillent les 6 millions de visiteurs annuels de la tour Eiffel. Elle a pour objectif d’améliorer et de moderniser l’ensemble des services de la Tour, dans une démarche de sécurité et de qualité.

Objectifs

La Société d’Exploitation de la Tour Eiffel nécessitait un outil simple et centralisé afin de suivre ses projets. Cette solution devait comprendre une fonctionnalité de reporting afin de visualiser efficacement l’avancement des projets.

CESAR, avec ses différents outils de gestion de projet, est apparu comme la solution parfaite. En effet, CESAR met en place un système de reporting et de suivi des risques très intuitif et performant.

La mise en place

L’intégration de CESAR s’est faite efficacement et une rapide formation a été réalisé auprès des utilisateurs. Différents modules de CESAR ont été implanté :

  • L’outil de pilotage des projets
  • Un système de gestion des différents risques (coûts, délais…)
  • Un module de reporting collaboratif

Les bénéfices

La solution CESAR a permis à la Société d’Exploitation de la Tour Eiffel :

  • Une optimisation du pilotage des projets
  • Un meilleure visualisation de l’avancement et des risques des projets
  • Un gain de temps significatif sur les différents processus
  • Un amélioration de la gestion budgétaire grâce à une visualisation plus claire

La Société d’Exploitation de la Tour Eiffel

Logo Norimat

Norimat

La société

Norimat est une société Toulousaine spécialisée dans la production de pièces hautes performances pour l’industrie de pointe.

Objectifs

L’entreprise Norimat utilisait Excel pour l’ensemble de sa gestion d’affaires et cherchait à acquérir un outil commun, partagé par tous, pour centraliser les données. De plus, cet outil devait pouvoir gérer la gestion du temps, la gestion des clients, supprimer la ressaisie des données et gagner du temps sur l’ensemble des processus de gestion.

La solution CESAR était idéale car elle proposait toutes les fonctions recherchées en étant simple d’utilisation et intuitive.

La mise en place

L’équipe CESAR a mis en place une solution sur-mesure constituée de briques standards afin de répondre à différentes demandes :

  • Un suivi efficace des imputations
  • Une gestion des affaires simple et collaborative
  • Une gestion des clients adaptable aux besoins


Les bénéfices

La solution CESAR a permis à Norimat :

  • Un gain de temps significatif sur les différents processus
  • Une meilleure gestion du temps : plus de surcharge ni de sous-charges des effectifs
  • Une réelle maîtrise sur le budget des projets grâce à une visualisation claire.

Norimat

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Pilotage économique de la DSI : méthode ABC et suivi de production

Le pilotage économique de la DSI est un enjeu majeur pour les Directions Générales à double titre :

  • l’informatique est un métier souvent positionné comme un centre de coûts
  • les projets sont nombreux et source de nombreuses dérives sur les budgets

La compréhension et l’analyse des coûts de la DSI est un processus complexe qui doit s’appuyer sur une méthode et un logiciel. Dans cet article, nous allons vous présenter la méthode ABC (Activity Base Costing), la méthode du suivi de production et le logiciel CESAR TEAM pour la mise en oeuvre des méthodes.

Qu'est ce que la méthode ABC ?

La méthode ABC permet d’avoir une structuration des coûts par Activités et non par poste de dépenses ou lignes budgétaires. Elle vient en complément d’une approche par poste de coûts afin de disposer d’une meilleure compréhension des coûts et de répondre aux questions :

  • Pourquoi ce coût ?
  • Comment expliquer le coût en termes d’usages ?

La méthode ABC permet de modéliser les coûts d’une DSI suivant 4 niveaux

  • Niveau Ressources
  • Niveau Activités
  • Niveau Services
  • Niveau Clients

Une DSI va consommer des ressources (internes et externes) pour ses activités (récurrentes ou projets) afin de fournir des services à ses clients (métiers et utilisateurs). 

L’ensemble des activités forment les processus de la DSI : processus opérationnels et processus de pilotage.

La méthode ABC permet de passer d’une DSI centre de coûts à une DSI centre de profits qui pourra refacturer ses services à ses clients.

  • Les ressources (internes et externes) couvrent l’ensemble des dépenses internes (ressources humaines, frais de structure, amortissement, …) et dépenses externes (factures fournisseurs, …). L’ensemble des ressources est couvert par les budgets qui se décomposent en lignes budgétaires et postes de coûts. Le suivi budgétaire est un suivi des dépenses internes et externes de la DSI. On contrôle uniquement les dépenses.
  • Les activités représentent l’ensemble des tâches récurrentes et des projets ou l’ensemble des activités de build (projets, …) et de Run (maintenance, locaux, …). La méthode ABC va permettre de consolider les dépenses par activités en complément de la vision par poste de coûts. Cette méthode est souvent utilisée par les contrôleurs de gestion qui vont effectuer un croisement des données. On contrôle le coût complet des activités.
  • Les services représentent les engagements avec les métiers et les utilisateurs. Les services sont liés aux  matériels, logiciels, hot line, CRM, ERP, applications Saas, stockage, licences, formation utilisateurs, …. Le coût par service va permettre de dialoguer avec les utilisateurs.
  • Les clients sont les Directions métiers et utilisateurs qui ont besoin des services et qui les commandent.

La méthode ABC va permettre de consolider les dépenses par activités et de facturer les clients par services.

Par exemple, le coût d’un serveur pourra se décomposer sur une activité de stockage et une activité d’archivage. L’activité de stockage pourra se décomposer en un service de sauvegarde des mails et un service de sauvegarde des documents.

Il sera ici plus pertinent d’analyser les coûts d’archivage et de stockage que celui du serveur en termes de matériels et logiciels.

Exemple de méthode ABC pour une DSI

Qu’est-ce que le suivi de production pour une DSI ?

La DSI se pose la question du coût et celle de la création de valeur ou de la production. Une DSI est souvent comparée à une usine qui doit produire des services. Le suivi de production va permettre de mesurer en euros la valeur produite en s’appuyant sur la valeur initiale ou budget. Cette méthode dite de la valeur acquise est très intéressante sur les projets pour lesquels il est possible de mesurer l’avancement

Production = Budget * avancement

La DSI avec une vision comme usine à services devient un centre de services sur lequel on peut appliquer la méthode ABC et la méthode du suivi de production. Les activités récurrentes et les projets d’une DSI sont en général assez nombreux et diversifiés. Le catalogue de services est plus ou moins volumineux en fonction des métiers de l’entreprise et des attentes utilisateurs.

L'apport du logiciel CESAR TEAM pour le pilotage économique des projets ?

La mise en œuvre de la méthode ABC ou de la méthode Suivi de production suppose une structuration des données et des traitements spécifiques. CESAR TEAM a été conçu en conformité avec ces méthodes et permet un contrôle de gestion complet des projets d’une entreprise.

 

CESAR TEAM propose les fonctions suivantes :

 

  1. Suivi des imputations par projet et par service
  2. Suivi des dépenses internes et externes par projet et par service
  3. Suivi de production par projet et par collaborateur (coût/production/consommé)
  4. Suivi budgétaire par ligne budgétaire et postes de coût
  5. Suivi des achats / reventes (matériels, logiciels)
  6. Coût par activité
  7. Suivi de la marge brute par projet (compte d’exploitation par projet)

Ces fonctions sont disponibles aux différents niveaux d’un groupe :

  • Business Unit
  • Directions
  • Services
  • Collaborateurs

La mise en œuvre des méthodes repose sur un logiciel capable de traiter toutes les données avec des visions spécifiques par utilisateurs :

  • Acheteurs
  • Managers
  • Chefs de projet
  • Comptabilité
  • Contrôle de gestion
  • Direction

 

 

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Optimiser le capacity planning

Le Capacity Planning permet de visualiser la capacité à faire ou disponibilité de plusieurs ressources sur un ensemble de projets et activités récurrentes en tenant compte des absences prévisionnelles. 

Le Capacity Planning est un terme générique utiliser au sein des DSI pour désigner le planning des ressources. Ce planning multi-ressources permet de visualiser les affectations prévisionnelles des ressources sur les activités. C’est le plan de charge au niveau d’un service, d’un projet ou d’une direction.

Il permet d’anticiper les surcharges de travail, les déficits de compétences et les ressources en sous-charge. In fine, il permet de lisser la charge ou mieux répartir les affectations de ressources en fonction des enjeux de coûts ou de performance.

C’est un outil indispensable pour les DSI qui ont besoin de suivre jour par jour la capacité à faire des équipes avec des projets agiles qui demandent beaucoup de flexibilité sur les affectations de ressources.

Le Capacity Planning de CESAR ou Planning des Ressources de votre Business Unit va vous permettre de visualiser les projets par ressource sur la partie haute et les taux d’occupation sur la partie basse. Cet écran va vous permettre de :

  • De visualiser la capacité à faire d’une équipe ou d’un département
  • D’allouer la bonne ressource et donc la bonne compétence au projet
  • Anticiper la charge de travail
  • Identifier les sous-charges et évitez le gaspillage de ressources
  • Valoriser les affectations en euros, maîtriser les dépenses prévisionnelles et les écarts de coûts avec le budget
  • Gérer le planning des absences (congés, formation, ..)

Pour une DSI, le capacity planning est un véritable cockpit de pilotage qui est mis à jour tous les jours. C’est également un outil d’aide à la décision :

  • Avons nous un chef de projet disponible si on lance ce projet ?
  • Devons nous sous-traiter cette activité si on n’a pas la CAF (Capacité à faire) ?
  • Doit on décaler dans le temps ce projet pour ne pas mettre sous tension nos équipes qui sont déjà en surcharge ?

Quelles sont les principales difficultés rencontrées ?

  • La planification trop fine des ressources qui peut être perçue comme trop contraignante ou déconnectée d’une réalité remplie d’imprévus
  • Un usage non régulier ou sans routine qui ne donne pas de prises de décisions pertinentes pour lisser la charge d’une équipe
  • Un frein culturel lié à au management participatif et au partage de l’information sur la capacité à faire de chacun 
  • Un déficit de logiciel adapté à la planification et la gestion des ressources

Quels sont les atouts de CESAR TEAM ?

CESAR TEAM est un logiciel de gestion de portefeuille de projet, reconnus parmi les meilleurs logiciels PPM 2022. Il simplifie la vie des collaborateurs et des managers au sein des DSI en apportant des fonctions innovantes et rapides pour :

  • Optimiser le plan de charge des ressources (capacity planning)
  • Gérer un projet de A à Z (planning, budget, risques, reporting)
  • Piloter un portefeuille de projets (priorités, jalons, …)
  • Maîtriser le suivi des dépenses
  • Améliorer le contrôle de gestion

Les atouts de la solution et notre différenciation :

  • Une conduite du changement maîtrisée et un déploiement rapide qui favorise une adoption sans friction
  • Des reportings de type Business Intelligence qui permettent de diminuer fortement les temps de collecte et d’analyse des données
  • Un contrôle de gestion plus efficace pour l’ensemble des dépenses internes et externes de la DSI issu de tableaux de bord temps réel pour faire des analyses croisées
  • Une ergonomie hyper-intuitive alignée sur celle de notre partenaire Salesforce et des performances en Cloud qui génère un effet « Wa Ouh » avec les utilisateurs.

Vous recherchez un logiciel simple et performant pour gérer vos ressources avec un capacity planning ? Contactez nous !

Comment planifier dans CESAR

Planifier un projet

Le planning d’un projet permet de comprendre le projet et constitue également un outil de communication et de coordination. 

Que le projet soit en mode « traditionnel » ou en mode agile, le planning projet constitue le principal support de communication au sein de l’équipe.

CESAR est un logiciel collaboratif innovant qui vous permet de partager dans le Cloud toutes les données des projet de votre entreprise. Il permet de rendre plus fiables et accessibles les données des plannings en mode télétravail.

Chacun des collaborateurs peut mettre à jour son planning d’activité, le planning de son projet ou le planning de son équipe avec des habilitations sur-mesure.

Vos données de planification sont fiables et faciles à exploiter tant pour les équipes, que pour les managers et les décideurs.

Vous souhaitez davantage travailler en mode projet et en télétravail : CESAR est la solution sur-mesure qui va s’adapter à vos besoins.

Il vous offre toutes les fonctions de planification pour construire :

  • Le planning des projets
  • Le planning des ressources (capacity planing)

Avec CESAR, vos équipe sont en mode projet et en télétravail avec toutes les fonctions de communication et de partager des données en temps réel. 

Le chef de projet peut suivre l’avancement des livrables et donner de la fluidité à ses équipes. Les contrôleurs de gestion disposent des KPI en temps réel et n’ont plus besoin d’attendre des tableaux de bord ou des grilles Excel à J+2 ou J+10.

La synchronisation et la coordination se réalisent grâce au partage des données et au fonctionnement efficace du télétravail.

 

✅ Pourquoi planifier ?

Un projet peut être comparé à un puzzle à construire à plusieurs. La coordination des acteurs et la coordination des tâches vont être les principales difficultés. Le planning va vous permettre d’anticiper le qui fait quoi et quand.

Le planning d’un projet est commun à tous les acteurs du projet tant au niveau manager que contributeur. Chacun pourra disposer de son planning personnel et éventuellement le retrouver dans son agenda.

Le planning du projet va permettre de maîtriser le délai du projet, de visualiser les livrables et les jalons clefs :

  • Jalons de livraison
  • Jalons des points de décision
  • Jalons de validation

Au sein des sociétés de conseil et de services, le chef de projet pourra communiquer un macro-planning à son client qui représente la synthèse de son projet. 

 

✅  Sans planning, on est en mode aventure.

On découvre en temps réel les choses et on ne communique pas. On prend en général des risques sur toutes les composantes de la gestion de projet :

  • Travaux incohérents
  • Acteurs non coordonnés
  • Échéances irréalistes
  • Pertes de temps
  • Duplication de tâches

 

✅  Trop de plannings, tue le planning.

On constate également une duplication de plannings sur certains projets qui ne sont pas identiques entre eux. Chacune des équipes avancent avec son planning qui en final est faux.

 

Comment planifier en mode traditionnel ?

Planifier suppose des pré-requis :

  • Cadrer le projet
  • Lister les livrables et les tâches
  • Connaître les ressources

Ces pré-requis sont souvent mentionnés dans un document « organigramme des tâches » qui va préciser le qui fait quoi sans le quand. Le planning va vous permettre de fixer des dates.

La durée pour réaliser un livrable ou une tâche peut être fixe ou variable mais en général cette durée sera fortement dépendante des ressources sous l’angle de la disponibilité et de la compétence. Les principaux critères seront :

  • Complexité
  • Charge (JH)
  • Niveau de compétence requis
  • Disponibilité des ressources

Attention, les durées sont incompressibles. L’exemple donné en formation ;« faire un bébé est un délai de 9 mois, vous ne pourrez pas le faire en 3 mois ».

Par analogie, réaliser un cahier des charges en mode collaboratif peut prendre 1 à 3 mois minimum mais surement pas 1 semaine.

Attention à ne pas oublier les délais nécessaires pour la validation et la prise de décision qui peuvent être beaucoup plus long que prévu.

Une bonne pratique de planification consiste à « Segmenter large et jalonner court ». Dans une solution PPM comme CESAR vous pouvez affecter des jalons sur une journée et donc visualiser par semaine ou par mois vos jalons clefs.

 

Comment « Planifier en mode agile » ?

Le mode agile se traduit par des jalons courts avec des sprints de 3 à 5 semaines. L’idée principale est de construire la maison par appartement avec des objets simples afin d’éviter les effets tunnels de plusieurs mois en mode traditionnels. En mode agile, le client dispose d’un résultat visible au bout de quelques semaines.

La spécification du sprint (maquette utilisateur) pourra se réaliser en 2 à 3 semaines et le développement sur le même délai. Il faudra ensuite planifier une recette métier sur 1 à 2 semaines.

En global, nous conseillons un délai de 7 semaines par sprint. Il faudra donc adapter le périmètre pour respecter ce délai et éventuellement générer un autre sprint pour respecter cette règle d’or.

  • Etape 1 : Cas d’usage, vision, formalisation, maquette : 1 à 2 semaines
  • Etape 2 : Développement, tests unitaires, tests d’intégration : 3 semaines
  • Etape 3 : Recette métier, formation : 1 à 2 semaines

Le planning du projet agile dans CESAR est le visual-gantt qui va vous permettre de visualiser les différents sprints d’un projet.

 

✅  Piloter l’avancement du projet avec le planning

Le planning va vous permettre de visualiser les dérives en délai et également de piloter les dérives sur les éléments financiers : budget, dépenses, facturation.

« Notre implémentation de CESAR nous a permis de progresser dans de nombreux domaines :planification des projets, allocation des ressources, gestion du temps, contrôle de gestion, reporting, interfaces avec Salesforce et SAP » 

Nous avons l’ensemble des BU France et UK qui sont connectées à CESAR : 1500 utilisateurs au quotidien.

Comment simplifier vos projets

Comment déployer une solution PPM dans une DSI ?

Savoir piloter une Direction des Systèmes d’Information (DSI) est un enjeu majeur pour toute entreprise qui souhaite réussir sa transformation digitale et apporter à ses collaborateurs des services innovants dans leur métier. Pour illustrer nos propos, nous allons décrire le cas de la DSI d’une entreprise NEWCO.

NEWCO est une organisation du service public qui possède une DSI de 100 collaborateurs. 

Le contexte de la DSI avant CESAR :

  • Un logiciel de gestion de projet
  • Un logiciel de gestion des temps
  • Des grilles EXCEL pour le suivi financier
  • Des difficultés pour gérer la « capacité à faire » des équipes
  • Des incohérences dans le reporting
  • Des difficultés à dissocier les projets des activités de maintenance

Suite à un état des lieux, le Directeur souhaite doter la DSI d’une solution PPM de Gestion des portefeuilles de projet et donne les 3 objectifs suivants :

  • Une solution unique et cloud
  • Une solution intuitive et simple
  • Une solution complète (gestion de projet, gestion du temps, contrôle de gestion)

Les enjeux sont :

  • Une harmonisation des pratiques
  • Une cohérence des données
  • Une montée en compétences
  • Une standardisation des processus
  • Une meilleure communication

L’ensemble des acteurs (collaborateurs, managers, chefs de projets, Directeurs) souhaitent un seul outil sur l’ensemble des sites et en télétravail.

La DSI souhaite renforcer son métier sur plusieurs axes :

  • Alignement des projets avec la stratégie 
  • Analyse de la valeur et priorisation
  • Garantir la collecte des feuilles de temps et la bonne validation
  • Renforcer la contrôle de gestion 

La cahier des charges est clair et précis. Les solutions potentielles sont au nombre de trois sur le marché Français . 

Pourquoi faire le choix de CESAR ?

CESAR est une solution PPM de dernière génération qui a mis au coeur de son système la Simplicité et la Standardisation pour partager les données de plusieurs processus et acteurs : collaborateurs, managers, chefs de projets, PMO, contrôleurs de gestion et Directeurs partagent la même vision et les mêmes données.

CESAR est une solution complète qui est rapidement exploitable avec une approche « Out Of The Box » qui permet de mettre à disposition des modèles de projets et des processus standards. Le spécifique est un tabou pour le client – seul le paramétrage à la marge des écrans est accordé.

Périmètre

Dès le début du projet PPM, la DSI a impliqué les métiers et la direction de l’organisation. Les fonctions à mettre en place :

  • Gestion des feuilles de temps / imputations
  • Gestion des dépenses fournisseurs
  • Planification des ressources
  • Gestion de projet : gantt, suivi, reporting
  • Gestion des portefeuilles  et de programmes
  • Interfaces et API (comptabilité, business intelligence)

Démarche de travail

CESAR a présenté les deux principaux facteurs clefs de succès : conduite du changement et alignement de CESAR sur des processus de pilotage de la DSI. La démarche s’est traduite par 4 étapes :

  • Ateliers utilisateurs : revue des processus et priorisation avec les référents
  • Pilote 
  • Formation
  • Accompagnement : partage de bonnes pratiques, retours d’expérience et conseils sur les usages

La disponibilité des référents est essentielle pour réussir la conduite du changement ainsi que d’avoir une logique de simplification. En parallèle des ateliers, les référents ont eu accès à une base de recette pour « jouer  » avec l’application.

Le déploiement de CESAR a été conduit sur une période de 6 mois afin d’ancrer les nouvelles routines et de permettre à chacun d’adapter son rôle. Les principaux bénéfices sont :

  • Un partage des données de gestion de projet, de gestion du temps et de facturation (interne)
  • Une meilleure maîtrise des dépenses / coûts sur les projets
  • La mise en place de projets modèles
  • Une montée en compétence et un vocabulaire commun

En synthèse, le déploiement d’une solution PPM doit se faire sur un délai court et avec une implication forte de la Direction pour trancher avec les différentes communautés d’utilisateurs.

Le projet PPM est un projet de simplification et standardisation des processus qui renforce la qualité et la cohérence des données sur l’ensemble du périmètre DSI.

Le PMO et les utilisateurs référents sont des acteurs clefs qui vont permettre de favoriser le standard et remettre en cause des mauvaises pratiques à abandonner.

Enfin, la fiabilité du logiciel et son effet « Wa Ouh » dès la première rencontre sont essentielles pour inspirer confiance et déployer les usages sans frictions.

CESAR TEAM est un logiciel de gestion de portefeuille de projet, reconnus parmi les meilleurs logiciels PPM 2022. Il simplifie la vie des collaborateurs et des managers au sein des DSI en apportant des fonctions innovantes et rapides pour :

  • Optimiser le plan de charge des ressources (capacity planning)
  • Gérer un projet de A à Z (planning, budget, risques, reporting)
  • Piloter un portefeuille de projets (priorités, jalons, …)
  • Maîtriser le suivi des dépenses
  • Améliorer le contrôle de gestion

Les atouts de la solution et notre différenciation :

  • Une conduite du changement maîtrisée et un déploiement rapide qui favorise une adoption sans friction
  • Des reportings de type Business Intelligence qui permettent de diminuer fortement les temps de collecte et d’analyse des données
  • Un contrôle de gestion plus efficace pour l’ensemble des dépenses internes et externes de la DSI issu de tableaux de bord temps réel pour faire des analyses croisées
  • Une ergonomie hyper-intuitive alignée sur celle de notre partenaire Salesforce et des performances en Cloud qui génère un effet « Wa Ouh » avec les utilisateurs.

 

5 astuces pour booster les PME

Aide au choix d’une solution PPM

Une solution PPM (Project Portfolio Management) est un logiciel collaboratif pour gérer un ensemble de projets.

Vous avez un ou plusieurs outils (Excel, Microsoft project, Sciforma, …) mais la consolidation des projets est un casse tête et vous prend beaucoup de temps . Vous avez beaucoup de projets, chantiers, programmes qui ont des tâches, des livrables, des objectifs et le tout forme un puzzle impossible à consolider.

 Vous constatez que chacun de vos chefs de projet possède sa méthode et son outil, vous avez peut être autant de projets que d’outils.

En revanche, la consolidation des données (planning, budget, dépenses, …) avec des feuilles Excel est fastidieuse. Vous passez plus de temps à la collecte des données qu’à l’analyse.

Après avoir testé plusieurs feuilles excel et macros, vous recherchez une solution collaborative et simple pour gérer chacun des projets mais également pour prioriser, affecter les ressources sur plusieurs projets, arbitrer les ressources et préparer les reportings pour la Direction.

Pourquoi avez vous besoin d’une solution PPM ?

Les solutions PPM sont souvent des solutions SAAS ou Cloud accessible via un navigateur (comme Salesforce,  SNCF, …) qui possède une ergonomie grand public avec des fonctionnalités professionnelles (Budget, risques, facturation, …). La solution PPM va permettre à chacun de réaliser ses fonctions :

  • Chef de projet : gérer un projet de A à Z
  • Collaborateur : renseigner ses feuilles de temps et gérer sa contribution sur plusieurs projets
  • Manager : allouer et répartir les ressources de son service
  • Décideur : analyser les KPI de consolidation et décider des arbitrages
  • Contrôleur de gestion : vérifier les dépenses internes et externes, valider la facturation interne ou client
  • Equipe projet ou chantier : partager les objectifs

La gestion des profils et des habilitations doit être fine et  souple pour répondre aux besoins de tous les métiers concernés par la gestion des projets.

Quelles sont les organisations concernées par le PPM ?

Si vous êtes une start-up de 10 personnes, EXCEl sera certainement la solution adaptée. Vous aurez quelques projets et les chefs de projet communiqueront bien entre eux. En revanche, si votre organisation est plus complexe avec des besoins de communication accrue, la solution PPM va pouvoir vous simplifier la vie :

  • Standardisation des pratiques
  • Partage d’un vocabulaire commun
  • Mise en cohérence des reportings
  • Harmonisation des plannings
  • Automatisation des tâches répétitives
  • Génération automatique des documents (factures, reporting, …)

Si votre organisation est constituée de plusieurs Business Unit et soumise à un contrôle de gestion par projets, la solution PPM sera indispensable :

  • Alignement avec les objectifs et la stratégie
  • Arbitrage des budgets
  • Allocation des ressources / optimisation des plans de charge
  • Contrôle régulier budget/ dépenses
  • Maîtrise des coûts par projet

Comment déployer une solution PPM ?

Le déploiement d’une solution PPM est un projet en soi qui s’articule sur :

  • Un planning
  • Un plan de formation
  • Un budget (licences, formation, consulting,…)

La clef de succès est la conduite du changement. Il faudra accompagner chacune des communautés d’utilisateurs sur leurs enjeux et leur métier :

Collaborateur / contributeur

  • Facilité d’accès et rapidité de la saisie
  • Accès aux données clefs (mon planning, mes tâches, …)

Chef de projet

  • Construction rapide du planning projet
  • Affectation des ressources et accès aux disponibilités
  • Préparation du reporting : consommé, reste à faire, risques

Manager

  • Validation des budgets
  • validation des feuilles de temps 
  • Validation des plannings
  • Arbitrage des ressources

Contrôleur financier

  • Maîtrise du coût complet
  • Refactutation interne inter-BU
  • Facturation client

Administration

  • API avec les systèmes connexes (Salesforce, SAP, PowerBI, …)
  • Administration de masse
  • Administration décentralisée
  • Multilinguisme

La prise de décision s’articule souvent sur plusieurs éléments :

  • Des présentations auprès des référents techniques (DSI) et des référents métier (utilisateurs finaux)
  • Un chiffrage complet du budget (licences, formation, assistance technique)
  • Une analyse comparative des produits sur des critères simples (prix, qualité, pérennité, services associés, …)
  • Un engagement de la Direction et un soutien de la hiérarchie dans le déploiement
  • Une description réaliste et pertinente du projet de déploiement
  • Un chef de projet disponible !

Comment réussir la conduite du changement ?

Déployer une solution PPM n’est pas une affaire technique mais un sujet d’organisation et de pratique métier. Il convient de mettre en place des référents métier et de refondre des processus transverses de gestion ou de pilotage.

CESART TEAM est éditeur de logiciel et également conseil en organisation. Partenaire de Salesforce, nous accompagnons nos clients sur la réussite de leurs projets depuis l’expression de besoin jusqu’à la mise en oeuvre. 

Quels sont nos atouts ?

  • Datacenter en France Hautement Sécurisé
  • Partenaire Salesforce
  • Références actives avec plusieurs grands comptes (Bouygues, SNCF, Caisse d’Epargne, …)
  • Double compétence : Editeur de logiciel et formateur en gestion de projet
  • Technologies modernes et ergonomie intuitive