3 astuces pour travailler en équipe

CESAR est un outil collaboratif qui vous aide à travailler en équipe et à mettre en place des bonnes pratiques de travail collaboratif ou d’intelligence collective.

CESAR est une solution de planification des ressources et de pilotage des portefeuilles de projets qui va vous permettre de mettre en place différents rythmes de travail, une méthode commune et des processus de travail collaboratif.

CESAR permet d’installer en parallèle un pilotage stratégique avec une planification moyen-long terme et un pilotage opérationnel dit « agile » avec une planification court-terme (3 à 6 semaines). Le mode agile ou opérationnel est « encadré et imbriqué » par la vision et le cadrage stratégique. Cela se traduit par des fonctions de pilotage collaboratif qui peuvent être « hors hiérarchie » :

  • Une remontée des risques opérationnels aux décideurs
  • Un partage des difficultés techniques et fonctionnelles
  • Un partage de la capacité à faire et du reste à faire
  • Un planning maîtrisé en délai et charge
  • Un suivi budgétaire plus précis
  • Des capacités de simulation et d’anticipation des risques
  • Des capacités d’organisation des ressources plus agiles
  • Des circuits de décision courts
  • Une simplification de la communication
  • Une diminution des tâches dites administratives sur les projets

CESAR est un logiciel intuitif et simple de management des portefeuilles de projets (PPM*) qui va vous permettre de partager l’information projet et de communiquer avec l’ensemble des équipes projet. Le chef de projet peut manager à distance les contributeurs et partager le planning des tâches et sous-tâches. CESAR vous aider à optimiser la gestion de vos ressources humaines.

* Project Portfolio Management (PPM)

N°1 : Réduire les tâches administratives de la gestion de projet

Mails, réunions, approbation, validation, sont souvent des freins à l’efficacité d’une équipe. Un collaborateur peut passer plus de 65% de son temps disponible à réaliser des tâches administratives. Il reste très peu de temps pour travailler et avancer sur le rendu des projets. Ce temps administratif peut être réduit de 50% avec une solution collaborative comme CESAR :

  • Une source unique de données permet de fluidifier la communication.
  • Plus besoin de parcourir vos mails pour rechercher la bonne information. Vous gagnez du temps en modifiant le statut d’une tâche en un clic plutôt qu’en adressant un mail.
  • Évitez le travail en double en partageant les objectifs au sein de l’équipe.
  • Améliorez la transversalité du travail en partageant un objectif (livrable) entre plusieurs services.

N°2 :  Utiliser des projets modèles

Peu d’équipes connaissent le projet à son début, mais il est possible de définir un projet modèle à sa fin ou au moment du bilan de projet. L’expérience de l’équipe et du chef de projet est certainement le meilleur moyen de rebondir, de progresser et de capitaliser.

Avec CESAR, vous pouvez définir des modèles personnels ou des modèles partagés au sein de l’entreprise. Cela constitue un gain de temps au démarrage et un gain méthodologique pour standardiser les processus déjà en place sur les projets existants.

N°3 : Sens, agilité et rigueur

1/ Partager le sens

  • « Si vous voulez faire construire un bateau, il vaut mieux donner la passion de la mer à vos équipes plutôt que d’expliquer à chacun des micro-tâches. » Antoine de Saint Exupéry
  • Le sens doit être compris dans ses deux significations : une direction et une signification. La direction est le cap du projet – la signification est le business case ou la valeur du projet. Si le contributeur ne comprend ni le cap et ni la valeur, il ne pourra pas donner le meilleur de lui-même. Donner du sens, c’est expliquer la finalité et la raison d’être : le pourquoi du projet. Trop souvent, le chef de projet est un coordonnateur de tâches qui n’explique pas assez le contenu et le sens.

2/ Être agile

  • Un comportement agile est une posture qui peut se traduire par une posture mentale (celle du sportif en situation de compétition) et une attitude en équipe (écoute, empathie). Être agile consiste à s’adapter en tenant compte des contraintes qualité-coûts-délais du projet.
  • Le pré-requis pour être agile en équipe est d’être agile individuellement. L’agilité en équipe est comparable à celle d’un banc de poissons ou d’oiseaux qui se déplace ensemble avec un sens commun.
  • Attention, on peut utiliser une méthode agile « Srcum » et avoir un comportement rigide dans les réunions.

3/ Apporter de la rigueur

Travailler en équipe impose de partager un minimum commun de pratiques et une culture projet. Cela se traduit par une rigueur dans le travail au quotidien. Ci-joint un  TOP 10 de nos retours d’expérience avec CESAR :

  1. Partager un vocabulaire commun
  2. Installer des rituels
  3. Avoir le goût du projet
  4. Maîtriser la prise de risques
  5. Avoir la volonté d’aller de l’avant
  6. Avoir le sens de la simplification
  7. Être orienté solutions plus que problèmes
  8. Apporter des idées constructives
  9. Fluidifier les échanges
  10. Aider à la prise de décision

Travailler en équipe doit permettre à chacun des équipiers d’aider les autres et de se centrer sur son domaine de compétences. Sur un projet, il s’agit de jouer un rôle de contributeur dans un contexte souvent de « management hors hiérarchie« , c’est-à-dire de contribuer à la construction du projet dans l’intérêt du projet en respectant l’esprit d’équipe.

Contribuer sur un projet, c’est :

  • Travailler en équipe avec sens
  • Apporter son expertise avec rigueur
  • S’adapter aux contraintes qualité-coût-délais avec agilité