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Leçon N°11 : réaliser un suivi de projet avec le bon rythme


La méthode de suivi d’un projet : prendre la bonne photo !

Par définition, un projet est porteur de changement et il est rare que tout se passe comme prévu. Il est donc nécessaire de faire un point régulier afin d’intégrer les « perturbations ». En général, on constate le passage du projet par toutes les intempéries (soleil, orage, pluie, …) et toutes les saisons (été, automne, hiver, printemps) en fonction des phases. Le suivi de projet peut se traduire par la mise à jour de la météo en réunion d’équipe. Il s’agit d’une routine à instaurer dès le début du projet.

  • Durée : 1 heure
  • Participants : contributeurs, responsables de chantier et responsable projet

L’ordre du jour est souvent ;

  • Situation actuelle : description de l’existant, points forts, points faibles
  • Actions réalisées :  être factuel sur les résultats
  • Reste à faire : description des livrables et de l’effort nécessaire pour terminer le projet
  • Points d’attentions : aléas, risques

En fin de réunion, il convient de (re)partager l’objectif et de poser la question « Allons nous atteindre l’objectif » ou allons nous atterrir dans le respect des contraintes de Qualité-Coûts-Délai.

 

Le suivi d’un projet avec CESAR

CESAR vous permet de structurer la METEO avec  quatre indicateurs  à accompagner d’une tendance : à la hausse, à la baisse ou stable.

  • Objectif OK : respect du délai et du budget
  • Objectif avec des difficultés faibles : dérive faible du délai ou du budget
  • Objectif avec des difficultés fortes : dérives fortes du délai et du budget
  • Objectif K0 : le projet n’atteindra pas sa cible. Il doit être revu (périmètre, budget, équipe, …)

Le piège à éviter : ne pas communiquer les difficultés réelles et verdir / ensoleiller son reporting. Le chef de projet a le devoir d’être le plus réaliste et lucide sur la situation. Il est le plus légitime pour actualiser la météo et anticiper les risques. Trop souvent, on constate un reporting « optimiste » alors que le projet possède des difficultés réelles.

CESAR vous permet de gérer un historique de la météo et de réaliser une analyse d’écart entre deux dates. Enfin, la mis à jour de la METEO dans CESAR peut vous permettre  de dématérialiser le compte rendu de réunion.