Leçon N°26 : savoir jouer son rôle en tant que chef de projet agile


1) Symbole

Le chef de projet représente le chef d’une équipe et doit jouer un rôle de manager hors hiérarchie « sans carotte et sans bâton ». Il représente un coordinateur pour beaucoup et peut souvent être doté d’une expertise technique sur les projets technologiques. Le chef de projet a souvent une double compétence : manager et expert. Dans l’informatique, l’expérience technologique  est un atout pour dialoguer et coordonner des experts. En tant que chef d’une équipe, chaque chef de projet se doit également d’être exemplaire pour son équipe et de représenter un symbole métier : stratégie d’entreprise, expertise marketing, expertise technologique, … En fonction des situations, le chef de projet pourra être : un coordinateur pur (attention à l’image de passe plat), un coordinateur et un concepteur, un coordinateur et un expert (attention à ne pas prendre la place des experts), … Le principal est de faire avancer le projet et de combler les déficits sans devenir l’homme orchestre. En final, le meilleur symbole est  celui qui sait s’adapter et qui a une intelligence de la situation pour booster l’équipe et les résultats : Chef d’orchestre.

 

2) Leader

Le rôle de leader correspond au profil d’entrepreneur qui apporte de l’énergie à des contributeurs souvent isolés et en attente d’un plan de travail précis . Dans l’idéal, le chef de projet leader serait normalement responsable du recrutement et de la formation de sa propre équipe. Il doit savoir motiver et encourager ses contributeurs. Le leadership est souvent une force mentale qui permet d’apporter une capacité d’entrainement et d’actions. Le leader apporte l’énergie positive et constructive.

 

3) Agent de liaison

Le rôle d’agent de liaison décrit les contacts que le chef de projet a en dehors des circuits traditionnels de communication. En langage de consultant, il s’agit de sa capacité à briser les silos ou les verticalités de l’entreprise. Les chefs de projet passent souvent plus de temps avec leurs pairs « chef de projet » et des personnes extérieures à leur organisation. Pour certains, « ils sont plus transverses et facilitateurs« . Il est essentiel que le chef de projet puisse assurer la transversalité et garantir la circulation de l’information transverse sur les métiers. Dans ce cadre, la communication informelle est essentielle : échange à la cafétéria, communication hors réunion, dialogue en bilatéral, … On constate sur certains projets que les réunions en bilatéral sont plus nombreuses et efficaces que les réunions d’équipe pour faire avancer le projet.

 

4)  Observateur actif

Dans son rôle d’observateur actif, le chef de projet est constamment en train de scruter et scanner son environnement. Il est en veille et à la recherche d’informations. Ses sources d’information sont le résultat du réseau de contacts personnels qu’il a su mettre en place et qui permettent d’ouvrir les portes (dans ce cas, l’ancienneté et l’expérience sont des atouts). Il dispose d’alliés et d’informateurs dans l’entreprise en dehors de son périmètre métier.  Une bonne partie des informations que le chef de projet collecte lui parvient sous une forme verbale et dans un cadre informel, bien souvent sous forme de réunions imprévues .

 

5) Diffuseur

Dans leur rôle de diffuseur, les chefs de projets doivent faire circuler l’information au sein de l’équipe et de toutes les parties prenantes . La communication prend un rôle de plus en plus important au sein des projets et se traduit souvent par un chantier « conduite du changement« . Un projet mis en exploitation va générer N changements métier qui doivent être identifiés et présentés dans un plan de communication. Dans ce cas, le chef de projet peut être responsable de la solution à construire (Build) et de la conduite du changement en exploitation (RUN). Certaines entreprises séparent ces deux rôles avec des chefs de projet d’une part et des responsables métier (responsable du change) d’autre part.

 

6)  Porte-parole

Les chefs de projet doivent savoir communiquer avec aisance et confidentialité des informations propres à leur projet. Le chef de projet est le porte-parole de son équipe, de son sponsor et de son entreprise. C’est donc un ambassadeur passionné de son projet qui sait également remonter les risques avec lucidité. Le chef de projet a un rôle de représentation et de participation aux réunions pour faire comprendre le projet, voire convaincre du bien fondé. En tant que porte-parole, il active parfois un tissu de relations publiques.

 
7) Régulateur

Tous les chefs de projet doivent consacrer une bonne partie de leur temps à résoudre des problèmes et à faire face aux aléas. Pour certains, un chef de projet apporte des solutions et un manager génère des problèmes. Sans aller dans cet extrême, un chef de projet ne met pas de l’huile sur le feu et prend une attitude « calme et sereine » face aux difficultés. Sa capacité à réguler se traduit par des compétences de facilitateur, d’intelligence de la situation et d’intelligence collective. Un facilitateur apporte de l’huile et des solutions concrètes dans une logique de recherche de consensus et de médiation.

 

8) Entrepreneur

En tant qu’entrepreneur, le chef de projet fédère son équipe et engage chacun sur des actions concrètes . Le rôle d’entrepreneur se traduit souvent par faire sortir les contributeurs d’une zone de confort pour aller dans une zone de risques que représente le projet. Il mobilise, rassure et apporte du sens. Il donne également un rythme au projet : livraisons hebdomadaires, points quotidiens, revue mensuelle, …  Travailler sur un projet peut être un accélérateur de carrière et certains chefs de projet deviennent des patrons d’entreprise. Entreprendre, c’est donner du sens, de l’énergie et du rythme.

 

9) Répartiteur des ressources

C’est au chef de projet que revient la responsabilité de définir le qui fait quoi. Il formalise et optimise le plan de charge en maximisant l’efficacité de son équipe. Il sait doser la charge de reporting et éviter les effets réunionnites*. Les ajustements du plan de charge et la connaissance de la capacité à faire de contributeurs multi-sites devient impossible sans outil collaboratif. On constate que la première cause d’échec des projets est le manque de ressources ou le déficit de mobilisation des experts au bon moment et au bon endroit. Le management agile permet de définir un qui fait quoi à la journée.

 

10) Négociateur

Les chefs de projet consacrent une partie importante de leur temps aux négociations. Le chef de projet est souvent le seul à disposer de toutes les informations clefs du projet. Dans ce cadre, il doit négocier la disponibilité des contributeurs avec les manages métiers et négocier les sous-traitances avec les services achat ou les prestataires en direct. Dans le cadre de situations compliquées, il doit négocier avec son client des réductions de périmètre et des augmentations de budget.

 

La réunionite est la maladie de certaines grandes entreprises. D’après une étude d’Opinion Way  en juin 2017 :