Leçon N°9 : Rendre la gestion de projet ludique et addictive

Comment rendre une application de gestion de projet

« ludique et addictive »

Choisir un logiciel collaboratif de gestion de projet n’est pas une chose simple car ce type d’outil n’est pas toujours perçu comme un « jeu ludique » avec des effets addictifs.

Très souvent il convient de réaliser une étude de marché, conduite par un expert PMO, qui dispose d’une bonne connaissance de la gestion de projet. A ce niveau, il est important de bien connaître le terrain de l’entreprise et le niveau de maturité des utilisateurs (débutant, confirmé, expert). Dans un premier temps, la maturité au management de projet peut se mesurer sur une échelle de 1 à 3 :

  • Niveau 1 : débutant ; le management de projet est une pratique artisanale, chacun a sa méthode et son outil. Les équipes projets n’ont pas de vocabulaire commun. Les délais sont peu respectés et l’entreprise ne capitalise pas sur les bilans de projet.
  • Niveau 2 : confirmé ; le management de projet est un enjeu stratégique. On constate beaucoup de reporting avec Excel et Powerpoint. Les chefs de projet réalisent souvent les projets en SOLO. On est souvent plus dans le management de l’urgence que dans le management de projet.
  • Niveau 3 : expert ; le management de projet est un avantage compétitif. Les rôles sont partagés et la gestion de projet est indispensable pour respecter les contraintes de coûts, qualité et délais, voire aller plus vite que prévu.

Les retours d’expériences pour déployer un logiciel de gestion de projet sont les suivants :

  • Disposer d’un sponsor fort (Membre du COMEX, DSI, …) qui a mesurer les besoins et est lucide sur la maturité existente
  • Positionner le logiciel dans un process de pilotage/reporting afin de justifier les moyens (le logiciel) avec des objectifs de Direction.
  • Gérer le déploiement du logiciel comme un projet de conduite du changement (commencer par former les référents qui pourront relayer les messages)

Les critères de réussite du déploiement du logiciel seront :

  1. La rapidité de déploiement (formation courte, interface user-friendly, …)
  2. Le taux d’appropriation des utilisateurs
  3. Le gain de temps en réunion (automatismes du reporting en temps réel, fiabilité des données, …)
  4. Les gains qualitatif sur les pratiques en gestion de projet (standardisation des plannings, harmonisation des livrables, …)

Afin de faire le bon choix, il conviendra de se poser trois questions sur le logiciel. Est-il ?

  • Standard : capacité à intégrer les standards métier de la gestion de projet et à harmoniser les pratiques en estimation, planification, suivi, planning, …
  • Simple : capacité à simplifier et à automatiser les process de pilotage en apportant des interfaces WYSIWYG (what you see is what you get) et USERFIENDLY (convivialité et confort de travail), capacité à rendre l’application de gestion de projet ludique et addictive
  • Sur-mesure : capacité à mettre en place une application personnalisée qui réponde aux besoins de cibles spécifiques (Directeurs, Managers, chef de projet, expert MOA, expert MOE, sous-traitants, …)

Au delà de la qualité fonctionnelle du produit, sa capacité a devenir aussi ludique qu’un jeu dans l’entreprise ou « social gaming »  sera un plus dans la maîtrise des risques de l’adoption par le plus grand nombre.