Leçon N°20 : mettre en place un plan de charge

CAF

Vous êtes contributeur sur un projet transverse au sein d’une direction métier du type marketing, service client ou vente et le chef de projet vous demande votre plan de charge ou plus exactement « Avez vous la capacité à faire ? ». Le chef de projet veut être sûr et certain de votre engagement sur le projet suivant son planning.

En tant qu’expert métier, vous êtes au quotidien en surcharge et dans une logique de best effort. Votre manager, qui est également votre hiérarchique, ne met pas en pratique le plan de charge car vous êtes en parallèle sur plusieurs activités et plusieurs projets.

On constate que les Directions Systèmes d’Information maîtrise avec finesse le plan de charge car les ressources sont en général mono-activité ou mono-projet sur des plages de temps très précises (Pierre est un développeur JAVA affecté du 15 octobre au 15 décembre sur le projet NICHOLSON). Le mode projet est donc souvent considéré comme un métier pour les maîtrises d’œuvre dans la mesure où les travaux sont répétitifs et planifiés dans un plan de charge collectif.

Concernant les directions métier et les activités de maîtrise d’ouvrage, il est plus difficile de planifier le mode projet car les charges à imputer sont fractionnées et saucissonnées dans le temps. (certains considèrent que la MOE est un métier et la MOA est une fonction)

La pratique courante est de réaliser une estimation précise des charges de MOE et d’affecter un ratio à la maîtrise d’ouvrage (MOA) et aux métiers. Par exemple ;

  • 10 à 50 % de maîtrise d’ouvrage suivant le type de projet
  • 10 à 30 % de métier

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Dans ce cas, le chef de projet peut réaliser un budget de maîtrise d’ouvrage mais ne pourra maîtriser le plan de charge métier et garantir l’engagement des experts au bon moment sur le projet.

On a déjà constaté un budget DSI de 100 000 J/H et une prévision de MOA de 20 000 J/H alors que celle-ci avait une capacité à faire de 5 000 J/H. Un an plus tard, les dégâts sont nombreux…

On constate également que sur la majorité des projets, les difficultés ne sont pas de nature technique mais de nature marketing, stratégique ou ressources humaines. Les difficultés de conduite de changement et de transformation sont souvent issues d’un manque de disponibilité des managers terrain (front line manager) au bon moment sur les projets.

  • Est il possible d’engager 500 J/H de développement sans être certain de disposer d’une capacité à faire des recettes de 50 J/H dans 2 mois ?
  • Est il possible de lancer un nouveau projet stratégique alors que nous sommes en aveugle sur la capacité à faire des métiers et que le bruit de fond est la surcharge générale ?
  • Est il possible de parler d’équipe projet si chacun gère son temps comme il le souhaite ?

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« La surcharge des équipes métier est une réalité dans la majorité des secteurs car les projets s’encapsulent en mille feuilles sans mesure de charge. »

La solution CESAR, Cloud et Collaborative de pilotage des projets,  apporte aux métiers la possibilité de réaliser avec efficacité, rapidité et simplicité un plan de charge individuel qui sera consolidé pour son manager et son chef de projet. Le plan de charge métier réalisé avec CESAR apporte :

  • Une sécurité pour le projet
  • Une garantie de l’implication des métiers au chef de projet
  • Une maîtrise de la capacité à faire pour les Directeurs et les managers

Comment mettre en place le plan de charge métier avec CESAR ?

Le déploiement d’une nouvelle pratique de travail collaborative se fera avec pédagogie, pragmatisme et progressivité. CESAR permet de proposer aux directions métier de :

  1. Saisir à grosse maille les temps passés sur les projets suivant un plan de charge mensuel – cette action prend en général moins de 15 minutes par mois
  2. Planifier sa charge mensuelle sur chacun des projets et valider ainsi sa capacité à faire individuelle (la capacité à faire est une charge planifiée par le contributeur)
  3. Réaliser un auto-diagnostic de son plan de charge avec un tableau de bord individuel

CESAR favorise l’engagement des acteurs métier sur la démarche de planification et d’anticipation des travaux avec un plus de souplesse que les outils de plan de charge des maîtrises d’oeuvre qui sont souvent à la journée avec des consolidations hebdomadaires.

Il est essentiel que le contributeur ou expert métier aborde le plan de charge individuel dans le cadre d’un engagement librement consenti. Il ne faut pas imposer mais suggérer. Toutes les approches « Trop directives »‘ sont vouées à l’échec.

  • Le responsable projet dispose alors d’une consolidation des plans de charge individuel de chacun des contributerus et maîtrise ainsi le plan de charge global du projet (courbe de charge réel/prévisionnel)
  • Le manager dispose de la capacité à faire de ses experts sur les projets et peut ainsi arbitrer la planification d’un nouveau projet en fonction de la répartition projet/activités hors projet/absences
  • Les experts métier maîtrisent leur capacité à faire et peuvent communiquer le risques de surcharge.

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