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Comment passer de l’idée au projet

On va toujours trop vite de l’idée au projet,
On a souvent trop d’idées et pas la capacité à faire,
Le plan projet ne couvre pas toutes nos idées,
Avoir des idées : c’est bien – Les transformer en concret : c’est mieux !

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La construction du projet démarre par la construction de la fiche projet (brief) sur la base d’une idée. La fiche projet est une page A4 qui va préciser 9 points clefs :

  1. Contexte : origine de l’idée
  2. Objectif SMART : simple, mesurable, atteignable, réaliste, temporel
  3. Enjeux : sens et conséquences positives de la mise en exploitation du projet
  4. Périmètre : directions et processus impactés
  5. Budget / ressources : coût complet du projet
  6. Gains attendus : gains de productivité / marge ou chiffre d’affaires
  7. Jalons clés : dates clefs / spécifications, recette, mise en exploitation
  8. Contraintes / risques
  9. Indicateurs de réussite

La fiche projet sera un des éléments clefs pour le Go / No Go d’un projet. Elle est en général validée par plusieurs décideurs et managers : commanditaire, manager, directeur métier et permet d’instruire le dossier de présentation du projet en Comité de Direction. Il est donc essentiel qu’elle soit accessible dans ses différents statuts ; brouillon, encours, validée, …

Réussir un projet est difficile mais faire le choix d’une idée est tout aussi difficile. Pour un chef d’entreprise, l’important n’est pas d’avoir seulement de bonnes idées mais de faire en sorte que les idées deviennent bonnes. Cette phrase résume assez bien le talent d’un chef de projet : transformer une idée en succès ! En général, les idées circulent mais rares sont ceux qui arrivent à la fois à les saisir, à les transformer et à en faire des succès : en langage de consultant « Analyser la promesse de création de valeur et piloter le projet de transformation ». Comme dit si bien Nike « Do It ».

On constate plusieurs profils d’entreprise mais trois émergent :

LES ABEILLES : Celles qui foisonnent d’idées mais qui n’ont pas le savoir-faire en management de projet et en transformation d’entreprise. Les acteurs vont d’idées en idées sans faire de véritable projet comme une abeille qui va de pollen en pollen. La culture marketing est prédominante. Ces entreprises ont besoin de prioriser et de cribler les fiches projet.

LES FORGERONS : Celles qui transforment tout en projet et qui n’ont pas assez de visibilité sur l’avancement global des projets. Elles sont centrées sur une culture technologique. On y trouve souvent le slogan « C’est en forgeant qu’on devient forgeron ». Ces entreprises sont souvent en surcharge car elles embarquent un volume de projets trop importants.

LES STRATEGES : Elles calculent la rentabilité, anticipent les risques et adaptent leur stratégie à la situation. Elles possèdent une forte culture de la planification, une stratégie de croissance externe et cette intelligence de la situation qui en font souvent des leaders sur leur marché.

 

Quelque soit le profil de l’entreprise, le besoin d’analyse, de priorisation des idées et de cadrage des projets est souvent partiellement satisfait. On constate un déficit de sens, agilité et rigueur.

Un sens stratégique à réaffirmer avec du rythme
Le Comité de Direction ne possède pas la visibilité suffisante pour arbitrer avec réactivité. La pratique du plan projet annuel impose souvent de remettre à plat les idées une fois par an et de peu modifier le portefeuille de projets entre deux exercices. Or le marché et les contraintes financières imposent un rythme trimestriel voir mensuel. Les Directions Générales souhaitent faire le point sur les projets avec des délais beaucoup plus courts et avoir accès en mode « picking direct » au big data managérial des projets. Les Directeurs souhaitent être actifs sur des bases de données d’aide à la décision et faire des choix avec des tableaux de bord automatisés qui consolident les données pertinentes.

Une agilité des dispositifs de pilotage à développer
Les techniques de pilotage reposent souvent sur des grilles EXCEL alors que les données managériales sont éclatées sur plusieurs logiciels ; gestion de projet IT, Contrôle de Gestion, ERP, ….. Bien que les services IT disposent de bases de données fiables pour la maîtrise d’œuvre, les informations sur les métiers et les maîtrises d’ouvrage sont parfois parcellaires et défaillantes. L’agilité de CESAR se traduit par sa capacité à permettre un accès simple via le navigateur WEB à une base de données unique qui est interfaçable avec le système de d’information de pilotage de l’entreprise. Cette architecture offre des délais de déploiement très courts (1 à 2 semaines) pour des équipes de 30 à 100 personnes. Dans le cadre de la montée en charge d’un programme, CESAR met à disposition l’ensemble des outils de pilotage pour les contributeurs, managers, chefs de chantiers, responsables de projet et Direction Générale. Ces outils sont flexibles et s’adaptent à l’environnement de travail. En final, les acteurs se concentrent sur l’analyse et ne perdent plus de temps sur la collecte qui peut être déjà non pertinente dès que celle-ci est terminée. Les délais se contractent et en moyenne :

  • Passer de l’idée au cahier des charges : < 3 à 6 mois
  • Passer du cahier des charges à la solution : < 3 à 12 mois
  • Créer la valeur : (Apple vend 10 millions d’Iphone en un WE à sa sortie…)

Une rigueur aléatoire des pratiques de management
Le management de projet est un métier difficile où bruler les étapes et ne pas respecter les pratiques peuvent faire des dégâts. Démarrer un projet sans fiche projet validée, c’est prendre un risque pour son entreprise. La rigueur consiste à bien respecter le formalisme de la fiche projet et à renseigner avec une grande précision ses 9 champs. Obtenir un consensus solide des décideurs sur la fiche projet est le premier facteur clés de succès d’un projet.

 CESAR permet de centraliser dans une base de donnée unique accessible par votre navigateur, trier avec des fonctions de filtre et prioriser les fiches projet.

 

Les fiches projet (brief) sont centralisées et accessibles par les parties prenantes qui peuvent effectuer des filtres sur l’ensemble des critères clefs. Le dispositif permet de :

  • Améliorer la remontée des idées et dynamiser le management de l’innovation
  • Sécuriser l’alignement stratégique des projets en temps réel
  • Attacher une ou plusieurs fiches projet à un projet

 

Les causes d’échec du pilotage des projets : étude STANDISH GROUP

Depuis 20 ans, le Standish Group publie une étude sur les causes d’échecs des projets et les résultats sont malheureusement stables dans le temps

  • Un tiers des projets aboutissent en respectant les contraintes de Coût, Qualité, Fonction et Délai (CQFD)
  • Un tiers des projets aboutissent mais avec des dérives en CQFD
  • Un tiers des projets n’aboutissent pas

En 2012, l’étude Standish Group a permis de dissocier les méthodes classiques des méthodes agiles.

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Malgré les efforts de formation, de professionnalisation et d’outillage des chefs de projet, un projet sur trois en moyenne va réussir. On constate néanmoins en parallèle une montée en puissance de la complexité, un travail en réseau plus contraint et un volume d’information à traiter en forte croissance : engorgement des boîtes mail, multiplicité des projets et difficulté à maîtriser la capacité à faire des équipes.

La cause principale d’échec des projets est lié au pilotage des projets :

  1. Perte de la cible
  2. Mauvaise trajectoire
  3. Cockpit de pilotage défaillant
  4. Pilotage à vue / doigt mouillé
  5. Outils / logiciels non adaptés

 

Nous avons donc réalisé une enquête auprès d’une centaine de chefs de projet afin de définir une cartographie des risques liés à un mauvais pilotage de projet. Cette enquête a été conduite au mois de juillet auprès de professionnels du management de projet issus principalement des secteurs banque, Assurance, Industrie et Télécommunications.

 

ECHEC

Cette cartographie permet de faire un état des lieux de votre capacité à piloter les projets avec efficacité.

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Ce questionnaire permet à une Direction de prendre conscience des causes d’échec et de déclencher éventuellement la mise en place d’une solution Cloud Collaborative de pilotage des projets.

CESAR est une réponse adaptée “simple, rapide et efficace”.

 

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C  E  S  A  R

Contruisons Ensemble les projets avec Sens, Agilité et Rigueur.