Reporting d’un projet : la carte n’est pas le territoire

Comment faut-il suivre un projet ?

Le suivi de projet est l’activité principale du responsable de projet qui doit s’assurer que le projet prend la bonne trajectoire pour atteindre sa cible. Les questions clefs sont :

Avons nous mis en place les conditions de succès du suivi de projet ?

  • Le projet est il structuré en chantiers ? Avons nous décomposé le plan de travail en lots de travaux à taille humaine ?
  • Les compétences de l’équipe sont elles adaptées et pertinentes pour réaliser les chantiers ? Faut il faire appel à des compétences externes ?
  • Les instances de pilotage, les comités et les ateliers de travail (workshop) sont-ils définis, planifiés et communiqués ?
  • Les contributeurs par instance sont-ils affectés ?
  • Les acteurs sont ils sensibilisés et engagés sur la remontée des alertes et l’analyse des risques du projet ?

La construction d’un système (logiciel, bâtiments, produit, …) s’appuie sur une analyse fine de son architecture et de ses constituants. Il faut connaître le QUOI (Système cible) avant de définir le COMMENT (Plan d’actions).

La définition du QUOI est réalisée par l’équipe projet qui a besoin de s’approprier le projet et de comprendre dans les moindres détails ce qu’il faut faire et ce qu’il ne faut pas faire. L’analyse fonctionnelle, les spécifications détaillées et la définition du périmètre permettront de caler le contenu du projet.

Les pièges à éviter :

  • Ne pas être assez précis et générer du faire et du défaire, des aller-retour entre MOA et MOE
  • Ne pas décomposer en lots de travaux et ne pas avoir des jalons intermédiaires pour piloter les résultats

 Avons nous mis en place un dispositif de suivi du projet ?

Le suivi de projet doit permettre de répondre à plusieurs types de questions – un peu comme si vous alliez consulter votre médecin généraliste.

Ci-joint les 10 questions clefs du suivi de projet :

  1. Quel est l’état général et quelle est la tendance ?
  2. Quel est l’avancement ?
  3. Quel est le point de la situation actuelle ? points forts, points faibles, menaces, opportunité ?
  4. Quels sont les points d’attentions / points de vigilance ?
  5. Quelles seront les prochaine étapes ?
  6. Quel est le réalisé : actions et livrables ?
  7. Quel est le reste à faire : actions et livrables ?
  8. Quels sont les risques en coût, qualité, fonction, délai du projet ?
  9. Quels sont les points de décision et d’arbitrage à faire remonter au prochain COPIL ?
  10. Quels sont les éléments indispensables pour valider le passage de phase ?

La solution CESAR apporte un formalisme de suivi de projet qui sera commun à tous les projets afin de pourvoir construire des consolidations homogènes. Sans outil collaboratif, on constate souvent autant de formalismes que de chefs de projets. Les reportings sont souvent issus des outils bureautiques word, excel, powerpoint avec des données qui ne sont pas toujours aussi fiables qu’on le souhaite. De surcroît, ces reportings sont chronophages et ne sont pas toujours disponibles avec suffisamment de réactivité.

Les dernières études sur le coût du pilotage de projet indiquent que celui-ci ne serait pas de l’ordre du traditionnel 10% mais plutôt entre 15 et 20% car les besoins de synchronisation sont croissants et le volume de données managériales forme un “big data managérial”.

“Sans base de données collaborative, on passe un temps dingue à synchroniser des données de gestion de projet pour obtenir des informations peu fiables : c’est très frustrant.”

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CESAR apporte une qualité de données dans le dispositif de reporting ainsi qu’une “fraîcheur de l’information”. La majorité des reportings sont disponibles en temps réel avec un clic. L’utilisateur dispose de filtres pour “scanner” avec précision un périmètre du projet et obtenir une photo conforme à la réalité. Le gain économique sur la consolidation des données de gestion de projet pourrait représenter jusqu’à 5 à 10% du budget d’un projet en utilisant les deux leviers :

  • automatisation des tableaux de bord
  • diminution des mails et des réunions

Quelles sont les bonnes pratiques du suivi de projet ?

Il faut être juste et intègre. Ne pas « verdir » ni « rougir » les indicateurs. On attend du chef de projet d’être juste et loyal afin que les données du reporting soient de qualité.

Comme disent plusieurs managers « la carte n’est pas le territoire » ou « le reporting est une vision partielle de la réalité ».

Pendant la première guerre mondiale, A. KORZYBSKI était officier d’état-major dans l’armée russo-polonaise. La tradition rapporte que KORZYBSKI avait soigneusement préparé son plan d’attaque par une étude détaillée des cartes d’état-major. Ces cartes ne signalaient pas un profond fossé, derrière lequel les mitrailleuses prussiennes étaient postées. Son bataillon fut exterminé comme le fut également la Deuxième armée russo-polonaise…

Cet événement serait à l’origine du fameux slogan ” La carte n’est pas le territoire” et d’un tournant dans la pensée de KORZYBSKI.

La réalité est toujours plus riche que ce que ce que vous croyez et le reporting d’un projet sera toujours une carte plus ou moins parfaite.

Le pragmatisme et l’expérience du chef de projet permettront de réaliser un  reporting “juste” afin que les analyses et les prises de décisions soient ensuite les plus pertinentes possibles.

La réalité du terrain de jeu est toujours plus riche !

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