Pourquoi impliquer son Comité de Direction sur le pilotage des portefeuilles de projets ?

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Réussir un projet n’est pas gagné d’avance. D’après une étude du Standish Group :

  • 1/3 des projets aboutissent en respectant les contraintes de Qualité-Coût-Délai (QCD)
  • 1/3 des projets aboutissent aux forceps dans la douleur avec des dérives en QCD
  • 1/3 des projets n’aboutissent pas

Endosser le rôle de chef de projet est donc un métier à risque qui nous expose à l’échec.

Une chance sur trois de réussir un projet !

Un vieux routard de la gestion de projet nous disait : on a toujours trop d’idées et pas assez de moyens pour conduire les projets – il faut prioriser, sélectionner, cribler, … les projets sont toujours plus difficiles que prévu (Le chemin est long de l’idée à la chose… Dorinne sans Tartuffe!).

Conscientes que la qualité du chef de projet et de son équipe n’est pas suffisante pour garantir le succès, les entreprises mettent en place une fonction complémentaire : le pilotage des portefeuilles de projets. Cette fonction permet de “scorer le risque” d’un projet, de vérifier la capacité à faire (disponibilité des compétences) et de vérifier l’alignement stratégique avant de démarrer le projet. Pour faire simple, on essaie de réunir des conditions de succès avant de se lancer (il est vrai que beaucoup de projets partent plutôt dans des conditions d’échecs …).

portefeuille_triangle

 

Dans la culture anglo-saxonne, on a peu d’idées mais on maximise les moyens pour transformer une idée en succès, alors que souvent dans nos cultures européennes, on foisonne d’idées et on a du mal à transformer. La méthode de pilotage des portefeuilles de projet apporte un meilleur taux de succès dans la transformation des projets et modifie le style de management. Le tableau suivant illustre les changements :

 

 Quelques citations de chefs de projets :

Nous n’avons pas les moyens de tout faire – on a trop de projets et pas assez de ressources.

La consolidation de nos 50 projets avec des feuilles EXCEL, des fichiers PPT et MSPROJECT nous a pris 10 jours et nous a rendu dingue. Une fois terminé, tout était faux car tous les projets avaient évolués.

On a besoin de fixer collectivement les priorités – on doit faire des choix et renoncer à des sujets importants avec une méthode efficace. Chacun est prioritaire, on est tous dans l’urgence.

Les projets sont l’avenir de l’entreprise – on foisonne d’idées mais on n’a pas la gestion de notre capacité à faire pour se positionner sur les projets essentiels. On perd le sens stratégique.

On doit trouver des équilibres sur nos investissements – on ne peut pas mettre tout nos œux dans le même panier. Est ce raisonnable d’investir dans la climatisation et de geler nos projets de relation client sur le WEB ?

On a aucune vision globale qui soit fiable et pertinente. On se sait ni gérer un projet et encore moins un portefeuille de projets – Notre culture hiérarchique ne nous donne pas les moyens d’éviter d’aller droit dans le mur dans 5 ans.

On a trop de projets – tout le monde veut être chefs de projets – on ne sait plus ce qu’est un projet – la direction a besoin d’arbitrer et de faire le tri.

L’ensemble des projets doit être aligné avec notre stratégie et notre organisation sinon chacun voit midi à porte et on perd de l’énergie, du temps et de l’argent.

La consolidation de plusieurs dizaines de projet est trop fastidieuse et lourde sans outil commun – on a besoin d’une base de données unique pour décider avec cohérence et réactivité