Construire ensemble avec sens, agilité et rigueur

La complexité des projets rend nécessaire le travail en équipe et la mobilisation des contributeurs à des moments clefs du projet. En revanche, on constate des difficultés pour travailler ensemble et démarrer les projets dans de bonnes conditions :

  • les acteurs ne partagent pas la même valeur sur les risques, les enjeux et le planning
  • les délais sont courts pour certains et longs pour d’autres
  • les tâches seraient faciles pour certains et difficiles pour d’autres
  • les rôles ne sont pas clairs et partagés ; on constate des doublons d’acteurs et des déficits de compétences

Un démarrage de projet dans des mauvaises conditions génère généralement plusieurs difficultés dans la vie quotidienne du projet :

  • Peu d’alertes
  • Des incohérences dans la conception
  • Des pertes de temps dans la communication
  • Une dégradation de la qualité du reporting
  • Une gestion par le stress et l’urgence
  • Peu de partage entre les contributeurs
  • Des incompréhensions
  • Une carence de méthode de travail commune

CESAR est une solution de planification des ressources et de pilotage des portefeuilles de projets qui va vous permettre de mettre en place différents rythmes de travail , une méthode commune et des processus de travail collaboratif.

CESAR permet d’installer en parallèle un pilotage stratégique avec une planification moyen-long terme  et un pilotage opérationnel dit « agile » avec une planification court-terme (3 à 6 semaines). Le mode agile ou opérationnel est « encadré et imbriqué » par la vision et le cadrage stratégique. Cela se traduit par des fonctions de pilotage collaboratif qui peuvent être « hors hiérarchie » :

  • Une remontée des risques opérationnels aux décideurs
  • Un partage des difficultés techniques et fonctionnelles
  • Un partage de la capacité à faire et du reste à faire
  • Un planning maîtrisé en délai et charge
  • Un suivi budgétaire plus précis
  • Des capacités de simulation et d’anticipation des risques
  • Des capacités d’organisation des ressources plus agiles
  • Des circuits de décision courts
  • Une simplification de la communication
  • Une diminution des tâches dites administratives sur les projets

Travailler ensemble à distance

CESAR est un logiciel intuitif, simple et collaboratif de management des portefeuilles de projets (PPM*) qui va vous permettre de partager l’information projet et de communiquer avec l’ensemble des équipes projet. Le chef de projet peut manager à distance les contributeurs et partager le planning des tâches et sous-tâches. CESAR vous aider à optimiser la gestion de vos ressources humaines.

* Project Portfolio Management (PPM)

1/ Partager le sens

  • « Si vous voulez faire construire un bateau, il vaut mieux donner la passion de la mer à vos équipes plutôt que d’expliquer à chacun des micro-tâches. » Antoine de Saint Exupéry
  • Le sens doit être compris dans ses deux significations : une direction et une signification. La direction est le cap du projet – la signification est le business case ou la valeur du projet. Si le contributeur ne comprend ni le cap et ni la valeur, il ne pourra pas donner le meilleur de lui-même. Donner du sens, c’est expliquer la finalité et la raison d’être : le pourquoi du projet. Trop souvent, le chef de projet est un coordonnateur de tâches qui n’explique pas assez le contenu et le sens.

 

2/ Etre agile

  • Un comportement agile est une posture qui peut se traduire par une posture mentale (celle du sportif en situation de compétition) et une attitude en équipe (écoute, empathie). Etre agile consiste à s’adapter en tenant compte des contraintes qualité-coûts-délais du projet.
  • Le pré-requis pour être agile en équipe est d’être agile individuellement. L’agilité en équipe est comparable à celle d’un banc de poissons ou d’oiseaux qui se déplace ensemble avec un sens commun.
  • Attention, on peut utiliser une méthode agile « Srcum » et avoir un comportement rigide dans les réunions.

 

3/ Apporter de la rigueur

Travailler en équipe impose de partager un minimum commun de pratiques et une culture projet. Cela se traduit par une rigueur dans le travail au quotidien. Ci-joint un  TOP 10 de nos retours d’expérience avec CESAR :

  1. Partager un vocabulaire commun
  2. Installer des rituels
  3. Avoir le goût du projet
  4. Maîtriser la prise de risques
  5. Avoir la volonté d’aller de l’avant
  6. Avoir le sens de la simplification
  7. Etre orienté solutions plus que problèmes
  8. Apporter des idées constructives
  9. Fluidifier les échanges
  10. Aider à la prise de décision

Travailler en équipe doit permettre à chacun des équipiers d’aider les autres et de se centrer sur son domaine de compétences. Sur un projet, il s’agit de jouer un rôle de contributeur dans un contexte souvent de « management hors hiérarchie« , c’est à dire de contribuer à la construction du projet dans l’intérêt du projet en respectant l’esprit d’équipe.

Contribuer sur un projet, c’est :

  • Travailler en équipe avec sens
  • Apporter son expertise avec rigueur
  • S’adapter aux contraintes qualité-coût-délais avec agilité

Planifiez vos ressources avec le Visual-Gantt de CESAR

Le principal facteurs clés de succès d’un projet est de disposer d’une planification des ressources adaptée au plan de charge du projet. La majorité des projets sont en situation d’échec par un déficit de Capacité A faire (CAF).

On constate sur l’ensemble des secteurs d’activité que la profondeur de planification des ressources est assez faible et aléatoire : quelques semaines pour la majorité d’entre elles. Les pratiques du management agile ont parfois accéléré cette tendance et nous avons constaté une confusion entre management agile et planification ;

« Etre agile ne nous permet pas de nous affranchir de la planification« .

Il est conseillé de planifier sur un projet ET d’agir avec agilité. La majorité des entreprises ont des ressources limitées pour les projets qui sont très consommateurs de compétences rares et peu disponibles. Les chefs de projet sont en général en surcharge et les experts métier disposent de très peu de temps pour participer aux projets.

Sur un projet, il faut des ressources disposant des 4C : Compétences, et capacité  de Coordination, Courage, Curiosité.

Afin d’améliorer la planification du « Qui fait Quoi », CESAR  a mis au point un outil de planification innovant qui associe les atouts du diagramme de Gantt et du management visuel : le Visual-Gantt.

Cet outil de planification vous permet de construire un plan de charge prévisionnel en toute agilité avec une technologie de drag-drop sur le WEB. Le Visual-Gantt de CESAR vous permet de :

  • Réaliser une affectation rapide des ressources génériques ou réelles
  • Remplacer une ressource générique (compétence) par une ressource réelle
  • Visualiser en temps réel les surcharges et les taux d’affectation
  • Lisser la charge par déplacement ou diminution des barres de tâches
  • Visualiser le délai du projet, d’un chantier (sous-rejet) ou d’un livrable en fonction de la capacité à faire des ressources
  • Planifier avec des contraintes de délai (jalons) ou des contraintes de ressources (capacité à faire)

Ces fonctions sont disponibles sur un projet ou un portefeuille de projets au niveau d’une direction ou d’une unité opérationnelle. Le Visual-Gantt de CESAR vous permet d’avoir des vues par ressources, par domaines ou par projets.

Les retours-d’expérience sont multiples :

  • Une planification réaliste qui tient compte de la disponibilité des ressources
  • Une optimisation des affectations de ressources rares (experts)
  • Une meilleur travail en équipe
  • Une diminution de la surcharge et du mode urgence
  • Une simplicité d’utilisation

Le Visual-Gantt permet à tous les acteurs de l’entreprise de visualiser le Qui fait Quoi et Quand avec différents  niveaux de synthèse et différentes échelles de temps mais également de chiffrer le combien en termes de charge (JH) et de coûts (€). La planification des projets et les affectations de ressources sont les principaux leviers de gains  de productivité.

Le Visual-Gantt de CESAR vous permet de dégager ces gains de productivité en toute agilité avec un seul écran. Chacun des acteurs de l’entreprise peut visualiser en un clin d’oeil le plan de charge d’un projet, d’une direction ou d’une unité opérationnelle et détecter ainsi des leviers d’optimisation en optimisant sa planification ou une planification d’équipe.

Avec CESAR et le Visual-Gantt vous disposez de toutes les clés pour piloter vos projets de bout en bout, planifier les ressources, anticiper les besoins de compétences et gérer les besoins de recrutement interne/externe. C’est également un outil de communication avec votre management et votre Direction des Ressources Humaines afin de rassembler les informations sur les besoins de compétences. Cette analyse du plan de compétences en amont des projets est cruciale pour éviter les mauvaises surprises de surcharge et de situation d’urgence.

L’humain est dans le digital – le digital est dans l’humain.

1/ Moins de reporting et plus de temps pour communiquer 

CESAR est une solution digitale pour mieux travailler ensemble sur un projet et libérer du temps pour un management plus humain. Par exemple, la plateforme CESAR permet de mieux partager les objectifs et de donner des rôles clairs à tous ceux qui sont embarqués de prêt ou de loin sur les projets. Sans CESAR, nous étions informés d’une tâche sur un projet par un mail sans comprendre la finalité et les liens avec le reste du projet. Au mieux, on pouvait apparaître sur la barre d’un diagramme de Gantt de MS Project. Nous étions des exécutants de tâches MS Project sans comprendre le sens et la compétence nécessaire. De surcroît, nous étions souvent aveugles sur la capacité à faire car nos systèmes d’information de pilotage ne mettaient pas à jour automatiquement les taux d’affectation des ressources.

Avec CESAR, les chefs de projet peuvent se libérer des tâches répétitives de reporting pour consacrer davantage de temps à leur équipe. Les équipes disposent d’une information complète, exhaustive et identique à celle des managers. Nous travaillons en totale transparence et dans la confiance. Nos équipes prennent davantage de temps pour communiquer en bilatéral.

2/ Moins de mail et une meilleure qualité des relations humaines 

Le temps de management devient de plus en plus limité. Les réunions peuvent prendre plus de 50% du temps d’un manager. Nous disposons d’un temps de plus en plus réduit pour communiquer en « face to face ». Le management se fait essentiellement par échange de mails et d’échéances sur résultat. La communication formelle en réunion est souvent prédominante  sur la communication informelle à la cafétéria. Nos projets sont de plus en plus complexe et le mode agile a également mis en place des échéances courtes qui génèrent souvent du stress. On a gagné en agilité mais on a perdu en prise de recul et en vision. Nous planifions à six semaines sans connaître totalement les difficultés du projet. Par manque d’anticipation, on se retrouve souvent devant une montagne de difficultés en mode découverte car on n’a jamais pu prendre le temps d’anticiper, de planifier et de concevoir une cible avec une trajectoire.

Depuis la mise en service de CESAR, le métier de PMO a évolué. Ils sont de plus en plus dans le coaching et l’aide aux chefs de projet. Ils sont moins dans le reporting quantitatif avec une casquette de contrôleur et davantage dans un rôle de conseil de proximité et de dialogue. Nous favorisons les échanges, la qualité des relations humaines et le partage des difficultés. Le même projet n’est pas simple pour certains et difficiles pour d’autres, l’équipe partage le même le niveau de compréhension afin de développer des comportements d’équipe et d’entre-aide. CESAR est plus qu’un outil de gestion de projet, c’est un levier d’amélioration des relations dans le monde digital.