Planifiez vos ressources avec le Visual-Gantt de CESAR

Le principal facteurs clés de succès d’un projet est de disposer d’une planification des ressources adaptée au plan de charge du projet. La majorité des projets sont en situation d’échec par un déficit de Capacité A faire (CAF).

On constate sur l’ensemble des secteurs d’activité que la profondeur de planification des ressources est assez faible et aléatoire : quelques semaines pour la majorité d’entre elles. Les pratiques du management agile ont parfois accéléré cette tendance et nous avons constaté une confusion entre management agile et planification ;

« Etre agile ne nous permet pas de nous affranchir de la planification« .

Il est conseillé de planifier sur un projet ET d’agir avec agilité. La majorité des entreprises ont des ressources limitées pour les projets qui sont très consommateurs de compétences rares et peu disponibles. Les chefs de projet sont en général en surcharge et les experts métier disposent de très peu de temps pour participer aux projets.

Sur un projet, il faut des ressources disposant des 4C : Compétences, et capacité  de Coordination, Courage, Curiosité.

Afin d’améliorer la planification du « Qui fait Quoi », CESAR  a mis au point un outil de planification innovant qui associe les atouts du diagramme de Gantt et du management visuel : le Visual-Gantt.

Cet outil de planification vous permet de construire un plan de charge prévisionnel en toute agilité avec une technologie de drag-drop sur le WEB. Le Visual-Gantt de CESAR vous permet de :

  • Réaliser une affectation rapide des ressources génériques ou réelles
  • Remplacer une ressource générique (compétence) par une ressource réelle
  • Visualiser en temps réel les surcharges et les taux d’affectation
  • Lisser la charge par déplacement ou diminution des barres de tâches
  • Visualiser le délai du projet, d’un chantier (sous-rejet) ou d’un livrable en fonction de la capacité à faire des ressources
  • Planifier avec des contraintes de délai (jalons) ou des contraintes de ressources (capacité à faire)

Ces fonctions sont disponibles sur un projet ou un portefeuille de projets au niveau d’une direction ou d’une unité opérationnelle. Le Visual-Gantt de CESAR vous permet d’avoir des vues par ressources, par domaines ou par projets.

Les retours-d’expérience sont multiples :

  • Une planification réaliste qui tient compte de la disponibilité des ressources
  • Une optimisation des affectations de ressources rares (experts)
  • Une meilleur travail en équipe
  • Une diminution de la surcharge et du mode urgence
  • Une simplicité d’utilisation

Le Visual-Gantt permet à tous les acteurs de l’entreprise de visualiser le Qui fait Quoi et Quand avec différents  niveaux de synthèse et différentes échelles de temps mais également de chiffrer le combien en termes de charge (JH) et de coûts (€). La planification des projets et les affectations de ressources sont les principaux leviers de gains  de productivité.

Le Visual-Gantt de CESAR vous permet de dégager ces gains de productivité en toute agilité avec un seul écran. Chacun des acteurs de l’entreprise peut visualiser en un clin d’oeil le plan de charge d’un projet, d’une direction ou d’une unité opérationnelle et détecter ainsi des leviers d’optimisation en optimisant sa planification ou une planification d’équipe.

Avec CESAR et le Visual-Gantt vous disposez de toutes les clés pour piloter vos projets de bout en bout, planifier les ressources, anticiper les besoins de compétences et gérer les besoins de recrutement interne/externe. C’est également un outil de communication avec votre management et votre Direction des Ressources Humaines afin de rassembler les informations sur les besoins de compétences. Cette analyse du plan de compétences en amont des projets est cruciale pour éviter les mauvaises surprises de surcharge et de situation d’urgence.

L’humain est dans le digital – le digital est dans l’humain.

1/ Moins de reporting et plus de temps pour communiquer 

CESAR est une solution digitale pour mieux travailler ensemble sur un projet et libérer du temps pour un management plus humain. Par exemple, la plateforme CESAR permet de mieux partager les objectifs et de donner des rôles clairs à tous ceux qui sont embarqués de prêt ou de loin sur les projets. Sans CESAR, nous étions informés d’une tâche sur un projet par un mail sans comprendre la finalité et les liens avec le reste du projet. Au mieux, on pouvait apparaître sur la barre d’un diagramme de Gantt de MS Project. Nous étions des exécutants de tâches MS Project sans comprendre le sens et la compétence nécessaire. De surcroît, nous étions souvent aveugles sur la capacité à faire car nos systèmes d’information de pilotage ne mettaient pas à jour automatiquement les taux d’affectation des ressources.

Avec CESAR, les chefs de projet peuvent se libérer des tâches répétitives de reporting pour consacrer davantage de temps à leur équipe. Les équipes disposent d’une information complète, exhaustive et identique à celle des managers. Nous travaillons en totale transparence et dans la confiance. Nos équipes prennent davantage de temps pour communiquer en bilatéral.

2/ Moins de mail et une meilleure qualité des relations humaines 

Le temps de management devient de plus en plus limité. Les réunions peuvent prendre plus de 50% du temps d’un manager. Nous disposons d’un temps de plus en plus réduit pour communiquer en « face to face ». Le management se fait essentiellement par échange de mails et d’échéances sur résultat. La communication formelle en réunion est souvent prédominante  sur la communication informelle à la cafétéria. Nos projets sont de plus en plus complexe et le mode agile a également mis en place des échéances courtes qui génèrent souvent du stress. On a gagné en agilité mais on a perdu en prise de recul et en vision. Nous planifions à six semaines sans connaître totalement les difficultés du projet. Par manque d’anticipation, on se retrouve souvent devant une montagne de difficultés en mode découverte car on n’a jamais pu prendre le temps d’anticiper, de planifier et de concevoir une cible avec une trajectoire.

Depuis la mise en service de CESAR, le métier de PMO a évolué. Ils sont de plus en plus dans le coaching et l’aide aux chefs de projet. Ils sont moins dans le reporting quantitatif avec une casquette de contrôleur et davantage dans un rôle de conseil de proximité et de dialogue. Nous favorisons les échanges, la qualité des relations humaines et le partage des difficultés. Le même projet n’est pas simple pour certains et difficiles pour d’autres, l’équipe partage le même le niveau de compréhension afin de développer des comportements d’équipe et d’entre-aide. CESAR est plus qu’un outil de gestion de projet, c’est un levier d’amélioration des relations dans le monde digital.