Construire ensemble avec sens, agilité et rigueur

La complexité des projets rend nécessaire le travail en équipe et la mobilisation des contributeurs à des moments clefs du projet. En revanche, on constate des difficultés pour travailler ensemble et démarrer les projets dans de bonnes conditions :

  • les acteurs ne partagent pas la même valeur sur les risques, les enjeux et le planning
  • les délais sont courts pour certains et longs pour d’autres
  • les tâches seraient faciles pour certains et difficiles pour d’autres
  • les rôles ne sont pas clairs et partagés ; on constate des doublons d’acteurs et des déficits de compétences

Un démarrage de projet dans des mauvaises conditions génère généralement plusieurs difficultés dans la vie quotidienne du projet :

  • Peu d’alertes
  • Des incohérences dans la conception
  • Des pertes de temps dans la communication
  • Une dégradation de la qualité du reporting
  • Une gestion par le stress et l’urgence
  • Peu de partage entre les contributeurs
  • Des incompréhensions
  • Une carence de méthode de travail commune

CESAR est une solution de planification des ressources et de pilotage des portefeuilles de projets qui va vous permettre de mettre en place différents rythmes de travail , une méthode commune et des processus de travail collaboratif.

CESAR permet d’installer en parallèle un pilotage stratégique avec une planification moyen-long terme  et un pilotage opérationnel dit « agile » avec une planification court-terme (3 à 6 semaines). Le mode agile ou opérationnel est « encadré et imbriqué » par la vision et le cadrage stratégique. Cela se traduit par des fonctions de pilotage collaboratif qui peuvent être « hors hiérarchie » :

  • Une remontée des risques opérationnels aux décideurs
  • Un partage des difficultés techniques et fonctionnelles
  • Un partage de la capacité à faire et du reste à faire
  • Un planning maîtrisé en délai et charge
  • Un suivi budgétaire plus précis
  • Des capacités de simulation et d’anticipation des risques
  • Des capacités d’organisation des ressources plus agiles
  • Des circuits de décision courts
  • Une simplification de la communication
  • Une diminution des tâches dites administratives sur les projets

Travailler ensemble à distance

CESAR est un logiciel intuitif, simple et collaboratif de management des portefeuilles de projets (PPM*) qui va vous permettre de partager l’information projet et de communiquer avec l’ensemble des équipes projet. Le chef de projet peut manager à distance les contributeurs et partager le planning des tâches et sous-tâches. CESAR vous aider à optimiser la gestion de vos ressources humaines.

* Project Portfolio Management (PPM)

1/ Partager le sens

  • « Si vous voulez faire construire un bateau, il vaut mieux donner la passion de la mer à vos équipes plutôt que d’expliquer à chacun des micro-tâches. » Antoine de Saint Exupéry
  • Le sens doit être compris dans ses deux significations : une direction et une signification. La direction est le cap du projet – la signification est le business case ou la valeur du projet. Si le contributeur ne comprend ni le cap et ni la valeur, il ne pourra pas donner le meilleur de lui-même. Donner du sens, c’est expliquer la finalité et la raison d’être : le pourquoi du projet. Trop souvent, le chef de projet est un coordonnateur de tâches qui n’explique pas assez le contenu et le sens.

 

2/ Etre agile

  • Un comportement agile est une posture qui peut se traduire par une posture mentale (celle du sportif en situation de compétition) et une attitude en équipe (écoute, empathie). Etre agile consiste à s’adapter en tenant compte des contraintes qualité-coûts-délais du projet.
  • Le pré-requis pour être agile en équipe est d’être agile individuellement. L’agilité en équipe est comparable à celle d’un banc de poissons ou d’oiseaux qui se déplace ensemble avec un sens commun.
  • Attention, on peut utiliser une méthode agile « Srcum » et avoir un comportement rigide dans les réunions.

 

3/ Apporter de la rigueur

Travailler en équipe impose de partager un minimum commun de pratiques et une culture projet. Cela se traduit par une rigueur dans le travail au quotidien. Ci-joint un  TOP 10 de nos retours d’expérience avec CESAR :

  1. Partager un vocabulaire commun
  2. Installer des rituels
  3. Avoir le goût du projet
  4. Maîtriser la prise de risques
  5. Avoir la volonté d’aller de l’avant
  6. Avoir le sens de la simplification
  7. Etre orienté solutions plus que problèmes
  8. Apporter des idées constructives
  9. Fluidifier les échanges
  10. Aider à la prise de décision

Travailler en équipe doit permettre à chacun des équipiers d’aider les autres et de se centrer sur son domaine de compétences. Sur un projet, il s’agit de jouer un rôle de contributeur dans un contexte souvent de « management hors hiérarchie« , c’est à dire de contribuer à la construction du projet dans l’intérêt du projet en respectant l’esprit d’équipe.

Contribuer sur un projet, c’est :

  • Travailler en équipe avec sens
  • Apporter son expertise avec rigueur
  • S’adapter aux contraintes qualité-coût-délais avec agilité

Leçon N°28 : les trois processus de planification

La gestion des ressources sur les projets est-elle un pré-requis indispensable pour une gestion de projet efficace ?

Les retours d’expérience sur les projets de plusieurs secteurs d’activité permettent la remontée de trois facteurs clés de succès (3C) :

  • Un Chef de projet expérimenté
  • Les Compétences de l’équipe projet
  • La Communication agile sur la disponibilité

Positionner au bon moment et sur le bon projet « la bonne compétence » constitue donc un atout fort pour faire aboutir son projet. L’indisponibilité des experts sont des points de blocage. Le déficit de compétences ne permet pas d’innover, de concevoir et de réaliser avec efficacité. La gestion des talents sur un portefeuille de projets est un des objectifs fondamentaux du PMO (bureau des projets). La planification des ressources dans une entreprise s’articule souvent sur trois processus :

  1. La planification à moyen long terme avec des ressources génériques et sur des portefeuilles de projets (Planification stratégique ou plan de compétences)
  2. La planification avec des ressources réelles sur  un portefeuille de projets (allocation des ressources et affectation de plusieurs équipes) –> plan de charge d’une direction
  3. La planification de l’équipe d’un projet (planning et plan de charge du projet)

 

 

1/ Planification à moyen-long terme avec des ressources génériques : le plan de compétences

L’objectif est de chiffrer à grosse maille et de disposer d’une estimation des besoins de ressources avec une gestion de leurs compétences. Dans CESAR, une ressource générique se traduit par un métier, des compétence et un niveau (débutant, confirmé, expert).


 

Par exemple, le projet OSLO a besoin des ressources suivantes :

  • 1 chef de projet à 100%
  • 2 juriste à 10%
  • 1 organisateur à 50%
  • 3 informaticiens à 50%

Par exemple, le projet OSLO a besoin des compétences suivantes pendant un délai de 12 semaines :

  • 1 chef de projet à 100%
  • 2 juristes à 10%
  • 1 organisateur à 50%
  • 3 informaticiens à 50%

Le plan de compétences permet de :

  • Valider les besoins de compétences
  • Estimer à grosse maille la charge du projet
  • Anticiper les besoins de compétences par métier

CESAR apport des capacités de workflow et de gestion des compétences tant au niveau des métiers qu’en transversalité.

 

 

2/ Planification à moyen terme avec des ressources réelles : le plan de charge de direction

 

Sur la base d’un plan de compétences, le PMO de la direction transforme le plan de compétences (ressources génériques) en plan de charge direction (ressources réelles).

Le logiciel CESAR vous permet de faire des recherches sur les ressources réelles par compétence disponible et de transformer les ressources génériques en ressources réeelles. Le manager peut visualiser la disponibilité des ressources réelles sur une compétence.

 

 

3/ Planification détaillée et à court terme sur le projet avec des ressources réelles : le plan de charge du projet

 

Suite à la validation du plan de charge direction, le chef de projet dispose d’une équipe « compétente » et « disponible ». Dans ce cadre de travail, il peut alors effectuer une optimisation de la planification sur son projet et réaliser une planification détaillée sur le court terme (6 à 8 semaines glissantes).

Une majorité des chefs de projet considère que la compétence, la disponibilité et la communication agile sur la disponibilité sont des pré-requis indispensables pour réussir un projet.  La gestion de projet (reporting, suivi des risques, …) prend plus de sens avec une bonne allocation de ressources en amont.

En conclusion,

CESAR s’adapte à tous les processus de planification des ressources de votre entreprise en apportant :

  • des automatismes sur la gestion des disponibilités et de la capacité à faire
  • une ergonomie attractive (drag and drop des ressources sur les projets)
  • la gestion des ressources réelles et génériques
  • la gestion des compétences